第１ 同じ閲覧・謄写でも書類の役割が違う
裁判所で閲覧・謄写が行われた経過を調べるときは，事件記録に綴られる閲覧謄写票と，記録の受渡しを管理する原符を区別する。
文書の名前が似ていても，何の事務のために使うかによって，申出先や検討すべき手続が変わる。
最高裁判所事務総局の令和６年８月改訂の手引は，事件記録の一部となる票と，記録係と事件担当書記官の間での記録の授受などを管理する原符を分けて扱っている。
以下では手引の各論と様式例に沿って，書類の機能から区別する方法を整理する。
第２ 事件記録に綴る票と事務局が扱う原符
閲覧謄写票が事件記録に綴られる場合，その票は裁判事務に関する文書として扱われる。
裁判所の公式案内は，事件記録の閲覧等を求める場合には，民事訴訟法等が定める各事件の手続によると説明している。
関係する事件の種類と，誰がどの範囲の閲覧・謄写を求められるかを先に確認する。
これに対し，手引が扱う閲覧謄写票の原符は，記録の受渡しなどを事務として管理する機能を持つ。
その原符は司法行政文書開示手続の対象になり得る。
文書を特定する際は，単に「閲覧謄写票」と書くよりも，事件記録中の票を求めるのか，事務局等が管理する受渡しの原符を求めるのかを示すと違いが伝わりやすい。
第３ 原符が開示対象でも欄ごとに判断される
原符が司法行政文書に当たる場合も，開示の可否は記録された情報ごとに判断される。
手引の例では，個人の閲覧申請人を識別できる情報，事件関係者の情報，職員の個人印影などが問題となる。
法人等の情報は，個人識別情報と同じ扱いで決まるものではなく，正当な利益への支障など，その情報に適用される不開示事由を検討する。
事件番号の扱いも一律ではない。
手引は，公開法廷で扱われる民事・刑事と，家事・少年・医療観察とを分け，事件番号を開示すると何が分かるかを検討している。
他の記載との組合せにも留意する。
原符の様式を知ることと，特定事件の欄がどこまで開示されるかは別に考える。
第４ 捜査記録等の返還書と受領書も文書の目的を確かめる
手引は，捜査記録等の返還書・受領書について，資料の授受を示す行政上の機能を扱っている。
こうした書類を求めるときは，授受の事実を記録した文書と，返還された捜査記録の内容を区別する。
裁判所が保有する授受文書の開示対象性を検討できる場合でも，そのことから元の捜査記録が同じ手続で開示されるとはいえない。
申出では，①受渡し又は返還の記録を求めること，②分かる範囲の時期と取扱裁判所，③目的に必要な欄を整理すると，対象文書を特定する手掛かりになる。
手引は令和６年８月の版であり，その後に変わった書式の有無や，特定庁で当該文書が現に保有されているかは，申出時に確認する。
第５ 根拠資料と関連記事
① 司法行政文書開示手続の手引・令和６年８月改訂。PDF１７７～１７８頁，１８０～１８１頁，２４７～２５０頁。
② 事件記録等の閲覧等に関する事務の取扱いについて。閲覧等の受付・返還と関係様式。
③ 裁判所「司法行政文書開示手続」。事件記録の閲覧等と開示対象の案内。
④ 司法行政文書に関する文書管理。