第１ 公式派遣と個人渡航を区別する
参議院議員の海外渡航には，参議院が議員を派遣する公式派遣と，公式派遣によらない個人渡航とがある。
「参議院議員のしおり（令和７年版）」は，公式派遣の目的を，IPU（列国議会同盟）会議等の国際会議への出席，外国議会の公式招待による議会間交流，ODA調査及び重要事項調査などと説明している。
各派遣の内容，人数及び各会派への割当て等は議院運営委員会理事会で協議・決定され，議員団ごとの派遣は議長が決定する。
派遣後は派遣報告書の作成・提出が求められ，報告書は参議院のホームページ及び議院運営委員会会議録の末尾等に掲載される。
公式派遣に必要な事務手続は，派遣同行職員を通じて国際部国際交流課で行う。
公式派遣によらない個人渡航は，国会の開会中か閉会中か，用務が公的か私的かを問わず，議長宛ての海外渡航届と渡航日程表を各１部，国際交流課に提出する必要がある。
海外渡航届には，期日，目的及び渡航先等を記載する。
本稿は，令和８年１１月１２日に確認したしおり，参議院規則及び会議録に基づき，個人渡航の手続を中心に整理する。
第２ 開会中の個人渡航と請暇
開会中に個人渡航するときは，すべて議院運営委員会理事会の了解を得ることとされている。
海外渡航届の提出に加え，所属会派の事務局を通じて，所属会派の同委員会理事に早めに申し出る。
所属会派に同委員会理事の割当てがない場合や，どの会派にも属しない議員の場合は，同委員長に申し出る。
了解を得た後，所属会派の事務局を通じて議事部議事課に請暇書を提出する。
開会中の個人渡航は，参議院公報の「海外渡航」欄に掲載される。
議院運営委員会理事会で内閣から国会の召集日について報告があった時点で，召集日以降の渡航を予定している議員は，海外渡航届を速やかに提出することとされている。
参議院規則１８７条１項は，議員が事故のために数日間議院に出席できないときは，あらかじめ理由と日数を記した請暇書を議長に提出しなければならないとし，議長は７日を超えない請暇を許可することができ，７日を超えるものは議長が議院に諮って決すると定める。
請暇の許可を得て旅行する議員は，出発及び帰着の時にその旨を議長に届け出る（同規則１８８条）。
請暇の期間内に議員が議院に出席したときは，請暇の許可は効力を失う（同規則１８９条）。
令和８年４月１７日の参議院本会議（第２２１回国会第９号）では，議事日程の第一から第三までに請暇は掲げられていなかったが，会議録の冒頭で，議長が，ある議員から海外渡航のため同月２３日から９日間の請暇の申出があったとして，許可に異議がないかを諮り，異議なしとして許可に決した。
７日を超える請暇の例である。
請暇が事前の議事日程に見当たらないときは，会議録の冒頭の発言まで確認する。
渡航を取りやめるときは海外渡航取りやめ届１部を，日程等を変更するときは海外渡航変更届と変更後の渡航日程表各１部を，国際交流課に提出する。
開会中に理事会の了解を得た後で日程等を変更しようとするときは，改めて議院運営委員長の了解が必要であり，渡航の場合と同様の手続を行う。
第３ 公用旅券と公用査証
議員が公的用務のため海外に渡航する場合は，５年間有効の数次往復用の公用旅券の発給を請求することができる。
しおりは，発給請求から受領まで一定の時間を要するため，公用旅券が未発給の場合は速やかに請求するよう案内しており，具体的な渡航の予定がなくても発給を受けることができるとしている。
具体的な渡航予定があって公用旅券の発給を請求するときは，しおりは，遅くとも出発日の２週間前までに，次の書類等を国際交流課にメールで提出するよう案内している。
① 公用旅券発給申請書
② 旅券申請資料
③ 顔写真データ（縦７３０×横６００ピクセル以上，JPEG形式）
