第１ 公設秘書の種類と資格要件
国会議員の秘書には，国が給与等を支給する公設秘書と，その他のいわゆる私設秘書とがある。
本稿は，令和８年１１月１２日に確認した国会法，国会議員の秘書の給与等に関する法律（以下「秘書給与法」という。）の条文と，参議院議員のしおり（令和７年版，以下「しおり」という。）に基づき，参議院議員の公設秘書の採用と兼職の手続を整理する。
国会法１３２条は，各議員に，その職務の遂行を補佐する秘書２人を付し（１項），このほか，主として議員の政策立案及び立法活動を補佐する秘書１人を付することができる（２項）と定める。
しおりは，秘書給与法の別表第一の給料月額を受ける秘書を第一秘書，別表第二の給料月額を受ける秘書を第二秘書，政策担当の秘書を政策担当秘書と呼び，いずれも任免は国会議員自身が行うと案内している。
公設秘書は，特別職の国家公務員と位置付けられる。
しおりが挙げる資格要件は，次のとおりである。
① 共通の要件として，採用時点で満６５歳未満であること，採用される議員自身の配偶者でないこと
② 第一秘書・第二秘書は，上記のほかに特別の要件はないが，日本国籍を有する者とされている
③ 政策担当秘書は，国会議員政策担当秘書資格試験合格者登録簿又は国会議員政策担当秘書審査認定者登録簿に登録されている者
登録簿に登録された者が，死亡したとき，拘禁刑以上の刑に処せられたとき，日本国籍を有しないこととなったとき，又は不正の手段により登録を受けたことが発覚したときは，登録が抹消される。
秘書給与法２１条１項は，政策担当秘書を，試験等により必要な知識及び能力を有すると判定された者のうちから採用すると定めている。
しおりは，公設秘書として在職している者（衆議院議員の秘書を含む。）を他の議員が公設秘書に採用することや，同一議員の第一秘書と第二秘書のように重複して採用することはできないとも案内している。
第２ 議長の同意と採用の手続
議員が秘書を採用するときは，議長の同意を得るとともに，採用した秘書の氏名，生年月日，本籍，住所，採用年月日，政策担当秘書・第一秘書・第二秘書の別等を議長宛てに届け出る。
既に在職している秘書の異動（第二秘書から第一秘書への変更等。「適用給料表異動」という。），解職及び死亡の際も，その旨の届出が必要である。
手続は，庶務部議員課に備え付けの用紙を用いて行う（しおり）。
秘書給与法２０条は，採用，解職若しくは死亡又は給料表の適用についての届出について必要な事項を，両議院の議長が協議して定めると規定している。
しおりが，採用に際して必要な書類として挙げているのは，次のとおりである。
議員課所定の用紙に記入するものとして，議員秘書採用同意申請書，議員秘書採用届，履歴書，健康保険・厚生年金保険加入に関する申告書，給与の口座振込申出書及び控除依頼書，通勤届などがあり，該当する場合には，健康保険被扶養者（異動）届，国民年金第３号被保険者関係届，住居届，給与所得者の扶養控除等申告書，秘書記章交付申請書，旧姓使用申出書が加わる。
本人が用意するものとして，戸籍謄本，世帯全員の住民票，写真（履歴書用１枚，記章及び帯用証用１枚），年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し，個人番号カードの写し等を挙げ，政策担当秘書に採用される場合は，資格試験の合格証書又は選考採用審査認定の証書の写しも必要とする。
議員が任期満了によって退職した場合は，秘書も同時に退職する。
しおりは，任期満了の際に在職していた秘書を，通常選挙後に引き続き採用する場合であっても，改めて新規採用の手続が必要であると案内している。
秘書が退職するときは，議員から議員秘書解職届を議長宛てに提出するが，議員の退職に伴う退職については必要ない。
秘書が死亡したときは，議員秘書死亡届を提出する。
第３ 兼職の許可と届出
公設秘書は，他の職務に従事し，又は事業を営んではならない（秘書給与法２１条の２第１項）。
ただし，国会議員が，議員秘書の職務の遂行に支障がないと認めて許可したときは，他の職務に従事し，又は事業を営むことができる（同条２項）。
