ハラスメント申告に対する会社の回答書の書き方―事実認定，健康配慮，配置転換及び金銭請求を分ける（AI作成）

第１　この記事の対象

１　調査後に会社名義の回答書を作る場面

本記事は，従業員から職場のハラスメントに関する申告書，要求書又は診断書が提出され，会社が関係者への聴取や資料確認を行った後に，会社名義の回答書を作る場面を対象とする。

ハラスメント申告への回答書について，法律で一律の題名，様式又は記載順序が定められているわけではない。
しかし，会社には，事案に係る事実関係を迅速かつ正確に確認し，確認できた事実に応じて被害者への配慮，行為者への措置及び再発防止を行うことが求められる。
回答書は，その調査と対応を申告者に説明する文書として位置付けるのがよい。

２　結論を一文に押し込めない

申告には，ハラスメント該当性の判断，体調への配慮，配置転換，接触制限，謝罪，治療費又は慰謝料等の金銭請求が併記されることがある。
これらは根拠，判断者及び必要な資料が異なる。

そのため，回答書は「申告を認める」又は「申告を否定する」という一文で終わらせず，少なくとも，①調査した事項，②確認できた事実，③ハラスメント該当性，④現在行う措置，⑤健康上の配慮，⑥人事上の要望，⑦金銭請求，⑧今後の連絡方法に分ける。

第２　受領連絡と最終回答を分ける

１　受領直後は結論を約束しない

調査に時間を要する場合は，申告書を受領したこと，担当部署，緊急の安全確保策，追加資料の提出方法及び回答予定時期を先に連絡する。
この段階で，ハラスメントの成否，懲戒処分又は金銭支払を約束しない。

２　最終回答には基準日を置く

最終回答には，「令和○年○月○日までに確認した資料及び聴取結果に基づく」などの基準日を記載する。
回答後に新しい資料が提出された場合は，必要に応じて追加確認する余地を残す。

回答する時点で必要な事実確認が残っている場合と，今回の申告に対する判断を伝えられる場合とで，文面を分ける。

①　確認中の連絡例。「ご申告のうち，○○については関係者の説明が異なるため，確認を続けています。本書では，現段階で確認できた点と，当面の対応をお伝えします。」
②　今回の申告への最終回答例。「本書は，○月○日までに確認した事実に基づく，今回の申告事項についての当社の回答です。各事項についての判断と対応は，以下のとおりです。」

最終回答の時点で予定している追加確認や後日の回答がなければ，再調査や再回答を一律に約束する文言を置く必要はない。
今回の申告について書面で回答することと，相談窓口の利用，就業上の配慮や再発防止の継続，新たな具体的な情報が寄せられた場合の取扱いは分けて考える。

第３　申告事項を表に分解する

１　事実，証拠，評価及び要望を区別する

申告書をそのまま要約すると，申告者が直接見聞きした事実，申告者の受け止め，相手の意図についての推測，医学的又は法的評価，希望する措置が混ざりやすい。
会社の確認表では，これらを分ける。

２　「確認できない」と「なかった」を混同しない

資料がなく供述も一致しないため認定できない場合に，「その事実はなかった」と断定してはならない。
「現時点の資料では確認できなかった」とし，確認できない理由と追加資料の受付方法を示す。

第４　確認できた事実と会社の評価を書く

１　事実は場面ごとに記載する

一連の出来事に，発端となる発言，相手の応答，その後の面談及び会社の措置が含まれるときは，一括して「口論」又は「トラブル」と書かない。
各場面について，発言内容，態様，継続時間，距離，周囲の状況及び業務への影響を整理する。

２　心理的な説明可能性と行動の相当性を分ける

本人が，強い恐怖，嫌悪，混乱又は屈辱感が大声や退避要求の背景であったと説明する場合がある。
しかし，その説明を聴くことと，大声，侮辱又は威圧的な言動が職場で相当であったと評価することは同じではない。

