第１ 最初に確認する休職の根拠と就業の可否
社員から療養を要する診断書が提出されたときは，休職の必要性と，会社の制度上いつから休職にするかを分けて確認することが重要である。
本記事では，民間企業の使用者が休職開始時に確認する事項を，①就業規則，②具体的な就労能力，③業務上の傷病の可能性，④休職通知，⑤金銭負担，⑥連絡と復職の準備の順に整理する。
以下で述べる手順は，法令上の義務ではなく，公開されている法令，裁判例及び行政資料を踏まえた提案である。
令和８年９月６日現在，労働施策総合推進法２７条の３に基づく治療と就業の両立支援措置は，同年４月１日から事業主の努力義務となっている。
同時に適用された厚生労働省の治療と就業の両立支援指針は，長期休業の開始前に，賃金を含む制度，休業可能期間及び復帰手順を本人に説明する流れを示している。
この努力義務は，希望どおりの有給休職を一律に認める義務ではない。
他方，労働契約法５条の安全配慮義務は別に問題となるため，努力義務だから個別の健康上の危険に対応しなくてよいということにもならない。
本人から診断書や休職の申出がない場合でも，過重な業務が続き，体調悪化や欠勤等を会社が把握しているときは，申出を待つだけで対応を終えてはならない。
最高裁平成２６年３月２４日第二小法廷判決（平成２３年（受）第１２５９号・東芝事件）は，過重な業務が続き体調悪化が認められる状況では，精神的健康に関する情報の積極的な申告を期待し難いことを前提に，業務軽減等の配慮をする必要があると述べている。
なお，この説示は理由中のものであり，同判決の裁判要旨は過失相殺に関するものである。同事件については，差戻後の控訴審判決（東京高裁平成２８年８月３１日判決・平成２６年（ネ）第２１５０号）が別にある。
勤務時間，担当業務，欠勤及び本人の具体的な訴えを記録し，医師への相談や業務負担の軽減等の必要性を検討することになる。
もっとも，安全確保のために対応を始めることと，就業規則に基づく無給の休職を発令することは，別々に根拠を確認する必要がある。
第２ 就業規則と休職開始日の確認
１ 会社の規程と本人の適用条件
休職の定義，期間の制限及び復職等について労働基準法に定めはない。まず自社の就業規則，雇用契約及び適用対象を確認し，休職事由，必要な欠勤日数，勤続期間による違い，申請又は命令の手続，休職期間及び再休職時の通算規定を確認する。規程によっては，「欠勤」の定義や休職期間との通算の定めがなく，長期の欠勤から就業を再開する場合の手続も置かれていないことがあるため，これらの定めの有無も併せて確認する。
休職事由が複数の号に分かれている場合，どの号を適用するかによって，休職期間の上限だけでなく，期間が満了したときの効果も変わることがある。会社の判断による号の休職を先に命じると，長期欠勤を要件とする号の日数が積み上がらなくなることもあるため，二つの号の接続を先に確認する。本人が診断書を提出して療養している期間は，休職を命じなくても就労しない状態に変わりはない。そのため，会社の判断による号の休職を先に命じる実益は，主として，その期間中に本人が就業を申し出た場合の取扱い（後記第６の１）にあり，休職を命じる時期は，この実益と二つの号の接続の問題とを比べて決めることになる。
詳細は，休職事由の号の選び方――満了時の効果，欠勤要件の通算及び就業規則の不利益変更（AI作成）で整理している。
２ 年休・欠勤・休職の日付を分ける
診断書の作成日，療養を要するとされた期間の初日，実際の欠勤開始日及び就業規則上の休職開始日は，同じとは限らない。年休の申出と残日数，欠勤期間の算定方法及び休職への移行条件を別々に確認し，開始日と満了予定日を計算する。
診断書に記載された療養期間は，その期間が経過すれば就業できるとの判断まで示すものとは限らない。治療と就業の両立支援指針５(5)アも，治療の見込みが立てやすい疾病については，休業開始の時点で主治医や産業医等の助言を得ながら休業終了の目安を把握することを示している。診断書の期間を超えて休職期間を定める場合は，症状の経過，予定されている検査及び医師の意見を確認する時期等，その期間を定めた根拠を記録しておく。あわせて，期間の途中でも復職を申し出られることを本人に示しておけば，後に就業可能とする診断書が提出されたときも，休職期間の設定の当否ではなく，復職の申出に速やかに対応したかという問題として検討しやすくなる。
