第１ 割当て，使途と退去
参議院議員会館の議員事務室は，各議員の職務遂行のために割り当てられる。
議員本人が代表する資金管理団体の事務所には，例外として使える場合がある。
本稿は，事務室を引き継ぐ場合や政治団体の所在地を変更する場合に，会館の規程，政治資金規正法の手続，備品・記録の引継ぎをどのように確認するかを，令和８年１１月１１日に確認した資料に基づいて整理するものである。
参議院先例録は，議員会館の議員事務室を議員一人一室とし，議員の職務遂行の便に供するものとしている（先例５７８）。
事務室は，議院運営委員会庶務関係小委員会で各会派に割り当てられる。
割当て後に議員が会派を変更しても，当然には事務室の割当てを変更しないのを例とする。
すでに割当てを受けた議員が事務室を変更しようとするときは，所属会派から小委員会に申し出て承認を得る。
通常選挙後に初めて召集される国会では，再び当選した議員には従前の事務室を割り当てるのを例とする（先例５８０）。
運営規程第１４条第１号は，事務室を，割り当てられた議員の職務遂行に資する目的のみに使うと定め，宿泊を禁じている。
会館案内は，この目的以外の例として，各種団体の事務所や新聞・雑誌の発行所その他これに類するものを挙げ，使用できないとする。
ただし，議員本人が代表者である資金管理団体の事務所に限り，その議員の事務室を使用できるとされている（会館案内第Ⅱ章１（２）①，先例５７８）。
議員が議員でなくなった場合は，速やかに事務室から退去する（運営規程第１４条第５号）。
事務室は，割り当てられた議員がカードキー又はオートロックキーの暗証番号を管理する（同第１３条）。
施設を明け渡すときは，室内の私物と貸与品，書類，通信機器，来訪予定を別々に整理する。
第２ 資金管理団体の所在地を会館に置くとき
政治資金規正法第１９条第１項は，公職の候補者が，自らが代表する政治団体のうちから一つを，資金管理団体として指定できると定める。
同項は，同法第３条第１項第３号の団体，第５条第１項の規定により政治団体とみなされるもの，及び本人以外の者を推薦し又は支持することを本来の目的とするものを，指定の対象から除いている。
団体の名称だけで判断せず，政治団体の届出，代表者，資金管理団体の指定，会館を事務所として使う根拠を，それぞれ確認する。
後援会や政党支部であっても，会館側の例外の要件を満たすかどうかは，団体ごとに判断する。
政治団体の設立等の届出と，資金管理団体の指定・異動の届出とは，別の手続である。
資金管理団体の指定をしたときは，指定の日から７日以内に，文書で届け出る（同法第１９条第２項）。
届出先は，団体の主たる活動区域等によって，主たる事務所の所在地の都道府県の選挙管理委員会か，その選挙管理委員会を経由する総務大臣かに分かれる（同法第６条第１項）。
届け出た事項に異動があったときは，異動の日から７日以内に届け出る（同法第７条第１項，第１９条第３項）。
資金管理団体に関する届出には，書面に真実の記載がされていることを誓う旨の文書を添える（同法第１９条第４項）。
例えば，議員が代表を退いた団体の事務所を引き続き同じ事務室に置きたい場合は，会館の使用要件と，政治資金規正法上の異動の届出とを，それぞれ確認する。
会館側の確認だけで，届出が済むわけではない。
政治資金規正法は改正されることがあるため，届出や収支報告では，行為日の時点の条文を確認する。
第３ 貸与品，修繕，電話と放送
会館案内には，貸与備品の一覧，故障・破損時の連絡先，清掃，鍵の管理などの定めがある。
備品が故障し又は破損したときは，議員会館サービスセンターに連絡する。
紛失した鍵や備品の補充費用，退室時の原状回復費用は有料とされている。
壁面への釘打ちや穴あけはできず，レイアウトの変更に伴うＬＡＮ回線等の移設はサービスセンターに相談する。
参議院からの貸与品を事務室の外へ持ち出すことは禁じられているが，パソコンは議員会館の会議室及び会派事務室で使える。
外部の飲食店等から飲食物を取り寄せることは，事務室の禁止事項であり，取り寄せられるのは館内業者の飲食物に限られる（運営規程第２８条第３項も参照）。
共用部分に私物を置くことも，運営規程第１４条第６号が禁じている。
電話について，会館案内は，外線電話の基本料金以外の料金，内線電話からの市外通話料及び託送電報料を，すべて自己負担とする。
国際電話も外線電話で利用でき，通話料等は自己負担である。
