第１ 調査結果の説明と記録の開示を分ける
民間企業のパワハラ調査で「自分の面談記録を確認したい」「会社の判断に使われた報告書を見たい」と思ったときは，調査結果の説明を求めるのか，記録に含まれる自分の保有個人データの開示を請求するのかを分けて伝えると，会社も対応を整理しやすくなる。
開示の範囲は，ヒアリングシートや報告書といった名称よりも，どのような情報が記載され，会社がどう管理しているかで決まる。
調査結果の説明を求める場合，知りたいのは，会社が何を確認し，どの点を判断できず，どのような対応を決めたかである。
会社は関係者のプライバシーに配慮しつつ，本人に伝えられる事実や判断理由を整理できる。
厚生労働省の指針は，迅速・正確な事実確認と関係者のプライバシー保護等を求めている。
調査記録の写しを渡すかどうかは，別途検討する。
個人情報保護法第３３条に基づく開示請求は，会社が保有する本人に関するデータの内容を知るための手続である。
会社が調査結果を説明済みでも，開示請求があればその請求を扱う。
訴訟等で文書の提出を求める手続も別にある。
以下は令和８年１１月１０日時点の法令等に基づき，民間企業に対する第３３条の請求を中心に説明する。
第２ 開示の対象と例外を確認する
１ 会社が開示等の権限を持つデータか
第３３条の対象は，請求者本人を識別できる保有個人データである。
紙の書類も，氏名や案件番号等で容易に検索できるよう体系的に整理されていれば，個人情報データベース等を構成し得る。
会社がそのデータを開示・訂正等する権限を持つか，法令上の除外に当たるかも確認する。
請求者についての会社の評価も，本人の情報になり得る。
手元の資料を「人事用」「内部限り」と呼んでいるだけで，対象から外れるわけではない。
会社の管理状況によって結論は異なる（同法第１６条第１項・第３項・第４項，通則編２－１・２－４・２－６・２－７）。
２ 対象データに開示の例外があるか
対象となる本人のデータは，原則として遅滞なく開示する。
ただし，開示によって本人又は第三者の権利利益を害するおそれがある場合，会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合，他の法令に違反することとなる場合には，全部又は一部を開示しないことができる（第３３条第２項）。
例えば，発言者の氏名を隠しても，担当や同席者などから発言者が分かる場合は，そこから生じる具体的なおそれを検討する。
秘密扱いという表示や，今後の協力を得にくくなるという抽象的な説明だけで一律に処理せず，どの記載にどの理由が当てはまるか，分離して開示できる部分があるかを確認する。
開示の対象は記録に含まれる本人の保有個人データである。
原本そのものの交付が当然に必要になるわけではなく，該当する内容を欠落なく示せるなら，該当箇所の写しや抽出による提供も考えられる。
会社の結論だけを書いた回答書で開示に代えられるとは限らない。
法令で認められる範囲で本人が請求した方法が原則である。
その方法による開示が困難な場合は書面交付による（第３３条第１項・第２項，施行規則第３０条）。
第３ １枚の面談記録を記載ごとに読む
次の表は説明のために作成した架空の例である。
面談記録１枚に次の４種類の情報があり，従業員Ａが自分に関するデータを請求したとする。
会社の検索・管理状況から，Ａに関する記載が保有個人データに該当することを前提にしている。
| 同じ面談記録にある記載 | Ａから請求を受けた会社の確認 |
|---|---|
| 本人の説明「Ａは，会議で業務手順の変更を初めて聞いたと述べた」 | Ａに関する記載。開示の例外に当たる具体的な事情がなければ開示する。 |
| 関係者の説明「Ｂは，会議の前にＡに手順の変更を知らせたと述べた」 | Ａへの連絡の有無はＡにも関する。Ｂが話したというだけで対象外にせず，発言者を特定できる事情と具体的なおそれを確認し，情報源を除いて内容を開示できる場合と，内容からでも情報源が推知される場合を区別する。 |
| 関係者だけの情報「Ｂが希望する勤務曜日」 | Ａとは関係のない情報。Ａの開示請求の対象外として分ける。 |
| 調査担当者の所見「Ａがいつ変更を知ったかは，双方の説明からは確定できない」 | Ａに関する評価も対象になり得る。所見という見出しだけで除外せず，具体的な例外の有無を判断する。 |