④ 自署データ（縦２８４×横７８８ピクセル以上，JPEG形式）
顔写真は，提出日前６か月以内に撮影された背景なし，縁なしのものなど，しおりに示された基準がある。
この２週間は，しおりが示す院内での提出の時期であり，旅券の発給手続そのものの期限ではない。
公用査証が必要な国に渡航する場合は，査証の取得に要する期間を確認した上で，十分な余裕を持って公用旅券の発給を申請する。
公用査証を取得するときは，提出された渡航日程表に基づき，国際交流課が外務省に公用査証申請のための口上書の発給を依頼し，受領した口上書を議員秘書に渡す。
査証の申請は，在日の当該国大使館に対して行う。
旅行代理店に手続を依頼する場合は，公用旅券と口上書を担当者に渡す。
議長の許可により通称の使用を認められた議員も，公用旅券や公用査証の申請の際は，戸籍上の氏名を使う。
公用旅券の期間が満了した場合や議員の身分を失った場合等は，速やかに公用旅券を国際交流課に持参して返納の手続を行う。
公用旅券を紛失した場合は，外務大臣宛ての紛失届等が必要となるため，国際交流課に連絡する。
この手続を行わないと，新たな公用旅券が発給されないとされている。
第４ 在外公館の便宜供与の依頼
公的用務を目的とした個人渡航の際に，議員が渡航先で空港送迎，要人訪問等について在外公館による便宜供与を希望するときは，依頼事項を記載した外務省宛ての文書を，原則として１週間前までに国際交流課に提出する。
国際交流課は，この依頼文書を外務省へ伝達する。
私的な用務に対しては，便宜供与は行われない。
しおりは，便宜供与に関する行政文書は情報公開請求の対象となっていると記載している。
院に提出する海外渡航届と，旅券・査証の手続，外務省への便宜供与の依頼は，それぞれ別の手続である。
第５ 渡航に関する資料を調べるとき
渡航に関する資料は，種類によって載っている場所が異なる。
① 公式派遣の報告書は，参議院のホームページと議院運営委員会会議録の末尾等に掲載される。
② 開会中の個人渡航は，参議院公報の「海外渡航」欄に掲載される。
③ 請暇の許可は，本会議の会議録で確認できる。
④ 海外渡航届そのものは，次の答申が述べる事情から，参議院事務局の文書開示の対象とならない場合がある。
⑤ 便宜供与に関する行政文書は，しおりによれば情報公開請求の対象となっている。
参議院事務局情報公開苦情審査会の平成２５年度答申第２号（答申日平成２６年２月２０日）は，特定議員に係る海外渡航届と，その審査結果等が分かる文書の全部を不開示としたことを妥当とした。
答申は，海外渡航届は国会開会中の議員の海外渡航の可否を審査するため，渡航予定議員から事務局を経由して議院運営委員会理事会に提出される文書であり，議長又は議院が請暇を許可する前提として理事会で実質的な審査が行われるものであるとして，事務局文書の開示に関する規程が適用除外とする「立法及び調査に係る文書」に当たると判断した。
審査の経緯と結果が分かる文書については，理事会は記録を作成しない取扱いであり，当該事案でも存在しなかったとした。
その一方で，答申は，開会中の個人渡航について理事会の審査結果が了承された場合は，議長又は議院による許可又は決定を経た上で，参議院公報等を通じて渡航目的，渡航先及び渡航期間が明らかにされていると述べた。
この答申は，個別の事案についての判断であり，同種のすべての文書の取扱いを定めたものではない。
第６ 出典と関連記事
① 参議院議員のしおり（令和７年版） １０９頁～１１３頁。
② 参議院規則 １８７条～１８９条。
③ 第２２１回国会 参議院本会議 第９号 令和８年４月１７日（国会会議録検索システム）
④ 参議院事務局情報公開苦情審査会 平成２５年度答申第２号
⑤ 参議院議員のしおり（令和７年版）の解説