弁護士の事件記録の返還・保管・廃棄―弁護士職務基本規程１８条・３９条・４５条と紙・電子データの取扱い（AI作成）

第１　事件記録と預り品を区別する

１　本記事で扱う事件記録

弁護士職務基本規程１８条は，事件記録の保管・廃棄に際して，秘密及びプライバシーに関する情報が漏れないよう注意する義務を定める。
日本弁護士連合会弁護士倫理委員会編著『解説 弁護士職務基本規程［第４版］』（日本弁護士連合会，２０２６年）４７頁～５０頁は，相談又は委任を受けた事件について職務上入手・作成した文書，写真等の証拠書類，電磁的記録及びその写しを事件記録として説明する。
本記事は，法律事務所が扱うこれらの記録について，令和８年１０月３日に確認した日弁連公表本文及び同解説に基づき整理するものであり，裁判所が保管する訴訟記録の保存期間を説明するものではない。
同解説が述べる見解は日弁連の公式見解ではなく，本記事の実務上の提案とも区別して参照されたい。

２　３９条・４５条との関係

３９条は，事件について依頼者，相手方その他利害関係人から預かった書類その他の物品を，善良な管理者の注意をもって保管する義務を定める。
４５条は，委任終了に当たり，契約に従って金銭を清算した上で，預り金・預り品を遅滞なく返還する義務を定める。
事件記録の情報管理，預り品の保管及び終了時の返還は，重なり合う場面があっても，対象と目的を区別して点検する必要がある。

事件記録の保管・廃棄を扱う１８条と，職務を行い得ない事件の受任を防止するための５９条・６８条の記録その他の措置は，目的と対象が異なる。５９条・６８条は依頼者，相手方及び事件名の記録を例示しており，証拠の全文や内部の検討内容を，事務所の全員へ無条件に共有することを求める規定ではない。

『解説「弁護士職務基本規程」第４版』２０１頁～２０２頁，２１８頁～２１９頁を踏まえ，受任前の照合に使う記録，詳細な事件記録及び共有先を分けて管理することが考えられる。追加情報の記録や共有は，受任防止に必要な範囲と秘密保持との関係を確認する。全事件記録の保存期間を，５９条・６８条だけで一律に決めることもできない。具体的な記録と照合は，法律事務所の利益相反チェックと事件情報の記録―５９条・６８条を参照されたい。

第２　依頼者と第三者の情報を保護する

１　依頼者の秘密だけが対象ではない

解説第４版４７頁～４８頁は，１８条の対象に相手方その他第三者の秘密・プライバシー情報も含まれると説明する。
例えば，戸籍の記載，財産資料，供述内容及び企業秘密等は，事件に直接関係する部分だけで構成されているとは限らない。
訴訟で証拠として提出されたという事情だけから，その後の保管・廃棄で情報保護が不要になるわけでもない（同解説５０頁）。

２　依頼者への交付も個別に判断する

同解説４９頁～５０頁は，受任事件を適切に処理するため必要な記録の交付を認める一方，第三者の秘密・プライバシーへの注意を求めている。
交付先，利用目的，必要な部分，第三者情報の有無及び交付後の取扱いを確認し，漏らさないよう注意を伝えること，必要に応じて情報を消除することや記録を回収することを検討する。
報告義務があることは，取得した記録のすべてを無条件に交付する根拠とはならない。
職務上請求の記事及び個人情報漏洩に関する懲戒事例も参照されたい。

第３　原本・預り品の返還と事件終了時の説明

１　返すものと保存するものを確認する

委任終了時には，依頼者等から預かった原本，相手方等から受領して引き渡すべき物，作成・取得した記録の写し及び事務所の業務記録を分けて確認することが望ましい。
１８条は情報管理の規定であり，それだけで事務所の内部メモを含む全資料の所有権や開示範囲を一律に決めるものではない。
返還・交付の対象は，委任契約，受領の目的，民法６４６条の受取物引渡し義務及び各資料に適用される規律を踏まえて判断する。

２　終了したら廃棄してよいとは限らない

職務基本規程４４条は，終了に当たり，必要に応じた法的助言を伴う説明を求める。
民法６４５条・６５４条には，終了後の経過・結果の報告及び急迫の事情がある場合の必要な処分の規定がある。
残る期限，後任者へ引き継ぐ資料及び返還先を確認する前に，終了したことだけを理由に原本や必要なデータを廃棄するべきではない。

