第１ 通知を受けた会社が最初に整理する事項
退職代行から連絡が来たときは，退職の意思が会社に届いたか，誰がどこまで本人を代理するか，退職日までの勤務と年休をどう扱うかを順に確認する必要がある。
会社に未返還の定期代や貸与品がある場合でも，その精算を理由に最終給与と退職書類を一括して留保する処理は避けるべきである。
本記事は，会社の人事担当者と会社側の弁護士が，通知を受けてから手続を終えるまでに確認する事項を，法令，裁判所公表判決及び行政機関の案内に基づいて整理する。
１ 到達した通知と本人の意思を保存する
最初に，通知の原本，受信日時，送信元，対象従業員，退職希望日，年休取得の指定，連絡先及び添付された委任状を保存する。
電話だけの連絡であれば，担当者が日時と内容を記録し，重要な事項を文書で確認する。
民法９７条１項は，相手方への通知が到達した時から意思表示が効力を生ずると定めているため，会社内で担当者が処理した日だけで到達日を決めてはならない。
本人が作成した退職届を運んだだけなのか，代行者自身が代理人として解約を申し入れたのかも区別する。
民法９９条１項により，代理人の意思表示が本人に直接効力を生ずるには，代理権の範囲内で，本人のためにすることを示している必要がある。
退職届や通知の表現が曖昧な場合は，既に退職を確定的に通知しているのか，会社との合意による退職を申し込んでいるのかを確認する。
２ 社内窓口と処理担当者を決める
人事，給与，社会保険及び所属部署が別々に回答すると，退職日や支払額に食い違いが生じやすい。
対外的な窓口を決めた上で，社内では年休残数，最終給与，健康保険・雇用保険，貸与品及び引継ぎの担当者を割り当てる。
回答書には，確定した事項，計算中の事項及び本人側への確認事項を分けて記載すると，単なる希望や予定が合意済みの条件として扱われることを防げる。
第２ 退職の伝達，団体交渉及び個別の処分権限
１ 相手方の肩書と求めている行為を確認する
退職代行の窓口には，弁護士，労働組合及び民間業者がある。
名称だけで一律に適法又は違法と決めるのではなく，退職意思の伝達なのか，労働組合による団体交渉なのか，個別の紛争について代理交渉や和解をするのかを確認する必要がある。
弁護士法７２条は，弁護士等でない者が，報酬を得る目的で法律事件に関する法律事務の取扱いや周旋を業とすることを原則として禁止する一方，法律に別段の定めがある場合を除外している。
労働組合法６条は，労働組合の代表者又はその委任を受けた者に，労働組合又は組合員のために労働協約の締結その他の事項について交渉する権限を認めている。
同法７条２号は，使用者が雇用する労働者の代表者との団体交渉を正当な理由なく拒むことを不当労働行為としている。
労働組合からの申入れについて，退職代行という名称だけを理由に団体交渉を全面的に拒否する対応には危険がある。
２ 交渉する権限と本人の権利を処分する権限は別である
最高裁平成３１年４月２５日第一小法廷判決（平成２９年（受）第１８８９号）は，労働組合との合意によって組合員の既発生賃金債権が放棄されたといえるためには，合意の効果が本人に帰属することを基礎付ける事情を要するとした。
また，既に具体的に発生した賃金請求権の支払を，後から締結した労働協約で猶予することについても，本人による特別の授権がない限り認められないとした（判決４，PDF４・５頁）。
したがって，組合が交渉の窓口であることだけで，未払賃金の放棄，相殺への同意又は包括的な清算条項への同意まで本人に帰属すると扱ってはならない。
実務上は，次の事項を個別に確認するのが適切である。
①退職の意思と退職日を伝える権限。
②年休の取得日や勤務の取扱いを調整する権限。
③精算額を確認する権限と，最終給与からの相殺に同意する権限。
④傷病手当金等の申請を取り下げる依頼がある場合の対象と本人の意思。
⑤和解，請求放棄及び清算条項を締結する権限。
これは確認事項を整理したものであり，各項目について法律が一律に特別な形式の委任状を要求しているという意味ではない。
３ 権限の確認を必要な範囲に絞る
委任状や本人作成の確認書を求める場合は，何の処理にどの権限が必要なのかを明示する。
個別の相殺同意が未確認であることと，団体交渉の申入れに応じるかどうかは，分けて判断する必要がある。
組合の交渉権限，非弁行為及び有償の事件周旋の問題については，労働組合の団体交渉と弁護士法７２条――個別労働紛争・拠出金・退職代行の境界で詳しく整理している。
第３ 退職日と最終出勤日を確定する
１ 期間の定めのない契約の解約
民法６２７条１項は，期間の定めのない雇用について，いつでも解約を申し入れることができ，申入れの日から２週間を経過することによって雇用が終了すると定めている。
