第１ 理由提示の原則
１ 行政手続法１４条
行政手続法１４条１項本文は，行政庁が不利益処分をする場合，原則として名宛人に対し，処分と同時に理由を示さなければならないと定める。
書面で不利益処分をするときは，理由も書面で示す必要がある。
同項ただし書は，理由を示さず処分をすべき差し迫った必要がある場合の例外を定める。
ただし，処分後に理由を示すことが困難な事情がある場合を除き，処分後相当の期間内に理由を示さなければならない。
２ 対象となる不利益処分
行政手続法上の不利益処分は，行政庁が法令に基づき，特定の者を名宛人として直接に義務を課し，又は権利を制限する処分である。
申請に対する拒否処分，事実上の行為，行政指導及び契約上の措置は，同法上の不利益処分と同じではないため，適用条文を確認する。
地方公共団体の処分については，条例に基づく処分等が行政手続法の適用除外となり，行政手続条例が適用される場合がある。
国の法律に根拠を持つか，条例・規則に根拠を持つかを確認する必要がある。
第２ 理由提示制度の目的
１ 行政庁の慎重・合理的判断と恣意の抑制
最高裁平成２３年６月７日判決（平成２１年（行ヒ）第９１号・民集６５巻４号２０８１頁）は，理由提示の目的として，行政庁の判断の慎重と合理性を担保し，恣意を抑制することを挙げた。
理由は，訴訟になってから作成する説明ではなく，処分時に行政庁がどの事実と基準に基づいて結論を選んだかを外部に示すものである。
２ 不服申立ての便宜
理由提示は，処分の名宛人に理由を知らせ，審査請求又は取消訴訟をするか，どの点を争うかを判断できるようにする機能を持つ。
名宛人が別の資料から事情を知っていたというだけで，処分書の理由が常に不要になるわけではない。
第３ どの程度具体的な理由が必要か
１ 総合考慮する事項
最高裁平成２３年６月７日判決は，必要な理由の程度について，①根拠法令の規定内容，②処分基準の存否・内容，③処分基準の公表の有無，④処分の性質・内容，⑤原因となる事実関係の内容等を総合考慮するとした。
したがって，すべての処分に同じ長さの理由が必要なのではない。
もっとも，重大な資格剥奪，複数の処分から重い処分を選択する場合又は複雑な処分基準を適用する場合は，名宛人が選択過程を理解できる程度の説明が求められる。
２ 根拠条文の番号だけでは足りないことがある
最高裁昭和６０年１月２２日判決（昭和５７年（行ツ）第７０号・民集３９巻１号１頁）は，一般旅券発給拒否通知に「旅券法１３条１項５号に該当する」とだけ記載され，適用の基礎となる事実関係が具体的に示されていない場合，理由付記に不備があり処分は違法であるとした。
根拠条文を特定しても，複数の事実や評価を含む要件のどれに該当したかが分からなければ，不服申立ての準備ができない。
３ 処分基準の適用関係
最高裁平成２３年６月７日判決の事案では，一級建築士免許取消処分について，原因事実と根拠条文は示されていた。
しかし，公表された複雑な処分基準のどの項目をどのように適用して免許取消しを選択したかが示されておらず，理由提示の要件を欠くとされた。
違反事実の特定と処分量定の説明は別である。
複数の処分種類又は量定幅がある制度では，なぜその処分を選んだかを処分基準と対応させる必要がある。
第４ 理由提示の時期と方法
１ 原則は処分と同時である
処分後の審査請求手続又は訴訟で詳細な理由を説明しても，同時提示を求める制度目的が当然に満たされるわけではない。
処分書交付時に示された理由を保存し，後日の説明と区別する。
２ 書面処分の理由は書面で示す
口頭で詳しく説明したとしても，書面で不利益処分をする場合は理由も書面で示すことが原則である。
別紙，聴聞調書又は公表資料を参照する場合は，何を参照すべきかが処分書から明確であり，名宛人が実際に内容を確認できる状態であったかを検討する。
３ 例外は限定的に扱う
差し迫った必要により処分と同時に理由を示さない場合は，なぜ直ちに処分する必要があったか，いつ理由を示したか，処分後相当期間内といえるかを記録する。
例外を一般的な省略根拠として用いることはできない。
第５ 理由提示の瑕疵を争う方法
１ 処分書と基準を対照する
①原因事実，②証拠又は認定根拠，③根拠条文，④審査基準・処分基準，⑤基準上の該当項目，⑥処分選択・量定の理由を表にする。
空欄となる項目が，具体性不足の主張点になる。
２ 実体違法と手続違法を区別する
理由提示が不十分であることと，実際に違反事実が存在しないこと又は処分が重すぎることは別の違法事由である。
理由提示の瑕疵だけでなく，事実誤認，法令解釈，裁量権の逸脱・濫用も必要に応じて主張する。
３ 取消後の再処分
理由提示の瑕疵により処分が取り消されても，行政庁が適法な手続を経て再処分できる場合がある。
取消判決の拘束力，出訴期間，資格・営業への影響及び執行停止の必要性を含め，救済の実効性を検討する。
第６ 行政庁側の作成チェック
１ 名宛人が処分の道筋を再現できるか
理由書だけを読んで，どの事実を認定し，どの条文・基準を適用し，どの評価を経て処分を選択したかを追えるかを確認する。
内部決裁資料にだけ理由が記載されていても，名宛人への提示とはならない。
２ 定型文の限界
多数件を処理する場合でも，根拠条文の引用や「基準に該当したため」という定型文だけでは足りないことがある。
個別事案の事実，基準上の該当項目及び量定判断を必要な範囲で具体化する。
第７ 出典及び関連記事
行政手続法１２条・１４条（e-Gov法令検索）並びに本記事でリンクした裁判所HPの判例結果詳細を確認した。
行政事件全体は，行政事件訴訟の主要論点を参照されたい。
処分基準と裁量審査は，行政裁量の司法審査も参照されたい。