第１ 個人用Gmailと組織の管理を区別する
Gmailはメールのサービスであり，GoogleアカウントはGmail以外の各種サービスにも用いられる。
個人用Googleアカウントと，組織の管理者が管理するGoogle Workspaceのアカウントでは，変更権限，保存容量，端末管理等が異なる。
法律事務所で利用する際は，誰の契約で，誰が回復・引継ぎを行えるかを明確にする必要がある。
第２ 保存容量はGmailだけで使うものではない
通常の個人用Googleアカウントの無料容量は，Googleドライブ，Gmail及びGoogleフォトで共有される最大15GBである（出典①）。
Gmailの添付ファイルだけでなく，写真・動画等が容量を使っている場合もある。
Google Workspaceの容量はエディション等によるため，一律に15GB又は無制限とはいえない。
容量を使い切ると，メールの送受信やファイルの同期等に影響が生じる場合がある。
容量不足に気付いたら，利用状況，ごみ箱，迷惑メール，管理者側の割当てを確認する。
証拠資料や保存義務のあるデータを，容量確保のために無計画に削除してはならない。
第３ Gmailアドレスは変更できるか
Googleの現行案内は，変更の選択肢が利用できるアカウントについて，Gmailアドレスを別のGmailアドレスへ変更する手順を示している（出典②）。
したがって，「Gmailアドレスは一切変更できない」と断定する説明は改める必要がある。
すべてのアカウントで同時に同じ選択肢が出るとは限らず，実際のアカウント設定を確認する。
変更は単なる表示名の変更とは異なる。
旧アドレスの扱い，外部サービスのログイン，連絡先への通知，ChromebookやChromeリモートデスクトップへの影響を確認する。
事務所の業務用メールは，試しに変更してから影響を調べるのではなく，先に関連サービスを洗い出す。
第４ 2027年１月の外部メール機能の変更
１ 対象となる機能
令和８年（2026年）９月15日時点のGoogle公式案内は，令和９年（2027年）１月に，第三者メールアドレスからの送信，Gmailify及びウェブ版Gmailによる外部POPメール取得を終了する予定としている（出典③～⑤）。
新規設定と既存利用の移行時期は区別して確認する必要がある。
「Gmailそのものが使えなくなる」という意味ではない。
２ 対象外の経路を区別する
スマートフォンのGmailアプリで外部アカウントを直接利用する方法，外部メール事業者からの転送，Thunderbird等からGmailへ直接接続する方法は，ウェブ版Gmailの外部POP取得とは別である。
Google Workspaceの機能やGmailのエイリアスについても，第三者アドレスからの送信終了と混同しない。
既に取り込んだメールが，この変更だけで直ちに消えるという案内ではない。
３ 移行時の確認事項
① 現在の受信経路と送信経路を別々に図示する。
② 受信サーバー，送信サーバー，転送設定及び利用アプリを確認する。
③ 過去メール，添付ファイル，送信済みメールを保全する。
④ 新しい経路で送受信と返信先を試験する。
⑤ 旧設定を終了する日を決め，二重受信や送信元の誤りを確認する。
移行先の方式は，メール事業者の仕様と事務所の情報管理条件に合わせて選ぶ。
パスワードを第三者へ渡したり，暗号化を無効にしたりすることを移行の標準手順にしてはならない。
第５ 端末確認と紛失時の対応
Googleアカウントでは，アクセスしたデバイスやセッションを確認できる（出典⑥）。
同じ端末でも複数のセッションが表示される場合があるため，表示件数だけで不正アクセスを断定しない。
身に覚えのないアクセスがある場合は，記録を残し，管理者への連絡，セッション終了，認証情報の見直しを行う。
遠隔ログアウトと，端末内の全データの消去は同じではない。
Google Workspaceの端末管理や遠隔ワイプも，契約・管理方式・端末の登録状態により範囲が異なる。
紛失時の担当者と連絡先を事前に決めておく。
第６ 関連記事と出典
電子メールの仕組みと安全対策，Thunderbirdの設定・バックアップ・メール移行，Googleアカウントの相続及びIT関係のメモ書きも参照されたい。
① Google「既存の保存容量とGoogle Oneの仕組み」
https://support.google.com/googleone/answer/9004014?hl=ja
② Google「Googleアカウントのメールアドレスを変更する」
https://support.google.com/mail/answer/19870?hl=ja
③ Google「Gmailの外部メールアカウントに関する変更」
https://support.google.com/mail/answer/17101213?hl=ja
④ Google「GmailのGmailifyとPOPの今後の変更について」
https://support.google.com/mail/answer/16604719?hl=ja
⑤ Google「別のアドレスやエイリアスからメールを送信する」
https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=ja
⑥ Google「アカウントにアクセスしたデバイスを確認する」
https://support.google.com/accounts/answer/3067630?hl=ja