第１ この記事の対象と結論
１ この記事が扱う用紙管理の範囲
本記事は，弁護士が戸籍謄本等の職務上請求用紙を取得してから，未使用用紙を返還するまでの購入，保管，持出し，紛失及び盗難への対応を扱う。
職務上請求を利用できる場面，Ａ号からＤ号までの選択，利用目的の書き方及び請求時の必要書類は，戸籍謄本・住民票の職務上請求――要件，DV等支援措置，不正取得の責任及びオンライン化（AI作成）で説明している。
本記事は，２０２６年８月２９日までに確認できた公開資料をAIで整理したものである。
所属弁護士会が定める購入方法，届出様式その他の内部手続は変更されることがあるため，実際の手続では所属弁護士会の現行案内を確認する必要がある。
２ 購入，保管，紛失及び返還の基本線
日本弁護士連合会の「戸籍謄本等請求用紙の使用及び管理に関する規則」は，職務上必要な場合だけ用紙を使用し，第三者への譲渡，貸与又は使用を禁止し，盗難，紛失又は毀損を防止するために適切に管理することを定めている。
したがって，所属弁護士会の現行手続に従って用紙を取得し，受領時から冊子又は用紙単位の所在を追跡できる状態に置くことが，管理の基本となる。
紛失又は盗難が判明した場合は，まず用紙の使用と移動を止め，所在と番号を確認した上で，所属弁護士会へ速やかに連絡するのが安全である。
弁護士登録の取消し，除名，退会命令又は１か月を超える業務停止等の返還事由が生じたときは，一部使用済みの冊子を含む未使用用紙のすべてを速やかに返還しなければならない。
第２ 職務上請求用紙を購入するときの確認事項
１ 購入先，価格及び本人確認は所属弁護士会で確認する
日弁連規則２条は，職務上請求用紙を，戸籍法及び住民基本台帳法並びにこれらに基づく省令による職務上の請求に使用するために日弁連が作成した用紙と定義している。
もっとも，この規則本文は，各弁護士会における販売窓口，価格，１回に購入できる冊数，購入申込書又は代理受領の可否を定めていない。
大阪弁護士会の平成１８年８月２５日付け「戸籍法の見直しに関する要綱中間試案」に対する意見書１８頁は，当時の取扱いとして，職務上請求用紙を弁護士会で購入し，窓口では弁護士本人又は事務員の身分と所属を確認すると説明している。
また，同会が掲載する平成３０年３月９日付け「固定資産評価証明書の交付申請書等に関する注意喚起」１頁は，所属会で購入した本紙を用い，購入した会員本人が使うよう案内している。
これらは大阪弁護士会の公表資料であり，全国の弁護士会における現在の価格又は購入手続を一律に示すものではない。
購入前には，①窓口又は郵送の別，②必要な会員証等，③購入申込書，④購入可能冊数，⑤支払方法，⑥事務員が手続に関与できる範囲を所属弁護士会へ確認する必要がある。
２ 受領時に管理台帳へ登録する
日弁連規則６条は適切な管理を求めるが，事務所内の台帳項目までは定めていない。
本記事では，用紙を受領した日に，①購入者，②受領日，③用紙の種類，④冊子番号その他用紙を特定できる番号，⑤受領冊数又は枚数，⑥保管場所，⑦確認者を管理台帳へ記録することを基本形とする。
本記事で提案する台帳は，実物の所在と帳簿上の残数を照合できるようにすることを目的とする。
複数の弁護士が同じ事務所に所属する場合も，誰が購入した用紙であるかを区別し，購入者以外の弁護士又は事務職員が独立して使用できる状態にしないのが安全である。
第３ 未使用用紙を保管・持出しするときの管理
１ 規則が直接定める禁止事項と管理義務
日弁連規則３条は，弁護士としての職務の遂行に必要な場合に限って用紙を使用し，職務外の用途に使用してはならないと定めている。
同規則４条１項は依頼者を含む第三者への譲渡，貸与又は使用を禁止し，５条は不実の記載を禁止し，６条は盗難，紛失又は毀損を防止するための適切な管理を求めている。
規則６条は，保管設備，鍵の種類又は棚卸しの頻度を具体的に指定していない。
本記事では，保有枚数，利用頻度，職員数，執務場所及び外部へ持ち出す機会に応じて，用紙がなくなった時点と範囲を特定できる管理方法を設計することを基本形とする。
２ 事務所内で採用しやすい管理方法
(1) 鍵付き保管とアクセス制限
本記事では，未使用用紙を通常の文房具と分け，鍵付きの保管庫に置き，鍵又は解錠権限を持つ者を限定することを基本形とする。
共用棚，受付周辺又は来訪者が立ち入る場所に置くと，紛失時に最後の所持者と時点を特定しにくいためである。
用紙を保管庫から出すときは，購入者である弁護士，持出日，予定枚数，案件を識別できる内部番号及び返却確認を記録する方法が考えられる。
この記録は，依頼者名その他の個人情報を必要以上に台帳へ重ねるのではなく，事務所内で案件を照合できる最小限の情報にとどめるのが安全である。
