第１ この記事の対象と結論
領収書を紛失した場合，自動販売機等で領収書が発行されない場合又はウェブサイトから領収書データを取得する場合は，次の四つを分けて確認する必要がある。
①所得税の必要経費又は法人税の損金に当たる支出か
②消費税の仕入税額控除に必要な帳簿及び請求書等があるか
③電子取引の取引情報をデータのまま保存しているか
④税務調査で，支出の相手方，日付，金額，内容及び業務との関係を説明できるか
領収書がないという一事だけで①の結論が決まるわけではない。しかし，カード明細又は自社作成の出金伝票があれば，②から④までの要件を当然に満たすわけでもない。領収書の再取得を試み，外部資料と同時作成の記録を組み合わせ，帳簿との対応を残すことが基本となる。
第２ 所得税の必要経費と法人税の損金
１ 個人事業者の必要経費
所得税法３７条１項は，事業所得等の必要経費について，総収入金額に係る売上原価，その収入を得るために直接要した費用及びその年に生じた販売費・一般管理費その他業務上の費用を基本としている。
したがって，領収書という一種類の書面の有無だけでなく，実際に支出したか，業務に必要な支出か，家事上の支出が混在していないか，どの年分の費用かを確認する必要がある。国税庁「やさしい必要経費の知識」も，必要経費の範囲と債務確定の時期を分けて説明している。
２ 法人の損金
法人税法２２条３項は，別段の定めがあるものを除き，売上原価等，販売費・一般管理費その他の費用及び資本等取引以外の損失を損金の額に算入するものとしている。
販売費・一般管理費等は，原則として，事業年度終了の日までに債務が成立し，具体的な給付原因が生じ，金額を合理的に算定できることを確認する必要がある（国税庁「販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定」）。領収書を後から作ることでは，取引の実在又は債務確定の時期を証明したことにはならない。
３ 証拠の強さを組合せで考える
領収書がない場合は，契約書，注文履歴，請求書，納品・利用記録，銀行振込記録，カード又は決済アプリの利用明細，電子メール，交通系ICカードの履歴，参加者・訪問先・移動経路の記録等を組み合わせる。
支払の記録だけでは，何を購入したか，業務に使ったか又は家事上の支出ではないかまで分からない場合がある。反対に，契約書又は注文記録だけでは，実際の支払を確認できない場合がある。支出の発生，内容，金額，支払及び業務との関係を，それぞれどの資料で確認するかを整理する必要がある。
第３ 消費税の仕入税額控除
１ 所得税・法人税と消費税は別に判定する
消費税法３０条７項から９項までは，仕入税額控除について，原則として帳簿及び適格請求書等の保存を求め，帳簿のみでよい取引その他の例外も定めている。国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」も，帳簿と請求書等の各記載事項を説明している。
所得税の必要経費又は法人税の損金として認められる可能性があることと，消費税の仕入税額控除を受けられることは，同じ判断ではない。一般課税の事業者は，支出の事実だけでなく，保存する書類又は電磁的記録が適格請求書等に当たるか，帳簿のみの保存でよい例外に当たるかを確認する必要がある。
２ カード利用明細書は通常それだけでインボイスにならない
国税庁のインボイス制度Q&A問１０３は，クレジットカード会社が交付する利用明細書は，実際に資産又は役務を提供した事業者が作成した書類ではなく，取引内容や適用税率等の記載事項も通常満たさないため，一般的に適格請求書には当たらないと説明している。
カード利用明細書は支払先，利用日及び金額を確認する重要な資料であるが，販売店等が発行する領収書，請求書又は利用証明書等の取得・保存を別に確認する必要がある。
３ 宛名がない領収書でも直ちに無効とは限らない
小売業，飲食店業，タクシー業等の一定の事業者は，適格請求書に代えて適格簡易請求書を交付できる。適格簡易請求書では，交付を受ける事業者の氏名又は名称を記載する必要がない（国税庁「インボイス制度について」）。
したがって，「上様」又は宛名のない領収書を一律に無効と判断するのではなく，発行者，登録番号，取引年月日，取引内容，税率ごとの対価及び税率又は消費税額等の必要事項を確認する必要がある。
第４ 電子取引データはデータのまま保存する
１ 紙への印刷だけで終わらせない
電子帳簿保存法７条は，所得税又は法人税に係る保存義務者が電子取引を行った場合に，その取引情報に係る電磁的記録の保存を求めている。
国税庁の電子帳簿保存法の概要は，電子メール，ウェブサイト及びクラウドサービス等を通じた注文書，契約書，請求書，領収書等の取引情報が電子取引に含まれると説明している。PDF等を印刷することは禁止されていないが，印刷した紙だけでなく元の電子データを所定の方法で保存する必要がある。
２ 電子メール・ウェブサイト・アプリ
国税庁の電子帳簿保存法一問一答によれば，電子メール本文に取引情報が記載されていれば電子メールを保存し，添付ファイルにだけ記載されていれば添付ファイルを保存する。ウェブサイト又はアプリから領収書・利用明細を受け取った場合も，ダウンロード，画面保存その他の案内された方法で取引データを保存する。
画面上の情報は後に表示できなくなることがあるため，取引日，支払先及び金額で検索できる形で取得し，帳簿の仕訳と対応させることが実務上有用である。