調査報告書にも同じ考え方を使える。
「他の人が述べた本人の情報」と「他の人だけの情報」をまず分け，前者に第三者を守るための不開示事由があるかを次に考える。
氏名を伏せた写しを作る場合は，周辺の記述や電子ファイルのコメント，コピーできる文字情報からも，伏せた情報が分からないかを確認する。
第４ 従業員からの開示請求の文例
会社の個人情報保護窓口と所定の手続を確認する。
正確な文書名が分からなければ，面談のおおよその時期，対応部署，調査の対象など，会社が記録を探せる手掛かりを示す。
会社は対象の特定に役立つ情報を提供するなど，請求しやすいよう配慮する必要がある。
確認のための情報を求めることと，本人に請求範囲を縮めるよう強いることは別である（第３７条第２項・第４項）。
個人情報保護法第３３条に基づき，○月頃に人事部が行った職場の言動に関する調査について，面談記録及び調査報告書に含まれる私を識別できる保有個人データの開示を請求します。
PDFでの提供を希望します。
この方法が難しい場合は，対応可能な方法をご連絡ください。
対象の特定に必要な追加情報や，本人確認の手続があればお知らせください。
調査結果や措置の理由も知りたい場合は，その説明を希望する旨を別の段落で伝える。
第５ 会社の対応手順と一部開示の文例
① 受け付ける。結果説明の希望と法に基づく開示請求を切り分け，意図が曖昧なら確認する。本人確認は必要な範囲で行う。
② 対象を探す。相談窓口，人事部門等で保管状況を調べ，対象データの有無と開示権限を確認する。
③ 記載ごとに判断する。本人情報，第三者だけの情報，双方に関する情報を分ける。本人情報に不開示事由がある場合は，具体的な理由と分離の可否を記録し，提供用の写しと原本を区別する。
④ 開示又は通知をする。全部又は一部を開示しない場合，対象の保有個人データが存在しない場合，請求された方法による開示が困難な場合には，その旨を遅滞なく通知する。理由は，伏せるべき情報を漏らさない範囲で説明するよう努める。調査結果の説明をすでに送付した場合でも，開示請求への判断を別に明示する（第３３条第３項，第３６条）。
次の例は，発言者が特定されれば協力者の職場での関係等に具体的な影響が及ぶおそれがあり，該当部分を分けて提供できると会社が判断した場合のものである。
実際の通知では，確認した事情に即して理由を書く。
提供する写しでは，開示対象の内容が分かるようにする。
○月○日付けの開示請求について，対象データのうち開示する部分を別添にてお送りします。
一部の記載には，担当や当日の配置から聞き取りへの協力者を特定できる情報があり，その開示によって当該協力者の権利利益を害するおそれがあると判断しました。
このため，その部分は個人情報保護法第３３条第２項第１号に基づき開示しません。
対象の特定や今回の回答についての連絡先は，当社の個人情報保護窓口です。
第６ 開示後に記録の誤りに気付いたとき
例えば，発言した時刻や発言者の記載が事実と異なる場合，箇所と根拠を特定して第３４条に基づく訂正等を請求できる。
会社は，他の法令に特別の手続がある場合を除き，利用目的の達成に必要な範囲で，遅滞なく必要な調査を行い，その結果に基づいて訂正等を行う。
訂正等をしたときはその内容を含め，訂正等をしないと決めたときはその旨を，遅滞なく本人に通知する。
評価に同意できないときは，評価の見直しを申し出る方法がある。
その評価の前提となった事実の記載に誤りがあれば，その部分は訂正等の対象になり得る。
第７ 参照資料・関連記事
１ 参照資料
① e-Gov法令検索・個人情報の保護に関する法律（令和８年１１月２日施行版）
② 個人情報保護委員会・通則編ガイドライン（定義，３－８－２，３－８－４，３－８－６，３－８－７）
③ 個人情報保護委員会・Q９－８（本人以外の情報が含まれるとき）
④ 個人情報保護委員会・Q９－１１（雇用管理情報）（雇用管理一般についての資料）
⑤ 個人情報保護委員会・Q９－１９（評価情報と前提となる事実）
⑥ 厚生労働省・職場のパワーハラスメントに関する指針（４の⑶・⑷）
２ 関連記事
① ハラスメント申告に対する会社の回答書の書き方
② ハラスメント調査のヒアリングシートの作り方
③ 面談の録音データを従業員に渡す義務はあるか
④ 内部通報・ハラスメント調査の進め方