第１ 受任制限を確認する仕組みと受任可否の判断
１ 自分の担当事件だけを確認すれば足りるか
共同事務所や弁護士法人では，自分が担当していない事件や，他の弁護士が取得した秘密が，受任可否の判断に関係する場合がある。弁護士職務基本規程５９条・６８条は，職務を行い得ない事件の受任を防止するため，事件情報の記録その他の措置を採るように努めることを定めている。
本記事は，日弁連弁護士倫理委員会編著『解説「弁護士職務基本規程」第４版』８０頁，２０１頁～２０２頁，２１８頁～２１９頁及び２４９頁～２５０頁をもとに，確認に使う情報，秘密保持及び実施記録を整理する。以下の確認表は事務所運営のための提案であり，規程が指定する統一書式ではない。
２ チェックで一致した場合も個別判断が必要である
名称の一致は，詳しい確認を始める手がかりとなる。逆に，検索結果がないことだけで，受任制限が存在しないと結論付けることはできない。登録漏れ，同名者，名称変更，相談段階の関与，事件の関連性などを検討する必要がある。
受任制限そのものは，２７条・２８条の利益相反，共同事務所の５６条・５７条・５８条及び弁護士法人の６３条～６７条を参照されたい。
第２ ５９条と６８条の主体・対象の違い
１ 共同事務所の５９条
５９条の主体は共同事務所の所属弁護士であり，他の所属弁護士と共同して，受任防止の措置に努める。第４版２０１頁は，共同事務所の規模や形態がさまざまであることから，記録に方法を限定せず，実態に応じた対応を可能にした規定と説明する。
２ 弁護士法人の６８条
６８条の主体は弁護士法人である。法人の業務が制限される事件と，社員等又は使用人である外国法事務弁護士が職務を行い得ない事件の受任を防止するため，法人，社員等及び使用人である外国法事務弁護士の取扱い事件について，記録その他の措置に努める。
| 項目 | ５９条 | ６８条 |
|---|---|---|
| 主体 | 共同事務所の所属弁護士 | 弁護士法人 |
| 記録の例示 | 取扱い事件の依頼者，相手方，事件名 | 法人，社員等及び使用人である外国法事務弁護士の取扱い事件の依頼者，相手方，事件名 |
| 方法 | 記録その他の措置 | 記録その他の措置 |
| 解釈上の位置付け | ８２条２項の行動指針・努力目標 | ８２条２項の行動指針・努力目標 |
措置の方法に柔軟性があることと，受任を禁じられた事件を受任してよいことは別である。５９条・６８条が努力規定であるという説明を，利益相反に関する禁止規定の免除として読むことはできない。
第３ 記録する情報と秘密を共有する範囲
１ 事件名だけで常に十分とはいえない
条文は依頼者，相手方及び事件名の記録を例示している。第４版２０１頁は，必要に応じて事案の概要を記録することが，より望ましい場合もあると説明する。何を追加するかは，受任制限の見落としを防ぐために必要かどうかを検討して決めることになる。
実務上は，同名者や法人の名称変更を区別できる情報，関係者の立場，関連する事件及び担当者などが確認の手がかりとなる場合がある。ただし，全ての事件で同じ情報を際限なく登録する趣旨ではない。
２ 確認に必要な情報と事件の詳細を分ける
第４版８０頁は，利益相反チェックのために必要な情報の開示について，秘密保持義務における正当な理由を認める。また，移籍・統合時の確認については，必要最小限の情報の開示を説明する。
この説明は，証拠全文，依頼者との通信，内部の評価を，全員へ無条件に開示してよいという意味ではない。誰が，どの受任制限を，どの情報で判断するのかを明らかにし，名称照合の記録と，詳細を確認するための事件記録へのアクセスを分けることが考えられる。
事件記録の返還・保管・廃棄と，受任防止用の情報の管理は目的が異なる。弁護士の事件記録の返還・保管・廃棄も参照されたい。５９条・６８条だけから，全ての事件記録の保存年数を一律に決めることはできない。
第４ 検索・担当者・メール回覧と実施記録
１ 事務所の実態に合う方法を選ぶ