労働者からの確定的な解約の申入れについては，会社が承認しなければいつまでも退職できないという扱いにはならない。
就業規則に引継ぎ完了や退職届提出の予告期間が定められていても，それだけで退職の効力を無期限に止められると考えてはならない。
会社と本人が合意すれば，２週間を待たずに退職することもできる。
ただし，代行者からの「本日付退職を希望する」という申出が，即日終了の合意まで成立させるとは限らない。
到達した意思表示の内容，会社の回答及び合意の有無を確認し，退職日，最終出勤日，年休取得日をそれぞれ記録する。
２ 有期契約では同じ説明をそのまま使わない
期間を定めた契約については，民法６２８条が，やむを得ない事由があるときは直ちに契約を解除できると定めている。
会社との合意による終了のほか，契約内容や適用される特則を確認する必要があり，すべての有期契約について通知から２週間で退職できると説明するのは適切ではない。
労働基準法１３７条には，１年を超える期間を定めた労働契約について，契約期間の初日から１年を経過した日以後は，使用者に申し出ることによりいつでも退職できる特則がある。
ただし，一定の事業の完了に必要な期間を定めた契約や，同法１４条１項１号・２号の高度専門職及び満６０歳以上の者に関する契約は対象から除かれている。
厚生労働省の有期労働契約に関するＱ＆Ａも，１年を超えて３年以内の契約で１年が経過した場合の退職について説明している。
第４ 年休残数を勤務日ごとに配分する
１ 休日を除き，半日分の取扱いまで確認する
労働基準法３９条に基づく年休は，労働義務のある日にその義務を免除するものである。
会社の所定休日や既に労働義務のない日に，年休を消化した扱いにしてはならない。
残数，取得を指定した日，勤務表及び既に取得した年休を照合し，日ごとの残高を示して回答すると誤解を防ぎやすい。
残数に０．５日がある場合には，半日年休の利用が可能か，本人が希望しているか，午前・午後のどちらを指定するかを確認する。
半日単位年休は本人の希望と使用者の同意により，日単位の取得を阻害しない範囲で認められる取扱いであり，会社が残数の都合だけで一方的に半日へ変更できるものではない。
また，時間単位年休には労使協定等の要件があり，半日年休と同じ制度ではない。
例えば，年休残数が２．５日で，退職までに所定労働日が５日残っている場合，２日分と半日分をどこへ配分するかに加え，残り２．５日分の勤務をどう扱うかが問題になる。
残りを自動的に年休又は所定休日として扱わず，出勤，欠勤その他の取扱いを確認する必要がある。
年休残数から退職日が自動的に決まるわけでもない。
２ 引継ぎの必要性と時季変更権を分ける
労働基準法３９条５項は，請求された時季に年休を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合に，他の時季に与えることを認めている。
引継ぎが必要という事情だけで，年休取得を一律に拒めるわけではない。
退職後へ取得時季を移すことはできないため，退職までに変更できる他の時季があるかも確認する必要がある。
年休の成立，半日・時間単位の要件及び時季変更権の判断は，年次有給休暇の付与日数，取得方法，年５日義務及び時季変更権を参照されたい。
第５ 最終給与と会社の返還請求を分ける
１ 争いのない賃金を支払う
労働基準法２３条１項は，退職の場合に権利者の請求があったときは，７日以内に賃金を支払い，労働者の権利に属する金品を返還するよう定めている。
同条２項は，争いがある場合にも，異議のない部分を同じ期間内に支払い又は返還するよう定めている。
退職日から当然に７日以内という説明ではなく，権利者の請求が要件であることを押さえる必要がある。
会社が定期代の返還や損害賠償を請求している場合でも，その問題を解決するまで給与の全額を留保する処理は避ける。
給与，立替経費，通勤手当の精算及び会社から本人への返還請求を別の項目にし，計算根拠と支払日を明示する。
２ 返還義務があることだけでは給与から控除できない
労働基準法２４条１項は，賃金を直接労働者に全額支払う原則を定めている。
定期代の返還義務があるかどうかは，通勤手当の支給規程，前払の対象期間，退職時の精算条項及び実際の払戻額等から検討する必要がある。
返還額を算定できたとしても，最終給与から控除できるかは別に検討しなければならない。
賃金控除協定については，労働基準法２４条１項ただし書の要件と，控除対象にその精算が含まれるかを確認する。
この協定があるだけで，本人に返還義務のない債務まで発生するわけではない。
一方，本人との合意相殺により処理する場合は，その本人の同意が自由な意思に基づくことを確認する必要がある。
３ 代行者の返信だけで自由な相殺同意を認定しない