休職に入れば労働義務のない日となるため，年次有給休暇を取得することも，使用者が時季を指定して与えることもできなくなる。休職開始前の取得の意向，次の基準日の出勤率及び２年の時効を併せて確認しておく必要がある。
詳細は，休職と年次有給休暇の関係――休職前の取得，年５日の時季指定，出勤率及び２年の時効（AI作成）で整理している。
第３ 診断書と具体的な仕事を照合する
１ 医師に伝える仕事と尋ねる事項
治療と就業の両立支援指針５(1)～(3)は，仕事の情報を主治医に伝えて意見を得た上で，産業医等の意見，本人の意向及び職場の状況を踏まえて事業主が判断する流れを示している。産業医等がいない場合は，主治医から提供された情報を参考とする。
「療養を要する」「就労可能」との記載だけでは判断に必要な情報が不足するため，実際の作業と負荷，可能な勤務の条件，制限の程度と期間，及び再評価の時期を分けて尋ねる。質問は，休職又は就業のどちらかへ誘導しない。
詳細は，主治医に何を伝え何を尋ねるか――勤務情報提供書，就業の可否，制限の程度と再評価の時期（AI作成）で整理している。
２ 他の業務への配置可能性
傷病により従前の業務を通常どおり遂行できなくなった社員について，元の仕事ができないという一事から労務の受領を拒むことはできない。他方，職種を限定する合意がある場合には，別の業務への配置を一方的に命じることもできない。
契約上の職種限定の有無，本人の能力・経験，企業の規模及び実際の配置・異動の状況を確認し，配置される現実的可能性のある他の業務があるかを検討する必要がある。
詳細は，元の仕事ができない社員の配置可能性――片山組事件と職種限定合意（AI作成）で整理している。
３ 本人が受診等に応じない場合
本人が受診や追加の情報提供に応じない場合も，確認の目的，不足している事項及び規程上の根拠を示し，より限定した確認方法を検討する。精神的不調による欠勤が疑われるときは，直ちに懲戒の問題として処理しないことが重要である。
検討の順序としては，裁判例を参照する前に，自社の規程に，休職者に限らず適用される健康管理上の条項がないかを確認する。受診を求める措置そのものの適否は，懲戒の適否とは別に検討する。
詳細は，休職・欠勤中の社員に受診を命じられるか――指示に従う義務の根拠，指定医の受診及び拒まれた場合の対応（AI作成）で整理している。
４ 医療情報の取得と共有の範囲
病歴は，個人情報保護法２条３項の要配慮個人情報に当たり，同法２０条２項により，その取得には原則としてあらかじめ本人の同意を要する。
法令に基づく取得等の例外はあるが，休職を検討しているという理由だけで全ての診療情報を取得できるわけではない。
厚生労働省の心身の状態に関する情報の取扱指針６頁～７頁は，本人が自発的に提出した情報について医療機関へ直接照会する場合，別途本人の同意が必要であるとしている。
診断書の提出を，主治医への無制限の照会に同意したものとして扱わず，照会先，目的及び質問範囲を明らかにするのが適切である。
厚生労働省の健康情報取扱規程の手引き１０頁～１１頁も踏まえ，就業規則に健康情報の取扱いを定めることと，本人の意思に基づく情報提出や主治医への直接照会について必要な同意を得ることは，区別して確認する。
労働安全衛生法１０４条は，心身の情報の収集・保管・使用を健康確保に必要な範囲にとどめ，適正に管理することを求めている。
実務上は，詳細な医学情報を取り扱う者と，現場で勤務上の配慮を実施する者を区別し，上司や同僚には業務上必要な措置の情報に絞って共有する方法が適切である。
面談で病状を聴き取る場合も，会社が知る必要があるのは，仕事への影響，就業の可否及びその見通しである。
病名や治療の内容は，本人が自ら話す範囲で聴くにとどめ，会社から深く尋ねないようにする。
検査中で確定していない病名を，確定した事実として面談記録に書いたり，社内のメールで広く共有したりしないことも重要である。