返還・交付時には，資料名，原本・写しの別，返還先，日時及び受領確認を残すことが実務上の提案である。
事務所が保存する写しについても，保存目的と対象範囲を確認し，引き続き情報を適切に管理する。

弁護過誤による損害賠償請求を検討するため記録の返還・交付を求める場合は，委任契約書，提出書面，判決・和解書，送達関係書類，依頼・報告のメール及び清算資料など，必要な資料を具体的に整理することが有用である。
資料名，対象期間，原本・写しの別及び利用目的を示し，既に手元にある資料と不足する資料を区別する。
これは相談準備のための整理であり，内部メモや第三者情報を含む全資料の無条件の交付を求める根拠となるものではない。

資料収集を待つ間も，元の事件の期限と弁護士への請求期限は別に確認する。
具体的な相談準備は，弁護過誤訴訟の要件・証拠・進め方を参照されたい。

３　預けた書類を返してもらえない場合はどうするか

まず，返還を求める資料の名称，預けた日，原本・写しの別，返還先及び必要な時期を整理し，書面で所在と返還方法の回答を求めることが考えられる。
請求した内容と回答を残し，単に「全記録」と記載するだけでなく，預けた原本と交付を求める写し等を区別する。
この整理方法は，事務所の内部メモ等も含めた全面開示を認める趣旨ではない。

東京弁護士会の令和８年３月公表のＱ＆ＡＱ９は，同記事の対象会員に清算・記録の返還を求めても応じない場合の対応として，再度書面で申し出ること，紛議調停の利用，他の弁護士への相談を挙げている。
同Ｑ＆Ａの対象会員に固有の事情は一般化せず，これらを状況に応じた選択肢として参照する。

書類の返還について話合いを希望するときは，相手の所属弁護士会の現行案内を確認し，紛議調停の準備資料と申立書の整理方法を参照されたい。
進行中の事件に期日や提出期限がある場合は，返還の話合いだけで対応を待たず，後任者への相談と必要な資料の確保を並行して検討する。

第４　保存期間をどう決めるか

１　１８条に一律の年数はない

確認した１８条・３９条・４５条及び弁護士情報セキュリティ規程は，すべての事件記録を一律に何年間保存するという年数を定めていない。
したがって，これらの条文だけから「事件終了後５年で必ず廃棄する」「１０年保存すれば十分である」と結論付けることはできない。
この確認は，ほかの法令や規程，所属会の定め又は個別契約に保存期間の規律がないことを意味しない。

２　本人確認・取引記録の５年と起算点

以下は令和８年１０月４日に日弁連の公表会規・規則の本文及び国税庁資料で確認した範囲であり，法律事務所の全資料を網羅する保存期間表ではない。
本人確認・記録保存等規程（会規第９５号）５条１項・２項は，対象となる資産管理行為等又は取引等の終了後５年間の保存を定める。
一般の委任契約書のすべてに，同規程による５年が適用されるという趣旨ではない。
同規程２条～４条の対象業務及び例外の確認が前提となる。

規則第１５４号８条の２は，提示された書類の写し，送付・提出された書類の原本又は写し，送信された情報又はその写し等を保存対象とする。
電子的に確認した場合も，契約書のＰＤＦだけを残せば確認資料の保存まで終わったとは限らない。
依頼者の本人確認の記事も参照されたい。

３　預り金の入出金記録は職務終了後３年

預り金等の取扱いに関する規程（会規第９７号）７条１項は，預り金・預り預貯金の入出金の年月日・金額と，入金の目的・出金の使途の記録を義務付ける。
同条２項は，その記録を，当該預り金又は預り預貯金に係る職務の終了後３年間保存するよう定める。
日弁連公表本文には令和７年６月１３日改正が反映され，その改正規定は令和８年６月１日施行である。

３年という期間は７条の入出金記録の義務に関するものであり，同じ資料に本人確認規程の５年や税務上の保存義務等が適用される場合，それを３年で打ち切る根拠にはならない。
「最後に振り込んだ日」と「その預り金等に係る職務の終了日」も，無条件に同じとは扱わず，清算と返還等の経過を確認する。
保存期間表には，対象の預り金・預り預貯金を特定できる事項と終了日を記録することが実務上の提案である。

