衆議院議員会館の会議室使用申込書は開示されるか（AI作成）

衆議院議員会館の会議室使用申込書について、衆議院事務局の審査会は、令和５年に二つの答申を出しました。
第１号は文書の存否自体を答えない扱い、第２号は事務局が対象文書を特定した上で全部を開示しない扱いです。
対象文書の特定、事務局の保有、開示の可否を順に確認すると、通知が何を判断したかが分かります。

第１　予約の記録と事務局の保有

運営規則12条では、主催議員等が会議の日時、目的、出席人員をサービスセンターに届け出ます。
令和５年答申第２号第３の１で、事務局はシステムへの入力で届け出た場合の電磁的記録も申込書等に含め、事務局と共有した記録を本件の対象と説明しました。
第二期ＰＦＩの募集資料にも事業者の予約受付や予定連絡が記載されています。
当日予定の掲示、利用申込書、予約変更、業務日誌と定期報告書はそれぞれの作成目的と保有先を確認します。
会館案内原71頁 ・ 令和５年答申第２号第３ ・ 第二期ＰＦＩ募集資料

令和８年７月の管理簿には令和７年と８年の会議室使用申込書のファイルがあり、保存満了欄はそれぞれ令和８年末と９年末です（PDF555頁）。
令和７年７月版では令和６年分の満了欄が令和７年末でした（PDF516頁）。
申出を考えるときは、まず館、年・期間、文書種別を管理簿と照合します。
台帳はファイルの単位で作られているため、特定の会合の原票が現に残っているかは、事務局の文書特定と保有の判断を待つ必要があります。
細則八の２の５年は開示手続の書類の保存期間です。
衆議院の情報公開案内・管理簿・細則 ・ 令和７年７月版管理簿・PDF516頁（国立国会図書館保存版）

令和２年４月６日の国会答弁で、事務総長は立法・調査文書も原則として文書取扱規程の例によって管理し、議院行政文書ファイル管理簿を同年２月からウェブ掲載したと説明しました。
公開管理簿に文書取扱規程の年次ファイルが載ることと、現行の本文や個別の処理が分かることは異なります。
古い文書では、満了後の保存延長、廃棄、憲政記念館への移管も調べる必要があります。
令和２年の決算行政監視委員会第一分科会会議録 ・ 平成20年の事務局資料第３・４ ・ 憲政記念館の資料利用案内

例えば令和８年７月版では、平成23年、令和元年・３年・６年の文書取扱規程のファイルがあり、平成23年の行の保存満了日は2041年12月31日です（PDF205～206頁）。
議員会館課では平成26年・29年の「施設管理」「議員異動関係」「決裁書類」がそれぞれ記載され、満了欄は平成26年分が2044年末、平成29年分が2047年末です（PDF552～553・555頁）。特定選挙の通知を探す場合、申出の対象を絞る手掛かりになります。

第２　令和５年の二つの答申

第１号では報道の事実と事務局自身の公表を区別し、対象日や団体を変えた申出によって活動内容が集積され得る点も検討しています。
報道で知られている事項を根拠にする場合は、発表した主体、公式に開示された内容、求める情報との同一性を確かめます。
第２号では団体名を申出に書かなくても、文書を開示することで活動の詳細が明らかになると判断しました。
両答申とも、理由は不開示事由の趣旨を害しない範囲で具体的に記すよう付言しています。
令和５年答申第１号第５・６ ・ 同第２号第５・６

第３　不開示の理由を読む

公益上特に必要な場合には５条により裁量的開示を検討できる取扱いがあります。

平成29年答申第２号の公用車運行記録では、政治活動の推測につながる部分の３条２号該当性と、残余の有意性を区別して全部不開示を妥当としました。
令和６年答申第２号は、特定議員の私設秘書への記章交付文書の存否により、議員の活動に密接に関係する情報が明らかになり活動に支障を及ぼすおそれがあるとして、存否を答えない扱いを妥当とした事案です。
令和６年答申第１号の年金事務文書は、金額の算定可能性と、他の記載との組合せで個人を識別できるかを４条２項と照合した事案です。
衆議院の情報公開案内・答申一覧