許可を受けた秘書は，兼職に係る企業，団体等の名称，報酬の有無及び報酬の額等を記載した文書を，その国会議員の属する議院の議長に提出しなければならない（同条３項）。
この文書は，公開される（同条４項）。
しおりが案内する兼職の手続は，次のとおりである。
① 新しく届出をする場合は，議員の許可を受けた上で，兼職届及び添付書を，議員が許可した日から２０日以内（選挙後は，任期開始日から６０日以内）に議員課へ提出する。
② 兼職を終了した場合は，終了届を議員課へ提出する。
③ 届出後に兼職届の内容に変更が生じた場合は，変更が生じた日から２０日以内に，変更届を議員課へ提出する。
④ 兼職届又は変更届の内容に誤記があることが判明した場合は，訂正願を提出し，添付書の記載事項に変更が生じた場合は，添付書を再提出する。
秘書の兼職の可否は，他の法令による制限を受ける場合もあるので，仕事の内容，報酬，勤務時間及び秘書としての職務への影響を整理した上で，議員の許可の要否を判断する。
第４ 兼職文書の公開と秘書の現況の公表
しおりによれば，兼職届と変更届は，公開（閲覧）の対象である。
公開期間は，提出から３０日を経過した日の翌日から，秘書の退職・死亡の日まで，又は終了届の提出までである。
閲覧の始期は，議員が許可した日ではなく，兼職届等の提出日を基準に数える。
閲覧は，平日の午前９時３０分から午後５時３０分まで（正午から午後１時までを除く。）に，議員会館地下２階の資産等報告書等閲覧室で行う。
これとは別に，しおりは，秘書の氏名等については，各会派の申合せにより，共通の様式で公表することとされていると案内している。
秘書の採用等の手続の際に，議員課から所定の用紙が渡され，議員課で確認を受けた後，各会派に提出する。
兼職文書の公開と，秘書の現況の公表は，別の仕組みである。
第５ 給与に関する寄附の勧誘の禁止
秘書給与法２１条の３は，何人も，議員秘書に対して，その国会議員がその役職員又は構成員である政党その他の政治団体又はその支部（その国会議員に係る後援団体を含む。）に対する寄附を勧誘し，又は要求してはならないと定める。
就任時に，給与に関する資金のやり取りを求められた場合は，求めた者，名目，金額，帰属先と，実際の支払の状況を記録して確認する。
第６ 政策担当秘書の資格試験と選考採用審査認定
政策担当秘書になるための経路は，資格試験と選考採用審査認定の二つである。
資格試験は，政策担当秘書に必要な知識及び能力を有するかどうかを判定する国家試験であり，国会の資格試験委員会（参議院及び衆議院が合同で事務を行う。）が原則として毎年１回実施する。
受験資格は，①受験した年度の最終合格者発表日現在で６５歳未満であり，②大学を卒業した者又は卒業見込みの者（短期大学を除く。）であることである。
ただし，日本国籍を有しない者，拘禁刑以上の刑に処せられ，その執行を終わらない者又は執行を受けることがなくなるまでの者，公務員として懲戒免職の処分に処せられ，当該処分の日から２年を経過しない者は除かれる。
試験に最終合格した者は，合格者登録簿に登録される。
選考採用審査認定は，能力，経験，資格等について一定の社会的評価を得ている者を審査の対象とし，政策担当秘書として採用するにふさわしいかどうかを審査する仕組みである。
申請は国会議員が行い，各議院の審査認定委員会が原則として毎年１回審査を行う。
認定された者は，認定者登録簿に登録される。
申請手続の詳細は，例年５月中旬頃，各議員事務室に知らされる（しおり）。
登録されていることと，特定の議員の秘書として採用されることとは，別の段階である。
採用の手続では，区分，採用日，実際の勤務先と勤務内容，同時期に他の区分で採用されていないかを確認する。
第７ 出典と関連記事
① 参議院議員のしおり（令和７年版，参議院事務局） 本文中で「しおり」と呼ぶ。
② 国会法（e-Gov法令検索） １３２条。
③ 国会議員の秘書の給与等に関する法律（e-Gov法令検索） ２０条，２１条，２１条の２，２１条の３。
④ 公設秘書の給与と手当―給料表，業務調整手当，通勤手当と住居手当（AI作成）
⑤ 参議院議員のしおり（令和７年版）の解説