４　個人事業・法人・消費税で異なる税務資料

所得税・法人税の帳簿書類の保存は，事件の終了日ではなく，帳簿の閉鎖・書類の作成受領の年又は確定申告書の提出期限等を基礎に計算する。
国税庁の帳簿等保存の案内，法人税の保存期間及びスキャナ保存一問一答・問９は，次の期間・起算点を示している。

消費税の仕入税額控除のための帳簿・請求書等は，帳簿については閉鎖の日，請求書等については受領の日の属する課税期間の末日の翌日から２か月を経過した日から７年間の保存である。
６年目・７年目はいずれか一方の保存でよいとされるが，ほかの税務上の義務まで消えるわけではない（国税庁タックスアンサー６４９６）。
適格請求書発行事業者が交付した適格請求書の写し・提供した電磁的記録にも７年の保存が必要となるので，受領した請求書等だけを管理して済ませない。

国税庁の一問一答・問９によれば，電子帳簿保存法は保存方法等の特例を定めるものであり，スキャナデータにも各税法の保存期間が適用される。
電子で授受した税務上の取引情報についても，一定の要件に従って電子データのまま保存する必要がある。
スキャン，印刷又はクラウドへの移動をした日を，新たな保存期間の起算点とするものではない。

５　複数の義務と所属会の規律を重ねて確認する

同じ資料が複数の保存義務の対象となる場合は，それぞれの対象・起算点を当てはめて満了日を計算し，必要な保存がすべて終わるまで管理する。
例えば，預り金の入出金記録が本人確認規程の取引記録にも当たる場合，３年だけを見て廃棄してはならず，５年の起算点も確認する。
さらに，紛議，損害賠償請求，関連手続，原本の証拠価値及び返還の要否を踏まえ，廃棄を保留する必要がないかを点検することが望ましい。
法定保存期間と消滅時効は目的が異なり，時効期間をそのまま全資料の法定保存年数として表示することはできない。

所属弁護士会の会則・会規，受任経路の規則及び個別契約に追加の規律がある場合も，併せて適用を確認する必要がある。
本記事で確認した日弁連の公表本文や大阪弁護士会の公開情報の検索だけから，所属会の追加の保存規律がないと断定するものではない。
事務所の管理表には，資料の種類，適用根拠，起算日，満了日，返還済み原本と保存する写し，廃棄保留の理由及び再点検日を記載することが実務上の提案である。
漫然と無期限に残すことも漏えいの危険や管理負担を増やすため，保存の必要性と安全管理を定期的に点検する。

第５　紙と電子データの保管・廃棄

１　紙の記録と委託先

解説第４版４８頁～４９頁は，保管・廃棄を第三者へ委ねる場合も対象に含め，来訪者への露出，事務職員等の指導監督及び専門業者の選定等を説明する。
一般ごみとして読めるまま出す方法は，情報が漏れないよう注意を尽くした取扱いとはいえない。
委託する場合も，運搬，保管，処理方法及び処理結果の確認まで含めて，記録の性質に合う方法を選ぶことが望ましい。

２　電子データとクラウド

同解説４８頁～４９頁は，クラウドへの保存も保管に当たり，サービス提供者の選定，権限及び認証情報の管理等に注意する必要があるとする。
弁護士情報セキュリティ規程３条～６条に即して，基本的な取扱方法，安全管理措置，情報の各段階の管理及び点検を行う。
単にクラウドを使っていること，又は認証を受けた事業者であることだけで，個々の共有設定が適切であるとは判断できない。

この表は，規程の趣旨を具体的な運用へ反映するための本記事の提案である。
バックアップの残存期間や削除方法は，サービスの契約・仕様及び事務所の構成ごとに確認し，通常のファイル削除だけで全複製が消えたと扱わない。

画像又はPDFの本体と，そこから抽出された文字・検索用データは別に保存されることがある。
Helpfeelの令和８年９月２５日の公表は，過去に削除されたGyazoの画像に関するメタデータの流出を追加で説明し，その追加確認に削除済みの画像ファイル自体は含まれないとしている。
すべてのクラウドで同じ保存処理が行われているという意味ではないが，画像を消しただけでOCR等まで消えたと扱わず，使用する契約・仕様と実際の削除範囲を確認する必要がある。

