第１ 公式派遣と個人渡航
国会議員の海外渡航を調べるときは，議院の公式派遣報告，会期中の請暇願，外務省に送られた便宜供与依頼，在外公館が作成した支出関係書類を分ける。
保有機関によって開示の制度が異なり，開示請求の対象になることと，どの部分が開示されるかも別の判断である。
衆議院の公式派遣には，各国の政治経済事情等の調査・視察，国際会議への出席，外国議会との友好交流などがあり，議院運営委員会理事会の決定に基づいて行われる。
派遣の目的，参加者，日程等は，派遣報告や衆議院の国際関係の公式ページで探す。
公式派遣によらない個人渡航は，会期中であれば請暇が必要とされる。
国際会議の案内が議員に周知されても，個人の資格で参加する場合は，公式派遣と区別する。
列国議会同盟（ＩＰＵ）会議，ＩＰＵ世界議長会議・世界女性議員会議，Ｇ７下院議長会議，アジア・太平洋議員フォーラム（ＡＰＰＦ）総会，日本・ＥＵ議員会議等は，会議体と開催年を確かめて報告を探す。
外国議会の議長一行の招待，外国要人の表敬訪問や国会演説は，別の行事である。
衆議院議員向けの説明文書（令和８年６月の開示文書），平成２６年答申第３号（海外渡航の請暇願）
第２ 公用旅券・査証と便宜供与の依頼
議員が公式派遣その他の公務で渡航するときの公用旅券は，旅券法上，国の用務のため外国に渡航する者に発給される旅券であり，各省各庁の長（衆議院では衆議院議長）が外務大臣に発給を請求する（旅券法２条，４条）。
開示文書は，国際部総務課への公用旅券発給請求願の提出，自署と顔写真のデータ等の提出，原則として戸籍上の氏名を使用する取扱い，発給まで１週間程度を要することを説明している。
開示文書が案内するのは，有効期間５年の数次往復用公用旅券である。
旅券法は，公用旅券を有効期間５年の一往復用とし，数次往復の必要を認めるときに５年以下の数次往復用を発行できると定める（５条の２）。
議員の身分を失ったときの速やかな返却と，連続当選の場合の継続使用は，開示文書上の取扱いであり，旅券の法定の失効・返納（１８条）とは区別する。
一般旅券では査証が不要な国でも，公用旅券では査証が必要な場合がある。
口上書が必要なときは，開示文書によれば，日程表を国際部総務課に提出し，外務省による口上書の発給（通常３日間程度）を待った後，議員事務室から渡航先の在日大使館・領事館へ公用旅券や口上書等を提出する。
渡航先・時期・用務に応じた査証の要件は，当該公館で確認する。
個人渡航の際に，渡航先で空港送迎や要人訪問等について在外公館による便宜供与を希望する場合は，依頼内容を文書にして国際部総務課へ提出し，同課が外務省へ依頼する。
開示文書は，この依頼文書が外務省において情報公開の対象文書になると説明している。
政府の答弁書は，在外公館の便宜供与を，一般に，公共性や公益性を有する用務で海外に渡航する者に対して行う送迎，宿舎の手配等の支援を指すとし，分類ごとに宿舎留保，アポイントメント取付け，現地事情説明，空港送迎等の内容を定めている。
在外公館が行う会議記録の作成や外務本省への報告は，国会議員に対する便宜供与として行うものではないとされる。
令和６年４月２６日の衆議院外務委員会では，政府参考人が，ある議員の訪米について，議員事務所の依頼に応じ，便宜供与基準にのっとって出入国支援，借り上げ車両の手配，宿舎留保，現地情勢ブリーフを行ったと答弁した。
参議院のしおりに載る担当課や日程を，衆議院の手続に当てはめないようにする。
衆議院議員向けの説明文書（令和８年６月の開示文書），旅券法，質問主意書第２１９号に対する答弁書（在外公館の便宜供与），第２１３回国会衆議院外務委員会第８号（令和６年４月２６日），参議院議員のしおり（令和７年版）の解説
第３ 請暇願と外務省の支出記録の請求先
会期中の議員の請暇は，衆議院規則１８１条により，理由を付し日数を定めて，あらかじめ議長に請暇書を提出する。
７日を超えない請暇は議長が許可できる（衆議院規則１８２条）。
衆議院事務局の開示に関する審査会の平成２６年答申第３号（平成２６年７月２８日）が扱ったのは，特定議員らの特定外国を渡航先とする請暇願を不許可とした経緯（理由など）が分かる文書の不開示である。
審査会は，この文書を，議員が議院に出席しないことの許否に関わる立法及び調査に係る文書であり，議院行政文書に当たらないと判断した。
保有していないとして不開示としたことは結論において妥当としつつ，保有の有無にかかわらず，議院行政文書に該当しないことを理由とすべきであったとして，理由の示し方を問題にした。
