参議院議員会館の面談室・会議室・講堂の使い方――予約と主催者の注意点（AI作成）

第１　用途から部屋を選ぶ

参議院議員会館で会議を開くときは，参加者を集める前に，主催者，会議の目的，議員以外の参加者，人数を確認する。
令和７年版『参議院議員会館案内』では，面談室と会議室等とで予約の起点が異なり，議員会議室，特別会議室及び講堂にも別々の条件がある。
本稿は，令和８年１１月１１日に確認した会館案内と運営規程に基づき，主催者が部屋を選び，申込みから終了後の片付けまでを確認する順序で整理するものである。

面談室は，議員に面会者があるときの面会や各種打合せに使う部屋である。
通常の会議室は議員の会議に使う部屋であり，議員の会議の使用に妨げとならない場合に限り，議員からの申出により議員以外の者の会議にも使える（運営規程第１５条第１項第１号）。
外部団体が会合を計画するときは，この条件を踏まえ，議員事務室に相談するところから始める。

議員会議室は，議員のみの会議に使う部屋である（同項第２号）。
会館案内によれば，議員第３会議室は，議員と外国の要人等との会議又は面会にも使える。
説明者等として議員以外の者が出席する場合は，会議室通行証の発行申請が必要になることがある。

特別会議室は，参議院又は議員が主催する国際会議に使う部屋である（同項第３号）。
国際会議に使われない場合は，議員のみの会議で，事前に参加者の名簿を提出するときに限って使える。
講堂は，参議院が主催する会議，式典，レセプション等に使うほか，参議院の使用予定がない日に，議員が主催し出席者がおおむね１００名以上の会議等にも使える（同項第４号）。

第２　予約開始と申込方法

会館案内の一覧表と本文から，予約の起点と申込方法をまとめると次のとおりである。

面談室は開館日の午前９時から午後７時まで使え，前日までの事前予約はできない。
同一の議員が同じ時間帯に２室以上を使うこともできない。
通常の会議室，議員会議室，特別会議室及び講堂の通常の使用時間は，開会中が午前８時から午後８時まで，閉会中が午前８時３０分から午後７時までである。
運営規程第１７条は，委員長が特に必要と認めた場合の別の時間と，休日であっても特に認める場合の例外を置いている。
予約の受付開始と，使える時間帯とは別に確認する必要がある。

月単位の受付には，二つの調整規定がある。
前の月に同じ日がないときは，前の月の末日が起点になる。
例えば３月３１日の使用を申し込む場合，２月には３１日がないため，２月の末日の午前９時から受け付ける。
前の月の同じ日が休日に当たるときは，直前の休日でない日が起点になる。
両方の条件が重なる場合は，サービスセンターに確認する。
通常の会議室，議員会議室及び特別会議室を通じて，同一の議員が同一の日に２室以上を使うことはできない。

第３　許可，参加者の案内と取消し

会議室又は講堂を使おうとするときは，あらかじめ会議等の日時，出席人員その他必要な事項を明らかにして申し込み，委員長の許可を受ける（運営規程第１６条第１項）。
２以上の申込みがあったときは申込み順に許可し，許可を受けた者が使用について責任を負う（同条第２項）。
会議の名称，主催者，責任者，目的，外部参加者及び必要な設備は，申込みの前に整理しておく。

次の場合は，会議室等を使用できない（運営規程第１５条第２項）。
①　使用が営利を目的とするとき。
②　使用が公の秩序又は善良の風俗に反するとき。
③　使用により議員会館の管理運営上支障を来すおそれがあるとき。
許可を受けた後でも，会議室等に集会した者が騒がしい行為をして他人に迷惑を及ぼすおそれがあるときは，委員長が必要な指示をし，退室を求め，又は使用を取り消すことができる（運営規程第１８条）。

会館案内は，禁止事項として，物品販売等の営利目的，有料の講演会，政治資金パーティーのための使用を挙げている。
会議室等の間で机や椅子を貸し借りすること，廊下で会議室の受付をすること，廊下や会議室の外側の壁に案内を掲示すること，廊下に看板を立てること，廊下で印刷物を配ること，廊下から入室者や室内を撮影することも禁止されている。
参加費を集める催しを検討する場合は，施設の使用条件と，政治資金規正法上の定義や報告の条件とを，別々に確認する。

議員会館内で会議に出席する議院記章の帯用者以外の者には，会議室通行証が発行される（運営規程第２２条）。
発行の申請は，通常の会議室や議員第１・第２会議室ではサービスサイトでの予約の際に，議員第３会議室，特別会議室及び講堂では使用申込書に記載して行う。
会議室通行証の帯用者は，東玄関からしか入館できず，議員事務室を訪ねることもできない。
面談室の予約と，議員事務室が訪問者をサービスサイトで事前登録する手続とは，別の手続である。
主催者は，参加者に会館名，集合時刻及び入館手続を伝え，入場が部屋の予約だけで確実になるとは考えないようにする。

予約後に使用しないことになったときは，サービスサイトでの予約削除（議員第３会議室，特別会議室，講堂は専用電話）を速やかに行う。
会議室等の開閉は議員又は秘書の要請によりサービスセンターが行い，使用の終了後は同センターに連絡して立会いで確認を受けた後に施錠される。
机や椅子を動かした場合は，必ず元の基本レイアウトに戻す。

第４　定員，設備，飲食を確定する

会館案内の一覧表によれば，面談室は各１３席（予備椅子等を使うと１８席），特別会議室は標準８４席（最大９６席），講堂は標準１９２席（最大３４４席）である。
括弧内などの最大席数は，予備椅子又は補助椅子を使った場合の数である。
講堂の議員主催会議の目安であるおおむね１００名という基準と，実際の参加人数と，消防法の規定により超えられない定員とは，別々の数である。

会議室の設備は，常設の機器と貸出し備品とに分かれる。
１０３会議室は，インターネットに接続できず，マイクやスピーカー等の音響備品も使えない。
議員会議室は音響備品を使えないが，インターネットには接続できる。
接続のための端末は利用者が用意し，端末の設定に関する問合せには応じてもらえない。
補聴援助の設備には，常設のものと貸出しのものがあり，貸出しを希望する場合は，部屋の予約後にサービスセンターへ電話する。
貸出し備品は数に限りがあるため，必要な機器と，部屋で使える機器とを先に照合する。

会議室等では，飲み物に限って個人が持ち込める。
主催者が参加者に飲み物を用意する場合は，館内店舗からの取寄せ又は持込みに限られる。
弁当は，通常の会議室と議員会議室に限り，昼食時に館内店舗から取り寄せられる。
面談室と特別会議室は食事ができず，講堂は弁当の取寄せができない。
講堂でレセプション等を行う場合の外部からの取寄せは，運営規程第２８条第３項が例外を認めており，会館案内は参議院が主催するレセプション等の外部ケータリングを可能としている。
利用する部屋，主催者及び飲食の内容を示して，事前に確認する。

食堂及び喫茶室は会議に使えない（運営規程第２８条第２項）。
食堂の団体予約は，午前１１時４５分から午後１時１５分までの３６席に限られ，提供されるのは弁当で，予約の期限は前日（休日の場合は直前の休日でない日）の午前１１時である。
会議室等の予約とは別に，利用資格と営業の状況を確認する。

第５　出典

①　『参議院議員会館案内（令和７年版）』第Ⅲ章，参議院議員会館運営規程第１５条から第１８条まで，第２２条，第２８条。掲載先は参議院の議員会館等に関する文書
②　参議院先例録第３２章（先例５８１）
③　政治資金規正法
④　関連記事：参議院議員のしおり（令和７年版）の解説