第４版２０１頁は，検索システム，利益相反チェックの担当者及び新件概要のメール回覧などを紹介する。小規模な共同事務所と，多数の弁護士が所属する法人とでは，連絡の方法や見落としを防ぐ仕組みが異なり得る。
検索システムを使う場合も，誰が情報を登録・更新するのか，追加確認を誰へ回すのかを決める必要がある。回覧の場合も，受任判断に必要な相手方や関係者を示しつつ，秘密の共有を必要な範囲にとどめることが重要である。
２ 「確認したこと」が後から分かる記録
第４版２０１頁～２０２頁は，メール回覧の記録が残っていないと，後日，実際に回覧したか分からなくなる問題を指摘する。実務上，次のような事項を残すことが考えられる。
| 記録の項目 | 記録する内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 確認日時・担当 | いつ，誰が確認したか | 実施経緯を確認する |
| 照合対象 | 依頼者，相手方，事件名と必要な関連情報 | 検索範囲の不足を点検する |
| 回答・追加確認 | 回答者，結果及び追加で確認した事項 | 未回答や不明事項を残さない |
| 受任判断 | 該当条項，判断理由，条件及び担当者 | 一致情報と法律判断を区別する |
| 変更後の確認 | 新たな相手方・関係者，担当変更等 | 受任後の事情変化に対応する |
この表は記録例であり，各項目が条文に明記された義務であるという説明ではない。チェック結果の記録それ自体にも秘密が含まれ得るため，保存先と閲覧者を検討する必要がある。
第５ 新件相談・移籍・事務所統合で確認すること
１ 相談段階と受任段階
受任後の事件だけを登録すると，相談で秘密を取得した事件を見落とす可能性がある。相談の時点で，誰から，どの立場で，何を聞いたのかが受任制限の判断に関係する場合には，その確認に必要な記録の方法を検討する。
相談者の話を聞く前の照合，詳しい相談後の追加確認及び受任決定を区別しておくことが考えられる。どの段階でどこまで記録するかは，事務所の実態と関係する条項に即して決める。
２ 移籍・統合時
移籍や統合では，従前の事務所の全記録を一括共有することと，利益相反を確認するために必要最小限の情報を開示することを区別する。確認に必要な情報，秘密保持，従前の関与及び移籍後に担当しようとする事件を整理する。
情報遮断措置を設けたことだけから，どの事件でも受任できるとはいえない。該当する条項と具体的な情報の取得・共有状況を検討する必要がある。退所時の引継ぎは，法律事務所の退所・分裂のチェックリストも参照されたい。
第６ 受任後に制限が判明した場合
１ 判明した事情と適用条項を整理する
共同事務所では５８条，弁護士法人では６７条など，受任後に職務・業務制限が判明した場合の規定を確認する。対象となる主体と事由を特定し，依頼者への事情説明と，事案に応じた適切な措置を検討する必要がある。
第４版２１８頁は，弁護士法人について，事由の除去が可能な場合と不能な場合の対応，依頼者の不測の損害の防止及び説明時の秘密保持への注意を説明する。単にチェック表へ「問題あり」と記録して，事件処理上の対応を終えることはできない。
２ 依頼者への説明と他事件の秘密
依頼者に説明する必要があることは，他の依頼者の秘密を無制限に開示する理由にはならない。説明すべき事情と開示できる範囲を検討し，事件の期限，記録の引継ぎ及び不利益の回避も確認する。
依頼者の同意を得れば解決できるかどうかも，適用される条項ごとに異なる。記録の仕組み，受任可否，同意による例外及び判明後の措置を分けて判断することが重要である。
第７ 出典と関連する解説
１ 主な出典
日弁連弁護士倫理委員会編著『解説「弁護士職務基本規程」第４版』（日本弁護士連合会，令和８年９月）８０頁，２０１頁～２０２頁，２１８頁～２１９頁，２４９頁～２５０頁。頁数は書籍の印字頁である。同書の解説は日弁連の公式見解又は個別事件の原議決そのものではない。
日本弁護士連合会「弁護士職務基本規程」２３条，５９条，６８条，８２条及び関連する受任制限の規定。