最高裁判所の司法行政文書－短期保有・廃棄・不存在に関する答申１２件（AIリライト）

第１　この記事の対象と答申の読み方

この記事は，最高裁判所が保有する司法行政文書について，平成２７年度から平成３０年度までに出された情報公開・個人情報保護審査委員会の答申１２件を整理したものです。
基準日は令和８年９月９日であり，現行の文書管理ルールと近時の答申も併せて確認しています。

１２件の答申には，短期保有文書として事務処理上必要な期間の経過後に廃棄したとされたものだけでなく，文書を作成していなかったもの，執筆者に交付済みで最高裁判所が保有していなかったもの，探索しても見当たらず過去の取扱いも不明であったものが含まれます。
したがって，これらを一括して「最高裁判所が直ちに廃棄している文書」と理解するのは正確ではありません。

裁判所の司法行政文書の開示は，情報公開法が直接適用される手続ではなく，裁判所が定めた司法行政文書開示手続によって行われます。
不開示等の判断に不服がある場合の苦情申出については，最高裁判所情報公開・個人情報保護審査委員会が諮問を受けて答申を行います。

第２　答申１２件の整理

次の表では，旧記事が取り上げていた１２件を，答申が実際に認定した理由に即して整理しています。
答申年月日は各答申書の冒頭記載によります。

１　短期保有文書として廃棄済みとされた例

第１号，第３号，第４号，第７号，第８号及び第１０号は，対象文書又はその一部について，短期保有文書として必要期間の満了後に廃棄したとの説明が認められた例です。
ただし，廃棄時期は，配布又は庁内周知の後，会見又は視察の後，対象週の経過後など，文書の用途によって異なります。

第４号の「２日以内」という時間関係は，会見の日時・場所に関する文書及び進行又はメモについてのものです。
会見時の配布資料は公表済みの調査報告書等であり，同じ範囲の文書が全て２日以内に廃棄されたわけではありません。

第１０号の答申日は平成３０年６月１５日です。
紙だけでなく作成時のデータも探索対象とされ，データを含めて廃棄済みであるとの説明が認められています。

２　一部保有・一部廃棄とされた例

第５号，第９号及び第１１号では，開示申出に関係する文書の一部が対象文書として特定されています。
そのうえで，対象文書以外の補助的な文書について，事務の終了後又は最終的な文書の作成後に廃棄したとの説明が認められました。

とりわけ第５号は，計２４文書が対象として特定されており，「事務打合せの配布資料を全て廃棄した」という内容ではありません。
第９号と第１１号も，主要な依頼・通知・照会・回答等を特定したうえで，そのほかの文書を保有していないと判断したものです。

３　未作成・交付済み・所在不明とされた例

第２号は，裁判所別の女性裁判官数が分かる文書を作成していなかった例です。
答申は，仮にデータ提供用文書を作成して提供後すぐに廃棄したとしても不合理ではないと述べていますが，現実にその文書を作成して直ちに廃棄したと認定したものではありません。

第６号は，執筆者用の統計メモが既に執筆者へ交付され，最高裁判所が保有していないとされた例です。
第１２号は，古い配属現員表が探索で見当たらず，当時の保存期間等の取扱いも不明であったため，用済み後等の廃棄が推認された例です。

このように，不存在を理由とする不開示でも，未作成，交付済み，廃棄済み又は所在不明という事実関係を区別する必要があります。
なお，最高裁判所平成２６年７月１４日第二小法廷判決は情報公開法上の行政文書に関する事案ですが，過去に存在した文書を不開示決定時にも保有していたかは，文書の内容・性質，作成又は取得の経緯，経過期間及び保管体制等に応じて個別具体的に判断すべきであるとしています。

第３　現行の短期保有文書の管理

１　保存期間を１年未満とできる文書

「司法行政文書の管理について」は，司法行政文書の作成・取得，整理，保存，移管，廃棄等の基本事項を定めています。
同通達は令和８年３月４日に改正され，同年４月１日から実施されています。

保存期間を１年未満とすることができる文書には，別に正本又は原本が管理されている写し，定型的又は日常的な業務連絡・日程表，刊行物又は公表物を編集した文書，事実関係の問合せへの応答，明白な誤り等により客観的に利用できない文書，意思決定過程の途中段階で作成され意思決定に影響せず長期保存を要しない文書，保存期間表で特定した定型的又は日常的な業務に関する文書があります。
もっとも，歴史公文書等，業務の合理的な跡付け又は検証に必要な文書，重要又は異例な事項に関する文書については，原則として１年以上の保存期間を定める必要があります。

