第１ 通知書の確認と期限の計算
参議院事務局の文書開示で全部又は一部が開示されなかったときは，事務局に苦情を申し出る手続がある。
まず，通知書の発出日，文書名，不開示とされた範囲と理由を確認する。
この記事では，申出書の期限，事務局が回答する時期，審査会の答申を受けた後の扱いを順に説明する。
参議院事務局の保有する事務局文書の開示に関する事務取扱規程（以下「規程」という。）第１５条第１項は，開示を求められた事務局文書の一部又は全部を開示しない旨の通知を発した日の翌日から起算して３月以内に，苦情の申出の書面が提出されなかったときは，事務総長は原則として審査会への諮問等の措置をとらないとしている。
起算点は通知書を受け取った日ではなく，通知を発した日の翌日であるから，通知書の日付と封筒等を保存しておく。
全部を開示しない場合だけでなく，一部開示の通知で開示されなかった部分についても，苦情を申し出ることができる（規程第１３条第１項）。
文書を保有していない旨の通知も，全部を開示しない場合に含まれる（規程第９条第２項）。
期間内に書面が提出されなかったときは，事務総長は，措置をとらない旨を書面で通知する（規程第１５条第２項）。
期間内に提出しなかったことについて正当な理由があると認められる場合は，例外として措置がとられる（同条第１項ただし書）。
例外を主張するときは，提出できなかった事情と時期を具体的に示す。
第２ 苦情の申出書の記載事項
苦情の申出は，細則の様式第８号「事務局文書の開示に関する苦情の申出書」で行い，苦情の申出に係る受付事務は庶務部文書課が行う（規程第１３条，細則第７の１）。
文書開示の申出の受付窓口は，参議院第二別館東棟１階の情報公開閲覧室とされている。苦情の申出書の提出方法は，通知書の記載を確認し，不明なときは文書課に問い合わせる。
様式第８号の記載事項は，氏名又は名称，住所又は居所，連絡先，開示を求めた日，開示を求めた事務局文書の名称等，開示通知書又は不開示通知書の番号等（日付と文書番号），不開示の理由，苦情の内容（具体的に）である。
通知書又はその写しを添付するときは，通知書の番号等と不開示の理由の欄は省略できる。
必要に応じて，通知書又はその写しの提出を求められることがある（細則第７の１(３)）。
例えば，会館案内の一部が開示されなかった場合には，通知書の対象文書と不開示部分を特定し，問題とする箇所，不開示の理由に対する意見，部分を分ければ開示できると考える範囲を記載する。
文書を保有していない旨の通知であれば，その文書の作成又は提出の根拠，受け取っていそうな部署，該当する期間やファイル名など，探索の対象を示す。
別の年度版や別の冊子についての答申を挙げるときは，対象文書が違うことを明示し，どの判断の理由を参照するのかを示す。
第３ 諮問と回答の時期
苦情の申出書が提出されると，事務総長は，参議院事務局情報公開・個人情報保護審査会に諮問し，その答申を尊重して対応する（規程第１４条第１項）。
苦情の申出に係る文書の全部又は一部を開示するときは，既に開示することとされた部分を除き，その旨を書面で通知する。
開示しない部分があるときは，通知書に理由を簡潔に付記する（同条第２項から第４項まで）。
この通知は，苦情の申出書を受領した日から原則として４０日以内に行う（同条第５項）。
苦情の申出書に形式上の不備があるときは，相当の期間を定めて補正が求められ，補正に要した日数はこの４０日に算入されない（細則第７の２）。
事務処理上の困難その他正当な理由により期間内に通知できないときは，その旨，理由及び通知予定時期が通知される（細則第７の４）。
最初の開示・不開示の通知が原則として申出書の受領から３０日以内，苦情を申し出る期限が通知を発した日の翌日から３月以内，苦情への回答が苦情の申出書の受領から原則として４０日以内であり，起算点も相手方もそれぞれ異なる。
参議院事務局の保有個人情報の開示等についても，通知を発した日の翌日から起算して３月以内に苦情の申出があった場合に限り審査会に諮問するとされている。
第４ 公表された答申の読み方
審査会の答申は，参議院のウェブサイトで公表されている。
令和３年度答申第３号（令和３年１１月２６日）は，「令和元年度版参議院議員のしおり」の全部を不開示とした決定を取り消し，全部を開示すべきだとした。
事務局は，この冊子が事務総長の指定する立法及び調査に係る文書に当たるとして不開示としていた。
審査会は，冊子の内容が，指定された事項そのものではなく，その一部を参照しつつ一般的な解説を記載したものにすぎず，源泉となる情報も既に公知であること，参議院の通常選挙の年ごとに議員及び議員秘書向けに作成，配付される事務的な手引書の性格を有することなどを理由に，事務局文書に当たり，不開示情報も含まれないとした。
令和７年版の「参議院議員会館案内」は，別の文書である。
この答申の結論は，申出の対象となった冊子についてのものである。
令和７年度答申第１号（令和７年６月１３日）は，「参議院事務局が使用している執務提要（警務部執務概要は除く）（最新版）」の開示申出に対し，事務局が特定した「参議院委員会提要」，「執務必携」，「参議院調査室事務提要」の３文書を，事務総長の指定に関する件の各号に該当して事務局文書に当たらないとして不開示としたことは妥当であると答申した。
令和８年度答申第１号（令和８年８月５日）は，日本銀行の出資証券の保有に関する議員（憲法審査会委員を含む）の利益相反の確認等についての３文書について，事務局が作成しておらず保有していないとして不開示としたことを妥当とした。
資産等報告書等の閲覧は，別に法律で定められた制度である。
この答申の対象は利益相反の確認等に関する文書の保有であり，資産等報告書が閲覧できることと，特定の追加文書が事務局にあることは，別々に確認する。
令和７年度の実施状況（令和８年４月取りまとめ）では，開示申出件数が１９件，開示決定等の件数が２６件（全部開示５件，一部開示９件，全部不開示１２件）であり，苦情申出件数は１件であった。
開示申出の件数と開示決定等の件数は別の集計であり，決定等の件数を同年度の申出件数の内訳として読むことはできない。
答申を参照するときは，文書名と版，申出書の記載，不開示の理由を照合する。
第５ 他の機関・手続との区別
衆議院事務局の開示，行政機関への情報公開請求，参議院事務局の自己に関する個人情報の開示等には，それぞれ別の規程や法律がある。
この記事の３月や様式第８号は，参議院事務局の事務局文書の開示に関する苦情についてのものである。
裁判所による司法行政文書の不開示決定について取消訴訟の対象になるかを検討した記事は，別にある。
参議院事務局の不開示通知について取消訴訟を検討する場面では，行政事件訴訟法上の処分性を個別に検討する必要があり，裁判所の司法行政文書を扱った裁判例を参照するときは，対象機関と開示の根拠を区別する。
第６ 出典
① 参議院事務局の保有する事務局文書の開示に関する事務取扱規程（第９条，第１３条から第１５条まで）
② 同規程細則（第７）と様式第８号から第１１号まで
③ 参議院事務局情報公開の実施状況（令和７年度）
④ 令和３年度答申第３号
⑤ 令和７年度答申第１号
⑥ 令和８年度答申第１号
⑦ 参議院事務局情報公開・個人情報保護審査会の答申
⑧ 参議院議員の資産等報告書等の閲覧
⑨ 参議院事務局における個人情報の取扱いについて