第１ 開示を申し出られる文書と保有先の特定
参議院事務局が保有する議員会館の案内や業務記録は，参議院事務局の保有する事務局文書の開示に関する事務取扱規程（以下「規程」という。）に基づいて開示を申し出ることができる。
参議院事務局は情報公開法の対象ではなく，その趣旨を踏まえた独自の制度として規程等が設けられている。
申出は企業，団体，個人を問わず誰でもできる。
この記事では，申出書の提出から通知，閲覧や写しの受領までを順に説明する。
規程にいう「事務局文書」は，事務局の職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録であって，職員が組織的に用いるものとして事務局が保有しているものである（規程第２条）。
官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの，日本国憲法施行前に作成された文書で特別に管理しているもの，立法及び調査に係る文書で事務総長の指定するものは除かれる。
開示につき法令又は参議院の決定（会派間の合意を含む。）に別段の定めがあるものは，規程による開示の対象にならない（規程第３条ただし書）。
例えば，会館の案内を求めるなら，冊子の名称と令和７年版という版を示す。
施設管理の記録を求めるなら，管理，修繕，貸与等の業務の種類，対象期間，求める文書の種類を示し，ファイル管理簿で部署やファイル名の候補を探す。
事務局文書ファイル管理簿は，開示を希望する文書を特定する際の参考として公表されており，情報公開閲覧室にも備え付けられている（令和８年３月末現在の版が公表されている）。
細則第３は，文書の特定のための情報提供を求められたときにこの管理簿を閲覧に供することができるとしている。
管理簿は対象を絞る手掛かりであり，一覧にあるファイル名から個々の記録の現存や開示の可否まで確定できるものではない。
なお，細則第８は，開示に関する書類の保存期間を５年間と定めている。
これは開示申出に関する書類の保存期間であり，開示の対象となる文書の保存期間とは区別する。
議員事務室，会議の主催者，ＰＦＩ事業者が作成し，保有する資料は，事務局にも提出され，又は共有されているかを分けて考える。
事務局が保有しない文書は，開示の対象にならない。
行政機関への情報公開請求とは根拠となる法令も提出先も異なり，参議院事務局の制度は参議院事務局が保有する文書を対象とするものであるから，衆議院事務局の文書は対象にならない。
第２ 申出書の書き方と提出先
開示を申し出る者は，参議院事務局宛ての「事務局文書開示申出書」（細則の様式第１号）を作成する。
氏名又は名称，住所又は居所，連絡先のほか，事務局文書の名称，知りたい事項の概要等を，文書が特定できるよう具体的に記載する（規程第８条第１項，様式第１号）。
法人その他の団体は，名称のほか代表者の氏名も記載する。
同じテーマでも，案内冊子，制定又は改正の記録，サービスの報告書，検査又は支払に関する書類は別々に特定すると，求める範囲が明確になる。
開示の実施方法の欄は，記載が任意である。
提出先は，参議院事務局庶務部文書課が受付事務を行う（規程第１２条）。
窓口は，参議院第二別館東棟１階の情報公開閲覧室である。
公式の案内では，窓口への提出又は郵送を案内しており，電子メール及びＦＡＸでは受け付けていない。
郵送の場合は，〒１００－００１４ 千代田区永田町１丁目７番１号 参議院事務局庶務部文書課内情報公開閲覧室宛てとし，文書の行き違いを防ぐため封筒に「情報公開申出関係」と記載する。
窓口の受付時間は，土曜日，日曜日，祝日及び年末年始（１２月２９日から１月３日まで）を除き，午前９時３０分から正午まで，午後１時から午後５時までである。
申出のあったその場で直ちに開示を受けることはできない。
場所や時間は変わり得るので，来室前に公式の案内で確認する。
第３ 開示・不開示の通知
事務局は，申出書を受領した日から原則として３０日以内に，開示するかどうかを書面で通知する（規程第９条第４項）。
申出書に形式上の不備があるときは，相当の期間を定めて補正を求めることがあり，補正に要した日数はこの３０日に算入されない（細則第２）。
事務処理上の困難その他正当な理由により期間内に通知できないときは，その旨，理由及び通知予定時期が通知される（細則第４の３）。
開示されない場合として，規程第４条は，会派又は国会議員の活動に支障を及ぼすおそれのある情報，参議院の立法及び調査に係る事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれのある情報，情報公開法第５条に定める不開示情報に相当するものを挙げている。