最高裁平成２年１１月２６日第二小法廷判決（日新製鋼事件）は，労働者の自由な意思による相殺同意を認めるに足りる合理的な理由が客観的に存在するときは，合意相殺が賃金全額払の原則に違反しないとした。
ただし，自由な意思に基づくとの判断は，厳格かつ慎重に行う必要があるとした（判決理由，PDF１・５頁）。
同事件は住宅資金等の借入金と退職金・給与の精算について，本人の自発的依頼，委任状，貸付条件及び事後の対応等を検討した事案である。
退職代行者の「本人も了解している」という返信だけで相殺が有効になると判断した判決ではない。
会社は，対象の債務，金額，控除する給与，計算根拠及び本人への説明内容を明らかにし，その同意を示す資料と代行者の権限を確認することが適切である。
返還額に争いがある場合や同意が確認できない場合は，賃金の支払と返還請求を分けて進める。
詳しくは，退職時の定期代精算と最終給与からの控除を参照されたい。
第６ 引継ぎは対象と履行状況を具体化する
１ 大阪地裁令和７年１月２７日判決の判断
大阪地裁令和７年１月２７日判決（令和５年（ワ）第９１１５号）は，退職時の引継ぎを完了するよう求める就業規則について，当時の職務に応じた合理的な引継ぎを求める訓示的規定と解した（第４の３，PDF１８・１９頁）。
具体的には，鍵・金銭・データの所在の伝達，送迎表の送信，個別支援計画の更新と保護者による確認，要請に応じて引継ぎを行う意向等を認定し，職務に照らして十分に合理的であったと判断した。
さらに，退職代行を利用したことをもって引継ぎ業務を放棄したという会社側の主張を採用せず，退職の意思表示の方法と引継ぎ義務の履行は無関係であるとした。
この判断は，あらゆる引継ぎ義務が無効であるとか，退職者が何も対応しなくてよいという意味ではない。
個々の職務と実際の対応を検討した事例判断であり，引継ぎを評価する際には，退職代行を使ったという印象ではなく，必要な情報がどこまで渡されたかを確認する必要がある。
２ 引継ぎ依頼と完了確認を項目ごとに行う
会社側から依頼する場合は，次のように対象を具体化するのが適切である。
①鍵，貸与品及び会社が管理する金銭の所在と返却方法。
②業務データの保存場所，会社のアカウント及び必要なアクセスの引継ぎ。
③進行中の案件，納期，未処理事項及び関係者の連絡先。
④資料を受け取る担当者，提出方法及び必要な期限。
⑤受領した情報で処理できない事項についての追加質問。
個人のアカウントのパスワードまで一律に提出させるのではなく，会社の管理権限と業務上必要な範囲を確認する。
「回答した」「資料を送った」「会社が受領した」「不足事項が解消した」は同じ状態ではない。
回答記録と資料の受領記録を保存し，未完了の項目だけを明らかにして追加確認を行うと，履行の有無を後から説明しやすい。
本人が療養中であるときは，対面での引継ぎを当然の前提とせず，書面，郵送又は窓口を介した質問で対応できるかを検討する。
３ 年休中でも雇用契約が続いている点に注意する
同じ大阪地裁判決は，年休中に競業事業を開始した行為等について，雇用契約上の信義則に基づく競業避止義務違反を認めた（第４の２，PDF１８頁）。
他方で，就業規則に定めた退職後の広範な競業禁止については，別にその適用を否定している。
年休中は勤務義務が免除されていても，雇用契約が直ちに消滅するわけではないことと，退職後の競業禁止の有効性は，分けて考える必要がある。
同判決から，年休中のすべての副業が違法であるとか，競業による損害額が当然に会社の主張額どおり認められると一般化することはできない。
第７ 傷病手当金の申請・取下げと退職日の関係
１ 本人の給付を会社だけで処分しない
健康保険法９９条は傷病手当金を定め，同法１０８条は報酬を受けられる場合の調整を定めている。
年休中の賃金が支払われる期間であれば，その報酬と傷病手当金の関係を確認する必要がある。
会社は勤怠と報酬の事実を証明する立場であり，療養のための労務不能や支給の可否を会社だけで確定するわけではない。
代行窓口から申請の取下げを求められた場合は，対象となる申請期間，既に提出した申請の有無，本人の意思及び提出先の保険者を確認することが適切である。
窓口が取下げを希望しただけの段階，会社が保険者へ連絡した段階及び保険者が処理した段階を分けて記録する。
取下げの権限や効果に疑問がある場合には，保険者の手続を確認し，退職への同意と一括して処理しない。
２ 退職日の実際の勤務を確認する
健康保険法１０４条に基づく資格喪失後の継続給付には，被保険者期間及び資格喪失時の受給状態等の要件がある。
協会けんぽの案内は，退職日まで継続して１年以上の被保険者期間があることと，資格喪失時に受給しているか受給条件を満たすことを挙げ，退職日に出勤したときは退職後の傷病手当金を支払えないとしている。