第５ 領収書がないときの具体的な対応
１ まず再発行又は再取得を試みる
販売店，交通機関，宿泊施設，オンラインサービス等に，領収書，請求書又は利用証明書の再発行・再ダウンロードができないか確認する。再取得できない場合も，問い合わせ日，相手方及び回答を残すと，領収書がない理由を説明しやすい。
２ 外部資料を先に保全する
カード明細，預金口座の取引履歴，注文履歴，予約確認，納品記録，電子メール，ウェブサイト又はアプリの利用明細等を保存する。カード番号，認証情報その他の立証に不要な秘密情報を調査担当者等へ無限定に渡す必要はなく，必要な範囲を確認する。
３ 同時作成の支出記録を残す
出金伝票その他の内部記録には，取引年月日，支払先，金額，支出内容，業務上の目的，支払者，領収書がない理由，確認した外部資料及び承認者を記載することが考えられる。
これは法令がすべての事業者に同じ書式で作成するよう定めた様式ではなく，本記事による証拠整理の提案である。自社が後から作成した記録だけで取引の実在又はインボイスの保存要件を当然に満たすものではないため，外部資料と組み合わせる。
４ 帳簿と申告まで照合する
一件ごとに，帳簿の日付，勘定科目，税区分，支払先，金額及び証拠資料を対応させる。消費税については，適格請求書等の有無，帳簿のみの保存が認められる例外，免税事業者等からの仕入れに係る経過措置及び簡易課税等の計算方法を分けて確認する。
後から誤りに気付いた場合は，元の帳簿・データを消去又は事実と異なる内容に書き換えず，誤りの内容，発見日，訂正理由及び訂正後の処理を追える状態にする。
第６ 弁護士・司法書士・税理士事務所の注意点
１ 弁護士事務所
事件名，依頼者名，相手方名又は相談内容を含む摘要・証憑には，職務上の秘密が含まれ得る。税務上必要な記録を保存しつつ，税務調査で提出する場合は，対象税目・期間・取引及び必要なフィールドを確認し，案件コードによる整理又は対象外情報の分離が可能かを検討する。
依頼者から受け取った預り金，裁判所へ納める手数料，郵券，鑑定費用等は，事務所自身の費用又は報酬と混同せず，事件ごとの受入れ，支払及び精算を対応させる。
２ 司法書士事務所
登録免許税，登記事項証明書等の手数料，郵送料その他の実費について，依頼者からの預り金，司法書士による立替金及び報酬を案件別に区別する。電子納付で領収証書が発行されない場合は，受付番号，電子納付情報，金融機関の取引履歴，処理状況及び登記完了通知を対応させる。
登録免許税の納税義務者，実際の資金負担者及び司法書士と依頼者との精算関係は同じとは限らない。国への納付証拠と依頼者への精算資料を分けて保存する必要がある。
３ 税理士事務所
関与先から預かった証憑と，税理士事務所自身の経費資料を混在させない。関与先の領収書がない場合も，事実と異なる領収書を作るのではなく，関与先に外部資料と支出内容を確認し，どの税目のどの要件が不足しているかを説明する。
判断記録には，確認した資料，適用した税法上の取扱い，消費税の保存要件，関与先へ確認した事実及び残る不確実性を記載することが考えられる。
第７ 税務調査での説明と提出
領収書がない取引については，①取引の概要，②領収書がない理由，③再取得を試みた結果，④支払を示す資料，⑤商品・役務の内容を示す資料，⑥業務との関係，⑦帳簿・申告との対応を一つの束として説明できるようにする。
調査のために内部記録を作成するときは，作成日を実際の日付で記録し，当時作成の領収書であるかのような外観を作らない。応答対象の資料を黙って除外せず，守秘情報又は対象外情報を含む場合は，提出するもの，分離・マスキングを提案するもの，保留するもの及び理由を明示する。
帳簿データの提出範囲，CSVの再現条件及び提出履歴については，税務調査に関するメモ書き－事前通知，帳簿データ，質問応答記録書及びAI活用（AI作成）を参照されたい。
第８ 関連記事
国税実務の基礎－税務調査，予定納税，納付方法及び電子帳簿保存（AIリライト）では，電子取引データ保存を含む国税実務の全体像を整理している。
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個人事業主の出張費・宿泊費はどこまで必要経費になるか―観光・家族同伴・ポイント利用と証拠保存（AI作成）では，出張の業務関連性，按分及び証拠保存を扱っている。
第９ 出典・資料の位置付け
１ 法令
①e-Gov法令検索「所得税法」３７条
②e-Gov法令検索「法人税法」２２条
③e-Gov法令検索「消費税法」３０条及び５７条の４
④e-Gov法令検索「電子帳簿保存法」２条及び７条
２ 国税庁の公表資料
①国税庁「やさしい必要経費の知識」
②国税庁「販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定」
③国税庁「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」
④国税庁「インボイス制度に関するQ&A」目次一覧
⑤国税庁「電子取引関係」
国税庁資料は所管行政機関による制度説明・公表取扱いとして用いた。出金伝票に記載する事項，資料を一つの束にする方法及び士業事務所の管理方法は，法令所定の統一様式ではなく，確認済み資料を踏まえた本記事の実務上の提案である。本記事では，個別の裁判例の判示を根拠とする命題は採用していない。