(2) 残数照合と定期棚卸し
管理台帳の残数と実物を，購入時，使用又は持出しの都度及び一定期間ごとに照合することが考えられる。
冊子番号その他の識別番号が付されている場合は，単に「１冊」と記録するのではなく，どの冊子又は用紙が存在するかを確認できる形で記録する方が，欠落の範囲を早く絞り込める。
照合で差異が生じたときは，台帳だけを実物に合わせて修正してはならない。
差異を発見した日時，確認者，探索した場所及び解消の有無を残し，原因が判明しない場合は紛失対応へ移るのが安全である。
(3) 持出し，書損じ及び毀損への対応
外出先へ持ち出す用紙は必要最小限とし，使用しなかった用紙を帰所時に保管庫へ戻して，台帳上も返却を確認する方法が考えられる。
鞄，自動車又は自宅に用紙を常置すると，盗難又は置忘れの発見が遅れるため，例外的な保管場所を作らない方が管理しやすい。
書損じ又は毀損した用紙も，自己判断で廃棄すると所在確認ができなくなる。
書損じ等の保存，抹消又は返還の方法は，所属弁護士会の現行取扱いを確認し，処理日，対象用紙及び処理方法を記録するのが安全である。
３ 事務職員と複数事務所の取扱い
事務職員が記載補助，郵送準備又は窓口への使者を担当する場合も，職務上請求の必要性と請求内容を判断し，用紙を管理する主体は弁護士である。
用紙を事務職員又は外部の者へ包括的に預け，その者の判断で記載・使用できる状態にすることは，日弁連規則４条の第三者使用禁止との関係で避けなければならない。
日弁連規則４条２項は，複数の法律事務所を有する弁護士法人及び弁護士・外国法事務弁護士共同法人について，法律事務所ごとに用紙を管理し，使用するよう定めている。
法人全体の総数だけを管理するのではなく，どの事務所にどの用紙があるかを分けて把握する必要がある。
第４ 紛失又は盗難が判明したときの対応
１ 用紙の移動を止めて事実を確定する
紛失の疑いが生じたときは，同じ冊子又は保管庫からの新たな持出しを止め，管理台帳，保管庫，使用中案件，郵送準備場所及び直近の持出記録を照合するのが先である。
盗難と断定できない段階でも，所在不明の用紙が第三者に使用される可能性は残るため，探索だけを長く続けて外部連絡を遅らせるべきではない。
確認する事項は，①用紙の種類，②冊子番号その他の識別番号，③未使用又は記載済みの別，④所在不明となった枚数，⑤最後に確認した日時・場所・確認者，⑥アクセスできた者，⑦持出し又は郵送の履歴である。
記載済み用紙が含まれる可能性がある場合は，用紙の不正使用に加えて，用紙に記載された個人情報の漏えいの有無も切り分けて確認する必要がある。
２ 所属弁護士会へ速やかに連絡する
日弁連規則６条は紛失防止のための適切な管理を定め，８条は使用及び管理に必要な事項を別の細則で定め，各弁護士会も必要事項を定めることができるとしている。
公開されている同規則本文だけから，全国一律の紛失届様式，警察への届出，失効番号の周知又は発見後の処理を確定することはできない。
そこで，紛失又は盗難が判明した場合は，所属弁護士会へ速やかに連絡し，①提出する届出書，②警察への遺失物届又は盗難届の要否，③用紙番号の報告方法，④関係機関への周知，⑤後日発見した場合の返還又は取消しの手順について指示を受けるのが安全である。
この連絡手順は，公開規則に記載された全国共通の一律手続を引用したものではなく，同規則６条及び８条を踏まえた実務上の対応である。
３ 報告記録と再発防止を分けて残す
本記事では，所属弁護士会への報告内容，報告日時，応対者，受けた指示，警察その他への届出番号及び後日判明した事実を，時系列で保存することを基本形とする。
用紙が後から見つかった場合も，発見場所と保管状況を記録し，先にした届出の訂正又は用紙の取扱いを所属弁護士会へ確認するのが安全である。
事故記録とは別に，鍵の管理，持出し記録，棚卸し間隔，退職者の権限及び一時保管場所を点検することが考えられる。
原因を推測で確定せず，確認できた事実と再発防止策を分けることで，後日の説明と管理改善を両立できる。
第５ 未使用用紙を返還しなければならない場合
１ 弁護士個人に生じる返還事由
日弁連規則７条１項は，①弁護士登録が取り消されたとき，②除名の懲戒処分を受けたとき，③退会命令の懲戒処分を受けたとき，④１か月を超える期間の業務停止の懲戒処分を受けたとき及び⑤所属弁護士会が定めるその他の返還事由が生じたときに，返還義務を定めている。
返還対象は，保有している未使用の職務上請求用紙のすべてであり，一部使用済みの冊子も含まれる。
返還先は，現在所属する弁護士会又は所属していた弁護士会であり，返還は速やかに行わなければならない。