なお，令和８年７月１７日に公布された改正個人情報保護法（令和８年法律第５６号）は，主要な改正部分が公布後２年以内の政令で定める日から施行される。本記事は施行前の現行法によっているため，施行日以降は条文の番号と規律を改めて確認する必要がある。
第４ 業務上の傷病の可能性を確認する
会社の書類に「私傷病」と記載したことだけで，労災保険上の業務起因性が決まるわけではない。
労働基準法１９条は，業務上の傷病による療養休業中とその後３０日間について，例外を除いて解雇を制限しているため，私傷病休職の規程を適用する前提を確認する必要がある。
精神障害について，厚生労働省の心理的負荷による精神障害の認定基準は，業務による心理的負荷，業務外の負荷及び個体側要因を所定の基準に従って検討する仕組みである。
私生活上の事情や既往症があることだけで業務起因性を否定せず，発病又は悪化の時期，勤務時間，職場での出来事及び医学的評価を確認することが重要である。
令和５年９月１日の同認定基準第５の１では，特別な出来事がない場合でも，業務による強い心理的負荷，従前の症状，業務外の負荷，個体側要因及び悪化の経緯等を検討し，業務によって自然経過を超えて著しく悪化したと精神医学的に判断されるときは，悪化した部分の業務起因性が認められ得る。
また，同基準第４の２(4)は，発病前おおむね６か月にも継続するハラスメント等について，開始時からの全行為を評価対象とする扱いを示しているため，それ以前の記録を不要と考えてはならない。
労災保険法施行規則２３条２項は，保険給付に必要な証明を求められた事業主に，速やかな証明を義務付けている。
証明欄の対象となる事実については，把握している事項，不明な事項及び争いのある事項を分け，業務起因性への異論があることを理由に一律に証明を拒まない。
労災保険上の業務起因性の判断と，会社の安全配慮義務違反等による損害賠償責任の判断は，要件を分けて検討する。
会社は，勤怠，業務内容，相談への対応等の記録を保全し，確認できない内容まで事実として証明しない一方，責任を争う可能性があるというだけで必要な証明を一律に拒まないことが重要である。
証明書への留保や別紙の付け方は，実際の様式と提出先に確認し，確認できた事実と会社の意見を混同しないようにする。
第５ 休職通知で伝える事項
治療と就業の両立支援指針５(5)アは，長期休業の開始前に，制度，賃金，手続，休業可能期間及び職場復帰の手順を説明する対応を示している。同アは，これらの情報提供とともに休業申請書類を提出させて休業を開始することも示している。
説明の食い違いを防ぐため，適用する規程と開始日，期間，賃金，連絡，復職の手続，試し出勤及び満了時の取扱いを通知書又は説明書にまとめ，本人に交付した内容と日付を残す。
詳細は，休職通知書に記載すべき事項――適用条項，期間，賃金，復職手続及び満了時の取扱い（AI作成）で整理している。
第６ 給与・傷病手当金・社会保険料
１ 無給扱いと休業手当を区別する
私傷病のため労務を提供できず，契約上も有給とする定めがない場合，原則として賃金は発生しない。もっとも，会社が就労を拒んでいる場面を，当然に同じ無給扱いにすることはできない。
療養の必要性と発令要件を確認して適法な無給休職を命じ，合理的な復職手続を明確にしておけば，欠勤扱いのまま復帰の申出に対して労務の受領を拒否する場合に比べ，賃金紛争のリスクを低減し得ると考えられる。規程上，産業医等の判断を復職の要件とする条項が休職者だけに適用される場合には，欠勤中の社員が就業を申し出たとき，その判断を待つ間の受領拒否を規程によって説明することが難しいからである。もっとも，この差が現れるのは本人が療養期間中に就業を申し出た場合であり，会社の判断による号の休職を先に命じることには，前記第２の１の長期欠勤を要件とする号との接続の問題が伴う。就業規則の就業禁止条項には，これとは別の限界がある。
詳細は，休職期間中の無給と休業手当の区別――民法５３６条２項，労働基準法２６条及び就業禁止条項（AI作成）で整理している。
２ 傷病手当金の申請と時効
健康保険法９９条は，被保険者が療養のため労務に服することができない場合，連続する３日間の待期を経た４日目以降の対象日について傷病手当金を支給する仕組みを定めている。会社が休職と呼ぶ期間の初日から数えるとは限らない。