平成26年答申第４号の事務局は国会事故調の報告書と会議録を踏まえ、苦情申出後に存否応答拒否を見直して決裁の一部を開示しました。
平成29年答申第３号は、給与特例規程の制定過程の文書と、官報掲載手続や追記のある写しなど９件を文書別に分類しました。
立法調査文書に関しては、理事会の協議記録を扱う平成26年答申第５号、質問主意書の取扱いを扱う令和８年答申第２号も参照できます。
参議院の事務局文書については別規程があります。平成24年度答申第４号は正規に開示済みの見本写真等を扱い、令和４年度答申第２号は旧版の略図の不開示を妥当としました。
令和３年度答申第３号は、公知情報による手引書で国立国会図書館で全頁を閲覧・謄写できることなどから、令和元年度版のしおりを全部開示すべきとしました。
衆議院の答申案内 ・ 参議院議員のしおり（令和７年版）の解説

行政機関情報公開法の事案では、最高裁令和７年６月３日判決は表の欄を一律の単位とせず、合理的に区切った範囲ごとの審理を求めました。
同法８条の存否応答を扱う令和８年１月27日判決は、具体的な理由の審理を欠いた原判決を破棄して差し戻しました。
衆議院事務局の申出では、事務取扱規程と当該答申に基づいて、残余の有意性や存否で分かる情報を検討します。
最高裁令和７年６月３日判決 ・ 最高裁令和８年１月27日判決

第４　開示申出、実施と苦情の期限

申出は所定の書面に氏名・連絡先、文書名や対象期間など対象を特定するための事項を記載し、事務局の情報公開窓口へ提出します。情報公開窓口は会館のサービスセンターと異なり、開示申出自体の手数料は不要です。
事務局の文書課が窓口を担当し、保有課等が文書を特定します。
令和６年の実務マニュアルは、担当課の理由の検討、情報公開係の協議、過去の答申や公知性の確認を記載しています。
衆議院の情報公開案内・様式 ・ 情報公開実務マニュアル・原２～４頁

令和６年のマニュアルでは、開示等の連絡は接受の翌日から30日を数えます。
開示実施の起点は連絡を受けた日で、速達を使った場合の説明例では発送翌日を連絡があった日としています。
苦情の例では不開示通知の発送を行った日の翌日から数え、６月18日発送なら６月19日から９月18日までです。
個別の案件では通知書、休日や郵便の取扱い、現行の窓口案内を確認します。
情報公開実務マニュアル原６～７頁 ・ 事務取扱規程８～11条・細則

第三者に関する情報について不開示事由に疑義があれば、第三者の意見を聴く取扱いがあります。反対意見にかかわらず開示する場合は事前通知が必要です（９条）。
開示方法は媒体ごとの取扱いと目的に沿う別文書等の提示を確認します（10条）。
令和７年度の事務局全体では新規申出28件、処理23件（全部又は一部開示16件、全部不開示７件）、取下げ４件、持越し１件でした。
新規苦情は０件で、前年度からの苦情１件が別に計上されています。
令和６年度は新規申出25件、処理23件（全部又は一部開示14件、全部不開示９件）、取下げ２件です。
令和５年度の全部不開示６件の内訳は、立法調査文書１件、存否応答拒否４件、適用除外１件でした。
年度報告は事務局全体の件数で、会議室申込書に限った実績は示していません。
令和７年度情報公開実施状況

第５　本人情報と別の閲覧手続

議院行政文書に記録された自己の保有個人情報については、本人又は所定の代理人が本人確認資料を用意して別の規程で申し出ます。部分開示、裁量的開示、存否を明らかにしない場合も同規程で確認します。
令和３年答申第１号は政策担当秘書資格試験の本人の解答用紙について、申出時に廃棄済みで不保有とした事例です。
保有、本人に関する情報か、部分開示できるかは別々に確かめます。
衆議院の個人情報保護の案内 ・ 答申の案内

議員の資産等報告書には資産公開法５条・６条による閲覧の手続があり、令和７年答申第１号はこの別の制度を理由に一般の開示申出を不開示とした判断を妥当としました。
令和８年答申第１号は利益相反の確認基準等の不保有の事例です。
資産等報告書等は提出期間の末日の翌日から７年保存され、閲覧は第一議員会館の指定窓口で所定の手続を行います。
公設秘書の兼職は原則禁止で、議員が職務に支障がないと認めて許可した場合には所定の文書・添付を提出します。
国会議員の秘書の給与等に関する法律21条の２第３項前段の文書には公開の規定があり、添付の取扱いは別途確認します。
衆議院の案内・答申一覧 ・ 国会議員の秘書の給与等に関する法律

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