法令・規程・契約又は紛争対応上必要な原資料と，作業用の画像・OCR・索引等の複製は，保存目的と必要性を別々に点検する。
全事件記録を一律の年数で消すことも，原資料の保存義務を理由に派生データをすべて同じ年数残すことも適切でない。
保全用データを上書きせず，共有用のコピーと区別した上で，不要な複製の削除とその確認を行うことが実務上の提案である。
画像共有サービスを使う場合の確認手順は，スクリーンショット・画像共有サービスで事件資料や税務資料を扱うときで整理している。

第６　辞任・解任・移籍時の取扱い

１　事件の継続と引継ぎ

辞任・解任時は，預り品の返還と，依頼者に必要な不利益防止・終了説明をあわせて確認する。
病気その他の事情で処理を継続できない場合も，記録の所在，期限及び連絡先が把握できる状態を確保することが重要である。
事件放置の記事及び辞任の記事を参照されたい。

２　退所・分裂とアクセス権

弁護士が退所又は移籍する場合には，依頼者との契約関係，事件の担当・引継ぎ，記録の管理責任及び共有権限を確認する。
担当していたことだけから，共有保管庫の全事件記録を持ち出してよいとはいえない。
退所後に残るアカウント，共有リンク，同期端末及びバックアップも点検し，必要な記録へのアクセスを確保しつつ，不要なアクセスを整理することが望ましい。
法律事務所の退所・分裂時チェックリストも参照されたい。

第７　依頼者への説明と事務所の確認表

① 預かった原本・物品，作成・取得した記録及び返還するものを一覧にする。
② 返還先，必要な交付範囲及び第三者情報の取扱いを確認する。
③ 保存する資料について，根拠，目的，起算点及び廃棄の再確認時点を定める。
④ 紙，クラウド，端末及びバックアップの所在と責任者を把握する。
⑤ 返還・引継ぎ・廃棄の実施と確認結果を記録する。

この確認表は一律の保存年数や全面開示を約束するものではない。
依頼者へは，個別契約と実際の記録の性質に即して，返還方法，保存方針及び連絡・変更の方法を説明することが望ましい。

第８　関連記事及び出典

１　関連記事

① 弁護士職務基本規程の現行条文・条文別索引・主要論点
② 弁護士情報セキュリティ規程
③ 個人情報漏洩に関する懲戒事例
④ 弁護士の預り金の管理と懲戒
⑤ スクリーンショット・画像共有サービスで事件資料や税務資料を扱うとき

２　出典

追記した返還請求への対応例の出典：東京弁護士会令和８年３月公表のＱ＆ＡＱ９・Ｑ１０（令和８年１０月１６日確認）。
返還対象の一覧化と期限管理は本記事の実務上の提案である。

① 日本弁護士連合会「弁護士職務基本規程（会規第７０号）」１８条・１９条・２３条・３９条・４４条・４５条。
② 日本弁護士連合会「弁護士情報セキュリティ規程（会規第１１７号）」３条～７条。
③ e-Gov法令検索「民法」６４４条～６４６条・６５４条。
④ 日本弁護士連合会弁護士倫理委員会編著『解説 弁護士職務基本規程［第４版］』（日本弁護士連合会，２０２６年）４７頁～５０頁，１５２頁～１５３頁。
⑤ 日本弁護士連合会本人確認・記録保存等規程９５号２条～５条・８条，同規則１５４号８条・８条の２・９条。
⑥ 日本弁護士連合会預り金等の取扱いに関する規程９７号７条・附則。
⑦ 国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」，タックスアンサー５９３０，タックスアンサー６４９６，スキャナ保存一問一答・問９。
⑧ 株式会社Helpfeel「『Gyazo』への不正アクセスによる情報漏えいに関するお知らせとお詫び（第二報）」（令和８年９月２５日）。

補足の出典：日弁連弁護士倫理委員会編著『解説「弁護士職務基本規程」第４版』（日本弁護士連合会，令和８年９月）２０１頁～２０２頁，２１８頁～２１９頁。同書の解説は日弁連の公式見解又は個別事件の原議決そのものではない。