同一の傷病についての支給期間は，支給開始日から通算して１年６か月であり，会社の休職可能期間とは別である。請求権は労務不能であった日ごとにその翌日から２年で時効となるため，休職の終了まで申請を待つ運用は避ける。
詳細は，休職中の傷病手当金――待期，通算１年６か月，退職後の継続給付及び２年の時効（AI作成）で整理している。
支給要件，金額の計算，退職後の継続給付及び他の給付との調整を含む傷病手当金の制度全体は，傷病手当金とは―支給要件，金額の計算，退職後の継続給付及び障害年金・失業保険との関係で整理している。
３ 社会保険料と立替金の精算
使用関係と被保険者資格が続く場合，無給の私傷病休職という理由だけで健康保険料や厚生年金保険料が免除されるわけではない。
健康保険法１６１条及び厚生年金保険法８２条による事業主の納付義務と，本人が負担する部分の支払方法を分けて確認する必要がある。
給与から控除できない本人負担分については，対象月，額，支払期限，振込等の方法及び会社が立て替える場合の精算方法を，休職開始時に説明する。
住民税（特別徴収）についても，給与を支払わない月は給与から徴収できない。
地方税法３２１条の５第２項及び第３項は，納税義務者が給与の支払を受けないこととなった場合，特別徴収義務者はその後の月割額を徴収して納入する義務を負わず，届出書を市町村長に提出するものと定めており，特別徴収の方法によって徴収されないこととなった税額は，同法３２１条の７により普通徴収の方法によって徴収される。
本人から毎月預かって特別徴収を続けるか，届出をして普通徴収に切り替えるかは，本人の住所地の市町村に取扱いを確認した上で，休職開始時に本人と決めておく。
加入制度や保険料の基本は，社会保険の加入・保険料・資格取得喪失と士業の適用の記事で説明している。
復職後の給与や賞与から過去の立替金を控除する場合は，労働基準法２４条の賃金全額払の原則と，法令又は労使協定に基づく控除の範囲を確認する必要がある。
健康保険法１６７条と厚生年金保険法８４条が一定の保険料控除を認めていることから，過去の立替残高の全部を後日の賞与から当然に控除できると考えてはならない。
最高裁平成２年１１月２６日第二小法廷判決（昭和６３年（オ）第４号・日新製鋼事件）は，相殺への同意について，自由意思に基づくと認めるに足りる合理的理由が客観的に存在することを求め，その認定は厳格かつ慎重に行うべきものとした。
実務上は，署名や「自由意思による」との文言だけで適法と判断せず，立替額・既払額，説明内容，選択肢及び合意の経緯を確認することが重要である。
なお，同判決は当該事情の下では相殺を適法と認めており，労働者の同意に基づく相殺を一切禁止したものではない。
第７ 休職中の連絡と復職の準備
治療と就業の両立支援指針５(5)イは，あらかじめ定めた方法で本人と連絡を取り，状況，治療の経過及び今後の見込みを確認するとともに，相談窓口を明確にすることが重要であるとしている。
厚生労働省の職場復帰支援の手引き１２頁～１３頁も踏まえると，連絡の頻度は一律に毎週又は毎月と決めるのではなく，医師の意見や本人の負担に応じて調整するのが適切である。
休職開始時に，次の連絡予定日，窓口，診断書等を更新する必要が生じた場合の連絡方法及び復職申出の手順を確認しておく。
本人が連絡しにくい状態となった場合に誰へ相談するかも決めておけば，療養への配慮と必要な事務手続を両立させやすい。
同指針５(5)エ～(8)は，復帰後の配慮と状況に応じた見直しも示している。
休職開始時には復職後の働き方を確定できなくても，通院，勤務時間，作業の制限及び再評価の方法を後に検討することを説明し，「通常勤務に戻る」という名称だけで必要な配慮まで終了させないことが重要である。
復職後の短時間勤務，作業変更又はテレワークは，一律に認めるとも，一律に除外するとも決めず，医学的意見，職務内容，利用可能な制度，本人の意向及び必要な配慮を踏まえて検討する。
措置を採る場合は，仕事内容，勤務時間，賃金の取扱い及び見直し時期を明確にする。