２　短期保有でも直ちに廃棄するとは限らない

最高裁判所の実施通達は，短期保有文書も廃棄するまでの間は年度ごとに整理するなど適切に管理し，事務処理上必要な期間が満了したときに廃棄すると定めています。
したがって，「保存期間が１年未満であること」と「作成直後に廃棄すること」は同義ではありません。

さらに，同通達に列挙された類型以外の短期保有文書を廃棄するときは，文書管理者が，歴史公文書等，業務の跡付け・検証に必要な文書又は重要・異例な文書に当たらないことを確認します。
その場合，廃棄した文書に係る業務の類型と廃棄日を記録し，総括文書管理者へ報告したうえで公表する仕組みです。

３　開示申出等があった文書の保存期間延長

現行通達では，監査又は検査の対象となっている文書，係属中の訴訟で必要な文書，不服申立てにおける審理等に必要な文書，開示申出があった文書などについて，手続が終わるまで保存期間を延長します。
開示申出がされた時点で存在する文書を，通常の保存期間が来たという理由だけで手続中に廃棄する運用ではありません。

各部署の具体的な文書類型と保存期間は，裁判所ウェブサイトの標準文書保存期間基準で公表されています。
文書の保存期間を検討するときは，抽象的な名称だけでなく，作成部署，具体的な業務，意思決定との関係及び保存期間表上の分類を確認する必要があります。

第４　近時の答申による補足

１　途中段階の文書とファイル管理簿

令和５年度（最情）答申第２号は，裁判所データブックの記載修正過程で作成された可能性のある文書について，意思決定過程の途中段階で作成され，意思決定に影響せず長期保存を要しない短期保有文書であったとして，廃棄済みとの説明を認めました。
答申は，短期保有文書であればファイル管理簿への記載がないことも指摘しています。

この答申は，文書が存在した可能性と，開示申出時に保有しているかという問題を分けて判断しています。
過去の作成可能性だけから，現在も保有しているとはいえません。

２　別の開示申出による保存と作成・廃棄不明

令和７年度（情）答申第８９号は，短期保有文書に当たるとされた文書についても，別の開示申出があったため保存されていた事情を扱っています。
短期保有文書であることは，あらゆる事情にかかわらず直ちに廃棄されることを意味しません。

令和７年度（最情）答申第６５号は，１０年以上前の研修資料について，作成又は廃棄の有無が分からず，探索でも見当たらなかったとの説明を認めました。
答申の記載から確認できる範囲が「作成・廃棄不明」である場合には，廃棄を断定しないことが重要です。

第５　令和６年度の文書管理状況

令和６年度における裁判所の司法行政文書の管理状況によると，令和６年度末の保有ファイル数は２９万４０７件であり，同年度に新たに作成・取得されたファイルは５万４６１７件でした。
同年度に保存期間が満了した６万７５１７件のうち，移管は６８件，廃棄は６万３２４件，保存期間の延長は７１２５件でした。

ここでいう保存期間満了後の通常の「廃棄」と，「紛失・誤廃棄」は別の集計です。
同報告書では紛失・誤廃棄が３６件あり，内訳は紛失２３件，誤廃棄１３件で，２１件について復元措置が行われたとされています。

第６　関連記事

司法行政文書の管理制度全体は「司法行政文書に関する文書管理（AIリライト）」を，国立公文書館への移管は「司法行政文書の移管」を参照してください。
下級裁判所の答申例は「下級裁判所が直ちに廃棄しているとされた司法行政文書」に，最高裁判所の不開示例は「最高裁判所が不開示とした司法行政文書」に整理しています。

第７　出典・参考資料

１　司法行政文書の管理・開示に関する資料

最高裁判所事務総局秘書課長通達「司法行政文書の管理について」（平成２４年１２月６日付け，令和８年３月４日改正）は，司法行政文書の管理に関する基本通達です。
最高裁判所事務総局秘書課長通達「最高裁判所における司法行政文書の管理の実施等について」は，最高裁判所における整理，保存，移管及び廃棄の実施事項を定めています。

裁判所の「司法行政文書開示手続」は，申出方法，開示・不開示の通知及び苦情申出の概要を案内しています。
最高裁判所の「情報公開・個人情報保護審査委員会」には，委員会の概要と年度別答申が掲載されています。

２　答申・裁判例・統計

第２の表に掲げた１２件の答申書は，最高裁判所情報公開・個人情報保護審査委員会が平成２８年２月１８日から平成３１年２月２２日までに答申した一次資料です。
各答申書へのリンクは表中に付しています。

最高裁判所平成２６年７月１４日第二小法廷判決・平成２４年（行ヒ）第３３号は，情報公開法上の行政文書の保有に関する主張立証責任と推認の方法を示した裁判例です。
令和６年度管理状況報告は，裁判所の保有ファイル数，保存期間満了後の措置及び紛失・誤廃棄を別項目で集計した公表資料です。