第１ 会議参加・画面共有・遠隔操作は別である
ウェブ会議に参加すること，資料を画面共有すること，別のパソコンを遠隔操作することでは，相手に見せる情報と与える権限が異なる。
法律事務所では，操作の便利さと守秘上の制約を一緒に確認する必要がある。
本記事は機器・アプリの準備を扱い，裁判手続上の実施要件や録音録画の取扱いは裁判所の指示と関係法令に従う。
第２ Zoomの時間制限と会議前の準備
Zoomの現行サポート案内では，ベーシックの無料ライセンスが主催する通常の会議は，１対１を含め原則40分の制限がある（出典①）。
古い「１対１なら無制限」という説明を現在の標準条件として用いるべきではない。
有料アカウントに所属していても，主催者へどのライセンスが割り当てられているかを確認する。
① 主催者と参加者を確認し，会議URLを必要な相手にだけ伝える。
② 待機室，参加時認証及び画面共有権限を確認する。
③ カメラ，マイク，スピーカー，表示名をテストする。
④ 時間制限と中断時の連絡方法を確認する。
⑤ 終了後に会議・共有が停止していることを確認する。
契約プランの上限値や例外は変わり得るため，重要な会議では開催時点の公式案内を確認する。
本記事は，アカウントの購入や有料化を推奨するものではない。
第３ Teamsのアカウントと参加経路
Teamsでは，個人用アカウント，職場・学校アカウント，ゲストとしての参加を区別する。
会議によってはブラウザー等から参加できるが，主催組織の設定によってサインイン等を求められる場合がある（出典②）。
「Teamsには必ず個人用Microsoftアカウントが必要」と一律に説明するのは適切ではない。
複数のアカウントを使っている場合は，予定の組織・アカウントで入室しているかを確認する。
裁判所の招待で指定された参加方法を，一般のオンライン会議の方法へ勝手に置き換えない。
入室待機中に送ったチャットが，相手へ既に伝わったと推測しない。
第４ 共有前に閉じるもの・確認するもの
共有する資料は，必要なページをあらかじめ開く。
メール通知，他事件のタブ，ファイル名，最近使用した項目，クリップボード等が見えないかを確認する。
画面全体の共有よりアプリ単位の共有が適する場面でも，そのアプリ内の別タブやウィンドウには注意が必要である。
録画，文字起こし，AIによる要約を利用する場合は，参加者への説明，必要な同意や許可，保存先，アクセス権及び保存期間を先に確認する。
裁判所での尋問等は，一般的なアプリの録画機能があることをもって自由に記録できるわけではない。
手続の解説は民事訴訟におけるウェブ尋問を参照されたい。
第５ リモートデスクトップと遠隔サポート
リモートデスクトップは，別のパソコンへ接続して操作する仕組みである。
GoogleのChromeリモートデスクトップ案内は，自分の端末へのアクセスと，他人からのサポートを受ける接続を区別している（出典③）。
サポート相手は，画面を見るだけでなく，アプリ，ファイル，メール等へアクセスできる場合がある。
① 相手が正規の担当者であることを，既知の連絡先で確認する。
② 支援範囲と見せてよい情報を確認する。
③ パスワードや回復コードを伝えない。
④ 作業中に何が行われているかを確認する。
⑤ 終了時に接続を切り，継続的なアクセス権が残っていないかを確認する。
突然表示された警告や電話の指示で遠隔操作を許可することは避ける。
不審な送金画面や認証要求が現れた場合は，作業を中断して事務所の責任者へ連絡する。
第６ 関連記事と出典
ディスプレイの接続・拡張・画面共有，弁護士情報セキュリティ規程及びIT関係のメモ書きも参照されたい。
① Zoom「Zoom Meetingsの時間制限を把握する」
https://support.zoom.com/hc/ja/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0067979
② Microsoft「Microsoft Teamsで会議に参加する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/teams/meetings/join-a-meeting-in-microsoft-teams
③ Google「Chromeリモートデスクトップで他のパソコンにアクセスする」
https://support.google.com/chrome/answer/1649523?hl=ja