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当事者の氏名に，システムで使えない文字（外字）が含まれていることがある。
mintsで使用できる文字は日本産業規格JIS X 0213が基本であり，これに含まれない字はそのまま入力できない。
使えない文字は正字に置き換える。
置換が難しければ，カタカナで入力した上で，手書きしたもののPDFを「添付書類」として提出する。
本記事では，「使用できない文字が含まれています」というエラーが出たときの対処と，氏名以外の欄で起きる同種のエラーの切り分けを説明する。
第１ 使用できる文字の範囲
mintsで使用できる文字は，JIS X 0213が基本である。
これに含まれない外字，機種依存文字及び一部の異体字は入力できない。
氏名に用いられる字体には，戸籍上の字体とJIS規格上の字体が一致しないものがある。
「﨑」「濵」「德」のような異体字は，事案によって入力の可否が分かれるため，実際に入力して確認する。
第２ 外字が含まれるときの対処
１ 正字に置き換える
使えない文字は，まず正字に置き換える。
氏名の表記が戸籍と異なることになるため，訴状本文（申立ての趣旨・理由のPDF）では，正字で入力した旨と正しい字体を説明しておくのが分かりやすい。
２ カタカナで入力し，手書きのPDFを添付する
置換が難しい場合は，カタカナで入力した上で，正しい字体を手書きしたもののPDFを「添付書類」として提出する。
この方法は，裁判所のQ＆Aが示す取扱いである。
どの範囲でカタカナ入力とするか，添付書類の表題をどうするかは，提出前に担当部へ確認しておくと確実である。
３ 当事者目録を用いる場合
当事者と代理人の合計が２００名を超える場合は，入力者１名の情報のみをフォームへ入力し，その余の当事者を当事者目録のPDFで提出する。
外字を含む当事者が多数いる事件では，目録側で正しい字体を示すことができる。
もっとも，これは人数要件を満たす場合の取扱いであり，外字を理由に当事者目録へ切り替えられるわけではない。
第３ 「使用できない文字」エラーの切り分け
同じエラーメッセージでも，原因は氏名の外字とは限らない。
| 症状 | 主な原因 | 対処 |
|---|---|---|
| 氏名・名称欄でエラー | JIS X 0213にない外字・異体字 | 正字へ置換，又はカタカナ＋手書きPDFの添付 |
| 申立ての趣旨・理由欄でエラー | タブ文字の混入 | ワープロから貼り付けず，別PDFで提出する |
| 郵便番号・電話番号・法人番号でエラー | 全角で入力している | 半角へ直す |
| 氏名の区切りでエラー | 姓名の間の空白 | 全角スペースを入れる |
| ファイル名でエラー | 丸囲み数字等の特殊文字 | 通常の文字だけにする |
エラーが出たときは，どの欄で出たかを先に特定する。
氏名欄以外のエラーを外字の問題と誤認すると，不要な置換をすることになる。
第４ ファイル名の特殊文字にも注意する
ファイル名に丸囲み数字等の特殊文字を使うと，タイムスタンプが表示されなくなることがある。
ファイル名は拡張子を含めて１００文字以内とし，証拠番号と書面名が分かる範囲で簡潔にする。
ファイル名に関するエラーの切り分けは，mintsでファイルをアップロードできない場合で説明している。
第５ 提出前の確認
①氏名・名称に外字又は異体字が含まれていないかを，入力前に確認する。
②含まれている場合は，正字への置換とカタカナ入力＋手書きPDFのいずれによるかを決める。
③置換した場合は，正しい字体を申立ての趣旨・理由のPDF又は添付書類で示す。
④エラーが出た欄を特定し，外字以外の原因（タブ文字，全角半角，空白）を除外する。
⑤法人の場合は，商号の字体と国税庁法人番号公表サイトの表示を照合する。
第６ 関連記事
①mintsで訴訟代理人の情報を入力する方法
②mintsで法人を当事者として入力する方法
③mintsで訴訟を提起する方法
④mintsでファイルをアップロードできない場合
⑤mintsの一時保存とセッションタイムアウト
出典・参考資料
①mints「mintsご利用に関するQ＆A」１頁・５頁
②mints「mints操作マニュアル」６頁
③裁判所「民事裁判手続のデジタル化に関する準備の手引」１２頁