第1 結論
1 GビズIDメンバーは職員本人のアカウントである
GビズIDメンバーは,GビズIDプライム利用者が所属職員へ権限を付与して作成するアカウントである。法律事務所内で一つの共用IDを使う仕組みではない。
2 広いシステム権限と訴訟代理権は別である
デジタル庁のメンバー編は,職員用メンバーの作成と利用可能なサービスの設定を別に説明している。
アカウントを作成したことだけでTreeeSの登録や個別事件の権限が完成したとは判断できず,職員が訴訟代理人になるものでもない。
第2 作成とサービス権限
1 プライム側の操作
GビズIDプライム又は管理権限を持つ者がメンバーを作成し,利用可能な行政サービスを設定する。TreeeSを利用できるサービスとして許可されているかを確認する。
2 メンバー本人の操作
招待を受けた職員は,自分のメールアドレス,認証方法及び登録情報を用いて手続きを完了する。パスワードや認証端末を他の職員と共有しない。
第3 TreeeSでできること
1 提出と記録閲覧
GビズID側で利用可能なサービスを設定した後も,サービス側の登録条件及び事件への関連付けを確認する。
TreeeSの提出・記録閲覧を担当させる場合は,操作範囲と弁護士の承認方法を本番の公開案内及び事件画面で確認する。
2 送達・直送書面
送達の受信担当,閲覧・保存した時刻及び弁護士への報告を管理する。
職員が閲覧した場合の画面表示と,法的な送達の効力発生時期は,それぞれの根拠と実際の送達状況を確認する。
3 本人の最終責任
職員が操作できても,提出内容,事件,期限及び代理権の確認は別である。事務所内で弁護士の承認を経る段階を定め,承認者と送信者を記録する。
第4 メールアドレスの設計
1 一人一アドレス
操作履歴と本人を対応させるため,職員ごとのメールアドレスを用いる。同じメールアドレスを複数人で利用しない。
2 複数弁護士を補助する場合
職員ごとの登録済みメールアドレス,所属,管理者及び利用可能なサービスを先に確認する。
複数の弁護士を補助する場合は,それぞれのサービスが要求するアカウント構成に合わせ,命名,受信先及び退職時の停止方法を決める。
第5 有効期限と異動・退職
1 GビズIDの有効期限
デジタル庁の現行案内では,GビズIDプライム及びメンバーの有効期間は原則2年3か月である。プライムが期限切れになると,紐づくメンバーの行政サービスログインにも制限が生じ得る。
2 二重の棚卸し
職員の担当変更又は退職時は,GビズID側のメンバー・サービス権限と,TreeeS事件側の関連付け・送達受取人等を別々に確認する。片方だけを停止して終えない。
第6 サポーターとの違い
1 アカウントと事件上の役割
GビズIDメンバーは組織に所属する職員のアカウントであり,サポーターは個別事件で提出を補助する役割である。同じ種類の区分ではない。
2 GビズID非連携の場合
非連携方式では,職員自身のTreeeS個人アカウントを個別事件のサポーター等として関連付ける方法が示されている。詳しくは,TreeeSで事務職員ができることを参照されたい。
職員アカウントと事件単位の役割の違いは,TreeeS(ツリーズ)とは―mintsとの違い,導入時期,アカウント及び法律事務所の準備で整理している。
第7 出典と限界
1 確認した一次資料
GビズID利用規約,GビズIDメンバー編マニュアル,アカウントの有効期限及び最高裁判所提供のTreeeSアカウント資料を確認した。
2 未確認事項
TreeeS本番サービスのGビズID権限設定,複数弁護士に対するメールアドレスの最終仕様,操作履歴の範囲及び退職者の一括解除は未確認である。判例秘書の個別判決本文による裏付けもない。
GビズID側の所在地・連絡先住所,申請後の有効化及び期限の管理は,TreeeSの登録前にGビズIDを準備する方法を参照されたい。