会社は，感情反応を「言い訳」として直ちに退けることも，「恐怖があれば怒鳴るのは不可避である」と認定することも避ける。
診断を試みるのではなく，具体的な言葉，声量，回数，時間，距離，身体的接近の有無，退避の可能性及び相手への影響を確認する。

３　ハラスメント認定と指導・処分を分ける

パワーハラスメントに当たるかは，優越的な関係，業務上必要かつ相当な範囲を超えた言動及び就業環境が害されたことの三要素を，経緯や心身の状況等も考慮して判断する。

一方，パワーハラスメントと認定できない場合でも，職場秩序又は安全な業務遂行の観点から，大声を避けること，連絡経路を守ること，相手との距離を取ること等を指導できる。
逆に，ハラスメントを認定したからといって，直ちに特定の懲戒処分が決まるわけではない。

第５　診断書と健康上の配慮

１　診断書が示す事項と示さない事項を分ける

診断書は，作成時点で医師が認めた診断名，症状，治療又は療養の必要性を示す重要な資料である。
ただし，診断書に具体的な職場行為との因果関係，就業不能，配置転換又は特定の相手との接触禁止が記載されていない場合，診断書だけからこれらを確定することはできない。

また，診断書に書かれていないからといって，配慮が不要と直ちに判断することもできない。
仕事内容を主治医に伝えた上で，就業継続の可否，避けるべき作業，勤務時間，通院への配慮，措置期間及び再評価時期について意見を求める。

２　責任判断と健康確保を同時に結論付けない

会社がハラスメント又は医学的因果関係を認めない場合でも，現在の健康状態に応じた就業上の配慮が必要なことはある。
回答書では，「法的責任を認めないため配慮しない」というつなぎ方を避け，責任判断と健康確保を別の項目で回答する。

３　健康情報の共有範囲を限定する

診断書や主治医意見書は，利用目的を明確にし，取扱担当者を限定する。
現場の管理者には，病名や詳細な症状ではなく，避けるべき作業，勤務時間，連絡方法等，業務上必要な事項へ加工して共有することを検討する。

第６　配置転換と接触制限の要望

１　暫定措置と恒久措置を分ける

調査中の接触回避，連絡経路の一本化，中立者の同席又は時差勤務は，事実認定前の安全確保として実施できる暫定措置である。
これに対し，恒久的な配置転換は，業務上の必要性，対象者への不利益，職務内容及び医師の意見等を別に検討する。

２　完全な接触遮断を自動的に約束しない

特定の同僚又は上司との完全な接触遮断は，業務上実行できないことがある。
本人の希望を聴いた上で，対象範囲，期間，再評価日及び代替措置を具体化する。
実施できない場合は，単に「応じられない」とせず，理由と代替措置を示す。

第７　治療費・慰謝料等の金銭請求

１　請求項目と根拠を特定する

金銭請求については，請求額，費目，計算根拠，対象となる行為，領収書その他の資料を確認する。
ハラスメント該当性，損害，因果関係及び会社の責任を検討し，必要に応じて弁護士へ相談する。

２　健康配慮と和解交渉を混同しない

通院時間の確保や一時的な接触回避を行うことは，直ちに法的責任又は損害賠償義務を認めることを意味しない。
反対に，金銭請求に応じないとの結論が，健康上必要な配慮をしない理由にもならない。

第８　回答書の基本構成

回答書は，次の順序で作ると論点が混ざりにくい。

①　宛名，日付，回答主体及び対象となる申告書
②　調査の範囲と基準日
③　申告事項ごとの確認結果
④　ハラスメント該当性に関する会社の判断
⑤　指導，処分又は再発防止措置
⑥　現在の健康上の配慮
⑦　配置転換，接触制限その他の人事上の要望への回答
⑧　金銭請求への回答
⑨　追加資料の提出先，今後の連絡方法及び不利益取扱いをしない旨

「全面的に事実無根である」，「本人の性格の問題である」，「診断書は信用できない」といった一括評価は避ける。
会社の調査で確認した事実，判断基準及び今後の措置を対応させる。