文書の一部だけに不開示情報があるときは，その部分を容易に区分して除くことができ，残りに有意の情報があれば，除いた部分が開示される（規程第５条第１項）。
特定の個人を識別できる記述等を除くことで個人の権利利益が害されるおそれがなくなるときの扱いも，同条第２項に定められている。
公益上特に必要があると認めるときは，不開示情報が記録されていても開示できる（規程第６条）。
文書の存否を答えるだけで不開示情報を開示することになるときは，存否を明らかにしないで開示しないこともできる（規程第７条）。
第三者に関する情報が記録され，不開示情報の存否に疑義があるときは，その第三者の意見を聴く（規程第１０条第１項）。
反対の意見が出されても開示するときは，開示に先立ち，第三者に開示する旨と理由が書面で通知される（同条第２項）。
一部でも開示する場合の通知書（様式第２号）と，全部を開示しない場合の通知書（様式第３号）は，別の様式である。
全部を開示しない場合には，開示を求められた文書を保有していない場合も含まれる（規程第９条第２項）。
通知書の文書名と理由を読み，保有先，対象範囲，次に求める対応を確認する。
不開示の通知に不服がある場合には，期限のある苦情の申出の手続がある（規程第１３条から第１５条まで）。
第４ 閲覧・写し・郵送の選び方
開示の通知を受けたら，通知書に記載された実施方法，場所，期間を確認し，「事務局文書の開示の実施方法等申出書」（様式第７号）を提出する（規程第１１条第３項，細則第６の１）。
開示の実施は，事務局が開始できるようにすべき時期として，通知を発した日から少なくとも３０日以内とされている（規程第１１条第４項）。
ただし，開示の準備により事務に支障を生ずるおそれがあると認めるときは，この限りでない。
実施を希望する日は，通知書に記載された開示を実施できる期間から選ぶ。
事務局で開示の実施を受けるときは，通知書の提示を求められるので，通知書を持参する（細則第６の２）。
開示の方法は，文書及び図画は閲覧，録音テープ等は聴取，ビデオテープ等は視聴が基本であり，その他の電磁的記録は用紙に出力したものの閲覧や写しの交付，又は専用機器による再生である（規程第１１条第１項，細則第６の３）。
実施の場所は文書課が指定する場所で，時間は午前９時３０分から正午まで，午後１時から午後５時までである。
実施には文書課の職員が立ち会う。
写しの交付を受けるときは手数料を納める。
手数料は，Ａ３判以下の用紙について，白黒で複写したものが用紙１枚につき１０円，カラーで複写したものが２０円である。
電磁的記録を用紙に出力したものを複写したときも，同じ額である。
両面印刷の用紙を用いるときは，片面を１枚として算定する。
例えば，白黒の両面印刷３枚の写しは，６面分で６０円となる。
手数料は，様式第７号に収入印紙を貼って納付する。
写しの送付を希望するときは，送付に要する費用に相当する郵便切手を添えて申し出る（細則第６の７）。
第５ 申出先が別になる資料
参議院議員会館地下２階の資産等報告書等閲覧室（資産公開室）で閲覧できる資産等報告書等は，政治倫理の確立のための国会議員の資産等の公開等に関する法律に基づく別の制度である。
同法第５条第１項は，議長が，提出すべき期間の末日の翌日から起算して７年を経過する日まで，これらの報告書を保存しなければならないとし，同条第２項は，何人も閲覧を請求できるとしている。
問合せ先は参議院事務局議員課議員係であり，閲覧時間は原則として平日の午前９時３０分から正午まで，午後１時から午後５時３０分までと案内されている。
事務局文書の開示を受ける情報公開閲覧室とは，担当部署も時間帯も異なる。
参議院事務局が保有する自己の個人情報の開示等は，「参議院事務局の保有する個人情報の保護に関する規程」に基づく別の手続であり，本人又は代理人であることを示す書類の提示又は提出が必要となる。
求める情報の名称だけでなく，誰がどの制度で保有し，何を見せてもらうのかを先に整理するとよい。
第６ 出典
① 参議院事務局の情報公開制度
② 参議院事務局の保有する事務局文書の開示に関する事務取扱規程
③ 同規程細則と各様式
④ 事務局文書ファイル管理簿（令和８年３月末現在）
⑤ 参議院議員の資産等報告書等の閲覧
⑥ 政治倫理の確立のための国会議員の資産等の公開等に関する法律（e-Gov法令検索）
⑦ 参議院事務局における個人情報の取扱いについて