第１ 登記事項証明書との違い
登記情報提供サービスは，登記所の保有する登記情報を，インターネット経由で確認する有料サービスである。
情報はPDFで提供されるが，登記事項証明書と異なり，証明文や公印等は付されない（出典①）。
提出先が登記事項証明書を求めている場合に，取得したPDFを当然にその代わりにできるわけではない。
照会番号を利用できる手続もあるが，対応の有無を提出先へ確認する必要がある。
本記事は不動産の特定からPDF保存・利用明細確認までを扱い，所有権や担保権の法律上の判断そのものを説明する記事ではない。
第２ 住所・地番・家屋番号
住居表示としての住所と，土地の地番，建物の家屋番号は異なる。
マンションの部屋番号も，家屋番号と常に一致するわけではない。
住所をそのまま入力して情報が出ないことをもって，登記がないと結論付けない。
① 固定資産税関係資料，契約書，既存の登記資料等を確認する。
② 土地は所在・地番，建物は所在・家屋番号を特定する。
③ 地番検索や土地からの建物検索等を補助的に用いる。
④ 表示された物件が目的の物件か，図面や既存資料と照合する。
地番検索の地図は物件の絞込みに役立つが，境界や権利関係を確定する資料として単独で扱うべきではない。
同じ敷地の別棟，附属建物，区分建物の取り違えに注意する。
第３ 不動産を指定して請求する
公式操作案内では，不動産請求に「所在指定」「不動産番号指定」「土地からの建物検索指定」が設けられている（出典②）。
目的に合う方法を選び，全部事項・所有者事項・地図・図面等の請求内容を確認する。
共同担保目録や信託目録の選択も，調査目的に照らして確認する。
所在地の選択が似ていても，登記上の所在が別である場合がある。
検索結果がない場合は，入力条件，コンピュータ化前の記録，閉鎖記録，サービス対象外の情報等を切り分ける。
制度上の取得範囲は不動産登記のコンピュータ化に関する記事を参照されたい。
請求ボタンを押すことは，単なる検索条件の保存と同じではない。
料金が発生する確認画面で，対象物件と請求内容を再確認する。
第４ PDFの表示・保存と再請求
１ 取得期限までに実ファイルを保存する
マイページの「請求済」表示と，パソコンへの保存完了は別である。
令和８年（2026年）９月15日に確認した公式案内では，取得日及びその翌通常業務日から３通常業務日の間に表示・保存を行うこととされている（出典③）。
一覧に履歴が残る期間と，PDFを取得できる期間を混同しない。
保存後は，ファイルを開き，物件，取得日，請求した事項及びページの欠落がないことを確認する。
ファイル名には，物件を識別できる情報と取得日を付けると整理しやすい。
保存先は，事件ごとのアクセス制限された場所とする。
２ 再請求は新たな課金になり得る
既に取得した情報の表示・保存と，最新情報の再請求は異なる。
公式案内は，再請求すると新しい情報を取得し，課金されることを説明している（出典③）。
過去のPDFが必要なだけなのか，現在の内容を改めて取得する必要があるのかを判断する。
第５ 当日明細・日付別明細と費用整理
登録利用のマイページには，月別・当日・日付別の明細を確認する機能がある（出典③）。
PDFの保存と同時に，どの事件のために，何を，いつ取得したかを記録する。
一覧に出た履歴がすべて課金済みとは限らないため，ステータスと金額を確認する。
利用者と管理者の画面，一時利用と登録利用の画面は同じではない。
依頼者への実費精算では，資料取得の必要性，金額及び重複請求がないかを照合する。
サービスの明細が，あらゆる税務上の証憑要件を当然に満たすとまではいえない。
第６ 関連記事と出典
裁判書類のPDF化とスキャナー設定，サーバー・NAS・クラウドストレージ・DNS及びIT関係のメモ書きも参照されたい。
① 登記情報提供サービス「登記情報提供サービスとは」
https://www1.touki.or.jp/service/
② 同「不動産登記情報請求・登録利用」
https://www1.touki.or.jp/operate/registered-use/real-estate-info/
③ 同「マイページ・登録利用」
https://www1.touki.or.jp/operate/registered-use/mypage/