申告者には，会社が必要な対応を行ったこと及び再発防止の概要を説明する。
他方，他の従業員に対する個別の懲戒の種類・理由，人事情報又は第三者の供述内容は，無制限に開示するものではない。
プライバシー及び人事上の機密に配慮し，申告者へ説明する必要性との均衡を取って開示範囲を決める。

社内資料の名称や整理番号は，それだけでは判断の理由を伝えない。
回答書では，本人からどのような説明があったか，どこまで確認できたか，会社が何を理由に判断したかを，関係者のプライバシーに配慮して示す。

例えば，「業務手順の変更が事前に知らされなかったとのご申告について，当日の記録と双方の説明から，会議で業務手順の変更が伝えられたことを確認しました。事前に連絡があったかについては説明が分かれ，確認できませんでした。そのため，事前に連絡がなかったとまでは判断していません。」と記載する。
判断の根拠を示すことと，聴取記録や調査報告書そのものについて開示請求を受けた場合の対応は別に整理する。
書面の記録の開示請求は，パワハラ調査の記録の開示請求で扱う。

第９　決裁・交付・保存

１　回答主体と決裁経路を明確にする

回答書を作成した担当者，事実認定を行った者，人事措置を決定した者及び金銭請求を判断した者を社内記録で区別する。
懲戒処分を伴う場合は，就業規則と決裁手続を別途確認する。

２　交付記録と最終版を保存する

回答書の最終版，交付日，交付方法，受領確認，添付資料及びその後の追加申告を保存する。
編集途中の案と交付版を混同しないよう，版番号又は確定日を付ける。

受領欄を設ける場合は，受け取った書面を特定できるようにする。
例えば「上記回答書（本文全○頁）を受領しました。」とし，受領の確認にとどめる。
添付書類がある場合は，本文の頁数と分けて表示する。
交付用の最終版で頁数を照合し，末尾に余白があれば，受領欄は本文に続けて配置できる。

第１０　実務チェックリスト

①　申告事項，証拠，評価及び要望を分けたか
②　確認できた事実と確認できない事実を区別したか
③　発端，応答及び会社の措置を場面ごとに整理したか
④　心理的な説明可能性と行動の相当性を分けたか
⑤　ハラスメント認定，指導・処分及び健康配慮を分けたか
⑥　診断書に書かれている事項と書かれていない事項を区別したか
⑦　配置転換又は接触制限の範囲，期間及び再評価日を検討したか
⑧　金銭請求の費目，根拠資料及び回答権限を確認したか
⑨　相談等を理由とする不利益取扱いをしないことを確認したか
⑩　最終版，決裁，交付及び受領を記録したか

第１１　関連記事

①　ハラスメント調査のヒアリングシートの作り方
②　パワハラは相手にも原因がある？
③　同僚間のパワハラが疑われたときの会社対応
④　休業診断書をどう読むか
⑤　従業員からAIで作成した要求書面が届いたら

第１２　出典・参考資料

１　職場のハラスメント

①　厚生労働省「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」
https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=00011660&dataType=0
①　あかるい職場応援団「事業主が講ずべきハラスメント対策 パンフレット」（特に第Ⅶ章「職場におけるハラスメントへの事後の迅速かつ適切な対応」）
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/assets/pdf/pawahara_gimu.pdf

２　治療と就業の両立支援及び健康情報

①　厚生労働省「治療と就業の両立支援指針」
https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=75ac0780&dataType=0&pageNo=1
①　厚生労働省「治療と仕事の両立について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000115267.html
①　厚生労働省「職場における労働衛生対策」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/anzen/anzeneisei02.html
①　厚生労働省「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」
https://www.mhlw.go.jp/content/000922318.pdf
①　こころの耳「第5回 診断書等の個人情報の取扱いに関する注意点は？：社会保険労務士に聞いてみよう－メンタルヘルスQ&A－」
https://kokoro.mhlw.go.jp/mental-health-qa/mh-qa005/