衆議院事務局への開示申出は，衆議院事務局の保有する議院行政文書の開示等に関する事務取扱規程による別の制度であり，立法及び調査に係る文書は議院行政文書に含まれない。
外務省が保有する依頼文書，支出の決裁・証拠，予定表や報告等を求める場合は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（情報公開法）に基づく開示請求を検討する。
対象を訪問者，訪問時期，在外公館，文書の種類で区分し，複数の文書を求める場合には分けて特定する。
どの資料が実際に保有されているか，個人情報・外交上の情報等を除いて開示できるかは，個別に判断される。
平成２６年答申第３号（海外渡航の請暇願），衆議院規則，衆議院事務局の保有する議院行政文書の開示等に関する事務取扱規程，質問主意書第２１９号に対する答弁書（在外公館の便宜供与）
第４ 会食の支出書類をめぐる原審・控訴審
特定の国会議員の訪米時に在米日本大使館が行った会食等に関する支出証拠・計算書等の開示請求について，外務大臣は，情報公開法８条に基づき文書の存否を明らかにしないで開示を拒否した。
東京地裁平成１９年９月２０日判決（平成１８年（行ウ）第６９４号）はこの処分を取り消し，東京高裁平成２０年５月２９日判決（平成１９年（行コ）第３４５号）は，国の控訴を棄却した。
補正後の請求対象は，支出証拠，計算証明に関する計算書等の文書であった。
別の開示請求に対する情報公開・個人情報保護審査会の答申を受けて，大使館での懇談・夕食会等が予定されていた日程を記載した資料が，既に開示されていた。
東京地裁は，存否応答拒否が許されるのは，文書の存否を答えるだけで不開示情報を開示することになる場合に限られるとした上で，少なくとも当該食事会等が公にすることを前提としない会合ではなかったことが既に明らかになったともいえるとした。
東京高裁は，国会議員と在外公館職員との会合には，公にすることを前提とするものとそうでないものとが混在し，会合の存在自体が明らかになっても，その内容を明らかにしない限り，どちらかが明らかになるとは認め難いとした。
支出関係文書自体から会合の内容が明らかになることは通常想定し難く，処分で示された理由は具体性を欠いて不十分で，その根拠となる事実の立証もないとした。
取消しの対象は存否応答拒否である。
書類の各記載がすべて開示されるという判決ではない。
通知理由で特定された不開示情報と，既に開示又は公表された予定・実施の事実，存否を答えることで新たに分かる事実を対応させて検討する。
東京地裁平成１９年９月２０日判決（平成１８年（行ウ）第６９４号），東京高裁平成２０年５月２９日判決（平成１９年（行コ）第３４５号）
第５ 大量請求の場合と期限を区別する
別件の仙台地裁平成２０年７月１５日判決（平成１９年（行ウ）第１３号）では，便宜供与に関する請求として，在ホノルル総領事館，在イタリア大使館，在フランス大使館の各９年度分の２７件の請求があった。
同じ判決で扱った，６公館の報償費に関する支出決裁文書の６件の請求とは区別する。
６０日以内に決定等が一切なく，情報公開法１１条の要件を欠く点と，文書量，現地言語，担当部局の外交事務等を考慮した国家賠償法上の違法性は，別に判断された。
裁判所は，国家賠償請求を棄却した。
原告は，訴訟の係属中に開示決定等がされたため，不作為の違法確認と期限延長の通知の取消しの請求を取り下げており，この判決が長期間の延長一般を認めたわけではない。
請求の目的に沿って，在外公館，訪問時期，文書の種類を絞ることは，対象文書の特定と処理の範囲を明確にする手がかりになる。
仙台地裁平成２０年７月１５日判決（平成１９年（行ウ）第１３号）
第６ 出典・関連記事
衆議院議員向けの説明文書（令和８年６月の開示文書）
平成２６年答申第３号（海外渡航の請暇願）
旅券法
質問主意書第２１９号に対する答弁書（在外公館の便宜供与）
第２１３回国会衆議院外務委員会第８号（令和６年４月２６日）
衆議院規則
衆議院事務局の保有する議院行政文書の開示等に関する事務取扱規程
東京地裁平成１９年９月２０日判決（平成１８年（行ウ）第６９４号）
東京高裁平成２０年５月２９日判決（平成１９年（行コ）第３４５号）
仙台地裁平成２０年７月１５日判決（平成１９年（行ウ）第１３号）
衆議院事務局の議院行政文書・自己情報の開示手続
参議院議員のしおり（令和７年版）の解説
行政機関等に対する情報公開請求の基礎――対象外の書類，審査会，情報公開訴訟，公文書管理法