ただし，除名，退会命令又は１か月を超える業務停止について，懲戒処分の効力停止決定があり，その決定又は裁判が失効するまでの間は，規則上の返還を要しない。
２ １か月の業務停止と所属会独自の返還事由
日弁連規則７条１項４号の文言は「１か月を超える期間」であるため，ちょうど１か月の業務停止は同号に含まれない。
もっとも，同項５号は所属弁護士会がその他の返還事由を定めることを認めているので，１か月以内であれば返還確認が一切不要であると一般化することはできない。
業務停止時の事務所対応全体については，弁護士の業務停止処分に関する取扱い（AIリライト）で説明している。
実際に処分を受けた場合は，用紙の返還だけでなく，受任事件，広告，事務職員及び事務所表示等に関する所属弁護士会の指示を個別に確認する必要がある。
３ 弁護士法人等に生じる返還事由
日弁連規則７条２項は，弁護士法人及び弁護士・外国法事務弁護士共同法人について，清算結了，除名，退会命令，１か月を超える業務停止その他の事由に応じた返還義務を定めている。
返還対象は該当する法律事務所が保有する未使用用紙であり，一部使用済みの冊子を含む。
複数事務所を有する法人では，どの事務所に関する返還事由かによって返還対象が変わり得る。
平時から法律事務所ごとに用紙を管理していなければ，返還時に対象用紙を特定できないため，規則４条２項の事務所単位管理が実務上も重要となる。
第６ 用紙管理と懲戒リスク
１ 紛失だけで懲戒処分が自動的に決まるものではない
弁護士法５６条１項は，法令又は会則違反，所属弁護士会の秩序又は信用を害する行為その他品位を失うべき非行を懲戒事由としている。
同法５７条は，弁護士に対する懲戒を戒告，２年以内の業務停止，退会命令及び除名の４種類としている。
用紙を紛失したという一事だけから，特定の懲戒処分が当然に導かれるわけではない。
管理方法，紛失の経緯，発見後の報告，第三者使用の危険，実際の不正取得又は個人情報被害の有無等を確認しなければ，懲戒該当性又は処分の程度を判断できない。
２ 第三者使用と不実記載は規則が直接禁止している
日弁連規則４条１項は，依頼者を含む第三者への譲渡，貸与又は使用を禁止し，５条は不実の記載を禁止している。
職印だけを先に押した白紙用紙を外部の者へ渡すことや，用紙一冊を購入者の管理から外して第三者が記載・使用できる状態にすることは，これらの禁止に直接触れる危険が高い。
第三者使用が疑われる場合は，単なる保管ミスとして処理せず，対象番号，交付先，取得された戸籍謄本等，関与者及び取得情報の利用先を確認する必要がある。
その調査では，事務所側で確認できた事実と，第三者又は行政機関だけが保有するため未確認の事実を区別しなければならない。
３ 懲戒事例を参照するときの限界
当ブログの個人情報漏洩に関する弁護士会の懲戒事例（AI作成）は，職務上請求用紙の第三者への交付又は使用容認を含む懲戒公告の事例を整理している。
個別事例は，不正取得の回数，第三者との関係，他の非行，取得情報の利用及び事後対応が異なるため，処分名だけを取り出して紛失一般の基準とすることはできない。
用紙管理上の事故が生じたときは，①事実を保存すること，②第三者使用の可能性を止めること，③所属弁護士会へ報告すること及び④個人情報漏えいの有無を別に評価することが優先される。
処分を軽くするための外形作りではなく，被害の拡大防止と正確な説明に必要な対応を残すことが重要である。
第７ 関連記事
①戸籍謄本・住民票の職務上請求――要件，DV等支援措置，不正取得の責任及びオンライン化（AI作成）は，職務上請求を利用できる要件，Ａ号からＤ号までの用紙，利用目的及び請求手続を扱う。
②個人情報漏洩に関する弁護士会の懲戒事例（AI作成）は，職務上請求の不正利用又は第三者使用を含む懲戒事例を扱う。
③弁護士の業務停止処分に関する取扱い（AIリライト）は，業務停止期間中の受任事件，事務所及び用紙返還等の取扱いを扱う。
第８ 出典・参考資料
１ 法令・条約・告示
①弁護士法５６条・５７条（e-Gov法令検索，２０２６年８月２９日確認）
２ 職能団体の規程・正式決議・意見書
①日本弁護士連合会「戸籍謄本等請求用紙の使用及び管理に関する規則」（平成１８年９月１４日規則第１０９号）１頁～５頁（PDFビューア上１頁～３頁）
②日本弁護士連合会「第４部：規則」（前記規則の現行掲載を２０２６年８月２９日確認）
③大阪弁護士会「『戸籍法の見直しに関する要綱中間試案』に対する意見書」（平成１８年８月２５日）１８頁～１９頁（PDFビューア上１８頁～１９頁）
３ 職能団体の委員会・会員による解説及びその他の文献
①日本弁護士連合会作成，大阪弁護士会掲載「固定資産評価証明書の交付申請書等に関する注意喚起」（平成３０年３月９日掲載）１頁～２頁（PDFビューア上１頁～２頁）