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TreeeSで係属事件に書面を提出する方法―事件詳細画面,同時提出,下書き保存及び受付確認(AI作成)

第1 結論

1 事件詳細画面から始める

係属中の事件へ準備書面その他の書面を提出するときは,ユーザポータルで対象事件を開き,事件詳細画面の「事件の申立て・書面の提出」から始めるのが基本である。この入口を使うと,裁判所及び事件番号等が入力された状態でフォームが表示されると説明されている。
一般の申立て検索画面からも書面を探せる場合があるが,事件番号等を手入力する経路では誤事件提出の危険が増える。

2 提出完了を一つの状態にまとめない

下書き保存,送信操作,システム受領,裁判所による事件への関連付け及び相手方への直送又は送達は別である。画面上の一つの表示だけで,すべてが完了したと扱わない。

第2 提出する書面と入口

1 通常の事件書面

準備書面,証拠申出書その他の事件書面は,対象事件の詳細画面から該当フォームを選ぶ。提出者,書面名,提出先フォルダ及び相手方への送付関係を確認する。
書証は専用フォームを使い,証拠説明書の入力項目と併せて処理するため,TreeeSでの書証の提出を参照されたい。

2 参考書面と記録外領域

和解条項案その他の訴訟記録としない資料について,TreeeS資料は「参考書面」として記録外フォルダへ提出する経路を示している。
記録外フォルダへ提出することは,法律上の秘匿決定又は閲覧等制限を当然に生じさせるものではない。資料の性質,閲覧させる相手及び必要な申立てを別に検討する。

3 事件に関連付いていない場合

補助参加の申出等,提出者のアカウントがまだ事件に関連付いていない場面では,裁判所・事件番号等を手入力する経路が示されている。提出後も裁判所の確認・関連付けが済むまでは,事件が訴訟記録一覧に表示されない場合がある。

第3 同時提出と一時保存

1 複数書面の同時提出

複数の書面を一度に提出できる場合でも,各書面の事件,書面名,ファイル及びフォルダを個別に確認する。同時提出は確認作業を不要にする機能ではない。
主張書面と書証,翻訳文その他の関連データを提出するときは,それぞれの対応関係を事件外の提出台帳にも残す。

2 一時保存は提出ではない

フォームを一時保存しても裁判所へ提出されたことにはならない。資料上,下書きには保存期限及び件数上限が設定されるため,期限直前の下書きを正式な事件記録として依存しない。
下書きの作成日,担当者,提出予定日及び確認者を事務所内で管理する。

第4 誤事件提出を防ぐ確認

1 提出直前の確認項目

提出直前に,①裁判所,②事件番号,③事件名,④当事者,⑤提出者の肩書,⑥書面名,⑦ファイルの版・頁数,⑧提出先フォルダ,⑨同時提出する添付資料,⑩直送又は送達の対象を確認する。
特に,複数事件で似た書面名を使う場合は,ファイル名だけでなくPDFを開いて表紙及び事件番号を確認する。

2 フォーム入力とPDFの上書き

資料上,準備書面等のフォームでは,主張内容をPDFでアップロードするとフォームに直接入力した内容が消える欄がある。入力済み文字列とアップロードPDFが併存すると思い込まず,確認画面又は出力帳票で本文全体を読む。

第5 提出後の証拠化

1 受付結果を保存する

提出後は,提出一覧,受付時刻,対象事件,提出者,提出したファイル及び受付結果を保存する。提出一覧が後に画面から見えなくなる場合に備え,事件記録へ保存する時点を決めておく。

2 相手方への到達とは別である

裁判所への電子提出と,相手方へのシステム直送又はシステム送達は異なる。受信者,閲覧・ダウンロードの時刻及び送達効の発生は,それぞれの画面と法令により確認する。

第6 関連記事

1 操作索引

TreeeS操作マニュアル(当事者用)の読み方は,提出入口,一時保存及び受信・提出一覧を横断的に説明する。

2 事務職員の権限

TreeeSで事務職員ができることは,GビズIDメンバー,サポーター及び送達受取人の違いを扱う。

第7 出典と限界

1 確認した資料

TreeeS操作マニュアル(当事者用),最高裁判所提供のアカウント・権限資料及び民事訴訟法を確認した。

2 未確認事項

本番環境のフォーム制御,障害時の代替経路,受付結果の保持期間及び裁判所内部の関連付け処理は導入後に再確認する必要がある。判例秘書の個別判決本文によるTreeeS固有運用の裏付けは未確認である。