第１ 提出先が求める証明を確認する
外国の官公署，裁判所，銀行などへ日本で作成した委任状や宣誓書を提出する場合は，提出先の指定を先に確認する。
文書の原本・写し，署名認証・宣誓認証の別，使用する言語，提出国のほか，外務省や領事による証明が要るかを書面で確かめる。
戸籍など日本の官公署が発行した公文書と，個人や会社が作成した私文書とでは，外務省の証明に至る準備が異なる。
提出先が宣誓供述書（Affidavit）を求める場合は，要求書式に署名するだけで足りるか，公証人の面前で宣誓する認証が必要かを確認する。
日公連は，私署証書の作成者本人が公証人の面前で記載内容が真実であることを宣誓する方法を案内している。
アポスティーユによって確認されるのは，対象となる公文書の署名の真正，署名者の資格，及び必要に応じて印章の同一性である（ハーグ条約３条・５条）。公証人による認証を受けた私文書では，認証という公的な証明に対して付される。
第２ 私文書に公証人の認証を受ける
外務省は，個人や会社の私文書をそのまま公印確認又はアポスティーユの対象にしていない。
外務省の証明が必要な場合の基本的な順序は，公証人による私署証書の認証，その公証人が所属する法務局・地方法務局の長による公証人押印証明，外務省の証明である。
公証人押印証明が対象とするのは，公証人の職務上の押印である。
面前で署名するか，既にした署名を確認するか，提出先の指定書式で宣誓をするかによって，必要な出頭者や持参する部数が変わる。
外国語の文書では，公証人が文書を審査できるよう訳文や通訳を求められることがある。
提出先独自の訳文証明が必要なときは，どの国のどの資格者によるものを認めるかも確かめる。
東京法務局「公証人押印証明手続き説明フローチャート」
日公連「外国文認証」
国外に住む本人が署名等をした私文書について，日本で代理人による自認の認証を嘱託できる場合は，代理人自身の身元と，委任状の真正を別々に示す。
海外で取得した署名証明等を用いるときは，発行官署，文書の言語，訳文の要否及び手続で受け付けられる方法を，事前に担当する公証役場に確認する。
第３ 公印確認・領事認証とアポスティーユ
提出国との間でハーグ条約の適用があり，提出機関がアポスティーユを求めるときは，外務省のアポスティーユを取得する。
対象文書では，署名の真正，署名者の資格，印章等の同一性を証明する。
条約の適用外などで提出国の領事認証を求められたときは，駐日大使館・総領事館の指示に従い，必要な外務省の公印確認を受けてから領事認証へ進む。
条約加入国であることに加え，日本との適用関係及び当該文書への適用を確認する。
外交・領事機関が作成した文書や，商業・通関事務に直接関係する行政文書には条約上の除外がある。
外務省「公印確認・アポスティーユとは」
ハーグ国際私法会議「アポスティーユ条約」
第４ ワンストップを使う場合
外務省の案内では，北海道の札幌法務局管区内，宮城県，東京都，神奈川県，静岡県，愛知県，大阪府及び福岡県の公証役場で，申請者の要請により公証人の認証，法務局の押印証明及び外務省の証明をまとめて取得できる。
対象外の役場で認証を受ける場合は，その公証人の所属法務局等での押印証明と，必要な外務省の手続をそれぞれ行う。
公印確認を選んだ場合には，提出先が要求する領事認証の手続も確認する。
令和８年６月１日以降に発行されたアポスティーユは，外務省の真正性確認サイトの対象である。