同指針４(4)はテレワークを選択肢として掲げ，５(7)は配慮等を恒久的に継続する必要がある場合にも言及しているため，見直し日を定めることは，その日に必要な配慮を必ず終了することを意味しない。
正式な復職決定前に試し出勤を行う場合の給与，最低賃金，労災・通勤災害及び傷病手当金の取扱いは，休職中の試し出勤制度―給与・最低賃金，労災・通勤災害及び傷病手当金の取扱い（AI作成）で整理している。
試し出勤が復職判断に有効な場合と有効でない場合については，試し出勤が有効な場合と有効でない場合－疾患別・職種別の復職判断（AI作成）で整理している。
試し出勤を拒否し，中止し，又は予定どおりに完了できなかった場合の協力の範囲，代替資料及び休職期間満了時の判断は，試し出勤を拒否・中止・失敗した社員の復職可否（AI作成）で整理している。
第８ 出典・参考資料
本記事の各節から分割した記事の出典は，それぞれの記事に記載している。以下は，本記事の本文が引用しているものに限る。
１ 法令
②e-Gov法令検索「労働基準法」１９条，２４条
③e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」２７条の３（特に第２項）
④e-Gov法令検索「労働安全衛生法」１０４条
⑤e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」２条，２０条（令和８年法律第５６号による改正法は，公布後２年以内の政令で定める日から施行）
⑥e-Gov法令検索「健康保険法」９９条，１６１条，１６７条
⑦e-Gov法令検索「厚生年金保険法」８２条，８４条
⑨e-Gov法令検索「地方税法」３２１条の５，３２１条の７
２ 裁判例
①最高裁平成２年１１月２６日第二小法廷判決・昭和６３年（オ）第４号・民集４４巻８号１０８５頁（日新製鋼事件）。
判決本文１頁，５頁。
②最高裁平成２６年３月２４日第二小法廷判決・平成２３年（受）第１２５９号・集民２４６号８９頁（東芝事件）。
判決本文９頁～１１頁。
３ 法令に基づく指針
①厚生労働省「治療と就業の両立支援指針」（令和８年２月１０日厚生労働省告示第２８号，同年４月１日適用）。
特に２，３(8)，４(4)，５(1)～(5)，５(5)ウ・エ，５(7)～(8)。告示原文は厚生労働省告示第２８号。
②厚生労働省「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（令和４年３月３１日改正）２，３。
直接照会時の同意について６頁～７頁。
４ 公的な解説・行政資料
①厚生労働省「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律等の一部を改正する法律について」（令和７年６月１１日基発０６１１第１号・雇均発０６１１第１号）第１の１(2)，第２の１(2)。
両立支援の努力義務の施行日。
②厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（平成２４年７月改訂）１２頁～１３頁，１９頁～２０頁（PDF１４頁～１５頁，２１頁～２２頁）。
③厚生労働省「心理的負荷による精神障害の認定基準について」（令和５年９月１日基発０９０１第２号）第２，第４の２(4)・３，第５。
本文１頁，７頁～９頁（PDF２頁，８頁～１０頁）。
④厚生労働省掲載・厚生省保険局長回答「休職と被保険者資格について」（昭和２６年３月９日保文発第６１９号）。
使用関係が存続する休職期間中の健康保険料に関する照会回答。
⑤厚生労働省「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」（平成３１年３月）１０頁～１１頁。
５ 実務書
①野口大『全訂版 労務管理における労働法上のグレーゾーンとその対応』（日本法令，令和５年）１０８頁～１３３頁，２０８頁，２１３頁～２２０頁，２６２頁～２６３頁。
休職時の情報確認，規程・合意及び説明の実務を検討するために参照し，刊行後の法令・指針・裁判例と照合した。
著者の実務上の提案を一律の法的義務とせず，本記事が提案する手順は公開の法令・判決・行政資料を踏まえて記載した。