電話やＦＡＸの回線については，別途ＮＴＴの工事が必要になる場合があり，その工事費は自己負担と案内されている。
貸与されるパソコンとプリンタの操作や故障はヘルプデスクに連絡し，プリンタの消耗品（トナー，用紙等）は，事務室の負担で純正品を補充する。
基本料金を実際に誰が支払うかは，請求・精算の資料で確認する。
退去や事務室の移動では，貸与品と電話の精算，私物機器の搬出，接続サービスの移行を確認する。
事務室には，地上波放送，衛星放送の一部及び衆参両院の本会議等の中継を受信するセットトップボックスが設置されている。
参議院院内テレビ以外の受信で使用料が発生する場合や，ＮＨＫ受信料は，各議員事務室の負担とされている。
受信契約の要否は，放送法第６４条と，設置した機器やサービスの実態に照らして，別に確認する。
第４ 共用設備，防火，書類の扱い
会館の利用者向けサイト（議員会館サービスサイト）には，会議室の予約，面会者の事前登録，拾得物・遺失物の情報，電子目安箱，申請書類や規程の閲覧などの機能がある。
配布文書は地下１階の文書配付室の文書函に入れられ，宅配物の配達・集荷・未着の問合せは地下３階のデリバリーセンターが窓口である。
台車や車いす等の備品は，北玄関受付に備え付けの貸出簿に日時と氏名を書いて借り，傘を除き館外に持ち出せず，一両日中に返却する。
会議室の備品の貸出しは，サービスセンターに電話で申し込む。
ごみは，各階のゴミ分別室の容器に分けて捨てる。
乾電池は電極にテープを貼って絶縁し，充電式電池やボタン型電池は，それぞれ回収協力店等へ持ち込む。
シュレッダー紙と鉢植えは，保管棚の前に置く。
水分のある生ごみは，湯沸室の専用容器に捨てる。
テレビと冷蔵庫は，購入した販売店等に引取りを依頼し，処理は有料である。
私物のパソコン，周辺機器及びトナーカートリッジは，販売店又はメーカーに連絡する。
テレビ・冷蔵庫以外で一辺３０センチメートル以上の粗大ごみは，有料の処理を前提に，事業用粗大ごみの処理業者の紹介をサービスセンター等から受けられる。
千代田区は，事業者が出す粗大ごみを回収していないと案内している。
書類を処分する前に，その文書の保有主体，保存期間，引継ぎの必要性，紛争への対応を確認する。
防火や避難については，議員事務室ごとに，議員を除く常時在室者から火元責任者と火元副責任者を各１人選び，推薦書を警務部第一分室に提出し，変更があればその都度届け出る。
事務室を長期にわたり不在にするときは，不在の期間と連絡先をあらかじめサービスセンターに連絡する。
消防設備の点検，空気環境測定，定期清掃などの維持管理作業のために，事務室に立ち入ることがあり，作業は事前に知らされる。
非常の場合は，館内放送に従い，自衛消防隊員の誘導に沿って避難する。
避難時にエレベーターは使わない。
会館の運営は，自治委員会が自治的に行う（運営規程第２条）。
自治委員会は，参議院議院運営委員を充てる委員２５人で組織され，委員の互選で委員長と理事が置かれる（同第４条，第５条）。
会議は，委員の３分の１以上の出席で開き，議事は出席委員の過半数で決し，議事は要領を記録して委員長が署名する（同第７条，第８条）。
決定事項は委員長の名で各議員に通知され，特に重要な事項は参議院公報に掲載され，公示が必要な事項は議員会館の掲示板への掲示や院内の情報システムによる提供が行われる（同第９条）。
会館運営の意思決定，施設を管理する部署，受付の窓口は，それぞれ別である。
この規程は昭和４０年７月８日に決定され，同月１５日から施行されている。
過去の出来事を調べるときは，当時の規程と附則を照合する。
運営規程は，許可を受けないで館内で営業することを禁じ，参議院との契約に基づく運営業務の一部として行われる営業を除いている（第２７条）。
食堂及び喫茶室を利用できる者は，第２８条第１項が定めている。
令和７年版の会館案内は，指定場所以外での喫煙を禁止し，食堂・喫茶室の喫煙スペースを指定たばこ（加熱式たばこ）専用としている。
実際の区画の扱いは，最新の館内掲示に従う。
第５ 出典
① 『参議院議員会館案内（令和７年版）』第Ⅱ章，第Ⅳ章から第Ⅵ章まで，参議院議員会館運営規程第１条から第９条まで，第１３条，第１４条，第２７条，第２８条。掲載先は参議院の議員会館等に関する文書
② 参議院先例録第３２章（先例５７８から５８０まで）
③ 政治資金規正法（第６条，第７条，第１９条）
④ 放送法（第６４条）
⑤ 千代田区「事業者が出すごみ」
⑥ 関連記事：参議院議員のしおり（令和７年版）の解説