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事実実験公正証書の作り方―現場・議事・ウェブ画面を証拠に残す(AI作成)

第1 どのような事実を記録できるか

事実実験公正証書は,公証人が自ら見聞した私権に関する事実を記録する公正証書である(公証人法1条)。
例えば,工事前の境界付近の状況,物品の形状や数量,株主総会の議事,特定の日時に表示されたウェブ画面を記録することが考えられる。
公証人が確認した日時・場所・観察方法を明らかにしておくと,後にどの状態が記録されたのかを説明できる。

民事訴訟法228条2項は,方式及び趣旨により公務員が職務上作成したと認めるべき文書について,真正に成立した公文書であると推定する。
この推定は文書の成立に関するものであり,証書に記録された事実の証明力は,観察できた範囲や他の証拠を踏まえて判断される。

公正証書作成の嘱託をした者は,公証人と列席者が互いの状態を映像と音声で確認できる通話により,陳述の聴取その他の事実の実験を行うよう求めることができる。
公証人が相当と認め,他の嘱託人が異議を述べないことを要し,保証意思宣明公正証書にはこの方法を用いない(公証人法37条2項・3項)。

第2 見聞した事実と関係者から聞いた説明

公証人が現場で壁面の亀裂を見て位置や長さを記録することと,立会人が亀裂は先月の工事から生じたと説明した事実を記録することは,証明の対象が異なる。
証書に説明が記載されていても,原因を判断するには工事記録,前後の写真,必要に応じた鑑定等を確認する。
ウェブ画面でも,特定の端末・接続条件である時点に表示された内容と,投稿者の身元,記事の内容の真偽,過去の掲載期間はそれぞれ別の立証事項となる。

株主総会では,出席状況,実際に見聞した議事・採決等を記録できる。
議事録の署名の認証を受ける場合は署名・押印等の真正を対象とし,公証人が現場で観察した議事を証書にする手続と目的が異なる。

例えば引渡しの現場では,引き渡す意思を表明した者と,品物の所在,外形及び数量を分けて記録する。
公証人が品物の種類や品質を見た目で判定できない場合は,判定不能である旨と外形・数量等を記録し,封入・封印及び移動を現認したときはその経過を記録する。
貸金庫の内容物に関する民事局の先例は,この区別を具体的に示す。

法律行為でない事実の証書の作成手数料は,特別の定めがある場合を除き,事実の実験,録取及び方法の記載に要した時間の1時間までごとに1万3000円である(公証人手数料令26条)。
関連する複数の法律行為でない事実を併せて証書化するときは,原則としてその時間を合計して算定し,個別に26条又は27条で算定した額の合計を超える場合は個別額の合計を用いる(同令29条)。
例えばいずれも26条の対象となる関連事実2件が各30分なら,時間合計1時間で1万3000円となる。
法律行為と関連する事実を併せて証書化する場合は,それぞれの作成等に要した時間を通算する。事実の時間外等の加算を含む算定額が,法律行為のみに係る作成手数料を下回る場合は,その法律行為だけの手数料を用いる(同令31条)。

第3 公証役場に相談するときに伝えること

日時,場所,記録したい事実,関係する権利や紛争,必要な写真・添付書類,立入りや撮影の権限を整理する。
公証人の手続に,第三者に現場への立入りや資料提出を強制する権限が当然に付くわけではない。
事実が影響する私権関係に疑いがあるときは,公証人は注意し,関係者に必要な説明をさせる(施行規則21条2項)。
事実の実験の手数料は所要時間に応じ,時間外の加算,出張の日当・旅費,交付の費用が生じる場合がある。
事前に観察方法と見積りを公証役場に確認する。

民事訴訟法上の証拠保全は,訴え提起後は原則としてその証拠を使用すべき審級の裁判所に申し立てる。最初の口頭弁論期日の指定又は事件の弁論準備手続等への付託後,口頭弁論の終結までの間は受訴裁判所に申し立てる(民事訴訟法235条1項)。
訴え提起前は,尋問される者又は文書所持者の居所,電磁的記録を利用する権限を有する者の居所,又は検証物の所在地を管轄する地方裁判所又は簡易裁判所に申し立てる(同条2項)。
急迫の事情がある場合は,提起後も同条2項の裁判所に申し立てられる(同条3項)。

第4 裁判所の証拠保全を検討する場合

証拠を後で使用することが困難となる事情がある場合,民事訴訟法234条以下の証拠保全により,裁判所に証拠調べを求める方法がある。
裁判所による検証,文書の取調べ又は証人尋問が必要か,公証人が適法に見聞できる範囲の記録で足りるかを,保全対象と失われる危険から判断する。
事実実験公正証書は公証人に嘱託し,証拠保全は管轄裁判所に申し立てる。

公証人法1条・26条
公証人法施行規則21条
民事訴訟法228条・234条以下
日公連「事実実験公正証書」
令和7年10月1日施行の公証人手数料令改正