退職日に半日年休を取った場合も，残り半日に実際に仕事をしたのか，終日就労していないのかを確認する必要がある。
半日年休という勤怠の名称だけから，継続給付の可否を決めてはならない。
挨拶や引継ぎのための出勤を求める前に，本人の病状と給付への影響を確認し，判断が必要な事項は保険者に照会する。
詳しくは，傷病手当金とは―支給要件，金額の計算，退職後の継続給付及び障害年金・失業保険との関係を参照されたい。
第８ 退職書類は種類ごとの期限で処理する
１ 退職証明書，離職票及び源泉徴収票を区別する
退職時に扱う書類は，根拠と期限が異なる。
一括して「退職手続が終わったら郵送する」と回答するだけでは，必要な期限を見落とすおそれがある。
①退職証明書については，労働基準法２２条により，使用期間，業務の種類，地位，賃金又は退職の事由等の証明を労働者が請求した場合，遅滞なく交付する必要がある。同条３項により，本人が請求しない事項を記載してはならない。
②雇用保険の資格喪失届については，雇用保険法施行規則７条により，被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から起算して１０日以内に提出する。通常の退職について，厚生労働省は離職日の翌々日から１０日以内と案内している。離職票が必要かを確認し，離職証明書の作成と本人への交付を進める。
③給与所得の源泉徴収票については，所得税法２２６条１項により，年の中途で退職した者への交付期限は退職の日以後１月以内である。税務署への提出の要否・期限と本人への交付義務は分けて確認する。
資格喪失の届出，証明書の発行及び書類の発送は，それぞれの完了を記録する。
郵送先が本人の住所と窓口の住所で異なる場合は，本人の希望，窓口の受領権限及び送る書類の範囲を確認する。
発送予定を回答しただけで発送済みと扱わず，発送日と追跡番号等を記録する。
２ 離職理由は事実を記載する
本人側が自己都合と述べた場合でも，会社は実際の退職経緯に即して離職証明書を作成する必要がある。
給付制限や特定受給資格者等の認定はハローワークが判断する事項であり，退職合意書や当事者の呼び方だけで決まるものではない。
離職理由の争いに備えて，退職通知，会社の回答，合意書及び関連する勤怠・連絡記録を保存する。
源泉徴収票については，源泉徴収票，法定調書合計表及び給与支払報告書に関するメモ書きを参照されたい。
第９ 最初の回答書と完了確認の組み立て方
１ 回答書に記載する事項
会社の最初の回答では，次の事項を整理するとよい。
①通知を受領した日時，対象者及び会社の窓口。
②退職の意思表示について会社が理解した内容と，退職日の確定又は確認が必要な点。
③年休残数，指定日，半日分及び年休以外の勤務日の取扱い。
④最終給与と経費の支払予定，別に精算が必要な通勤費等及び計算根拠。
⑤貸与品の返却と，職務に即した具体的な引継ぎ依頼。
⑥退職書類の種類，処理期限及び送付先。
⑦本人の個別同意又は窓口の権限を確認する必要がある行為。
「すべて了承した」とまとめるのではなく，退職日には合意するが相殺は未確定であるといった事項ごとの状態を明示する。
給付申請の取下げ，賃金請求の放棄及び包括的な清算は，通常の退職事務に埋め込まず，対象と意思を確認する。
２ 合意後も実行と完了を確認する
合意書の作成で終えるのではなく，給与の支払，貸与品の受領，引継ぎ資料の確認，届出の提出及び書類の発送まで確認する。
担当者の処理一覧には，依頼内容，根拠資料，合意の有無，実施日及び未処理事項を記録しておくとよい。
このような整理は，代行業者の適否を抽象的に論じることよりも，賃金の未払，書類の遅延及び引継ぎをめぐる後日の紛争を減らすために役立つ。
第１０ 出典と判断の範囲
１ 法令
①民法９７条，９９条，６２７条及び６２８条。
②労働基準法２２条，２３条，２４条，３９条及び１３７条。
③労働組合法６条及び７条。
④弁護士法７２条。
⑤健康保険法９９条，１０４条及び１０８条。
⑥所得税法２２６条。
⑦雇用保険法施行規則７条。
２ 裁判例
①最高裁平成２年１１月２６日第二小法廷判決（昭和６３年（オ）第４号，日新製鋼事件）。自由な意思による合意相殺の判断であり，退職代行者を介した相殺同意を直接判断した事例ではない。
②最高裁平成３１年４月２５日第一小法廷判決（平成２９年（受）第１８８９号）。労働組合による既発生賃金債権の処分と特別の授権を扱う。
③大阪地裁令和７年１月２７日判決（令和５年（ワ）第９１１５号）。第４の２・３における在職中の競業と合理的な引継ぎの判断。判例秘書の文献番号はＬ０８０５００１５である。
３ 行政機関の案内等
①厚生労働省有期の労働契約に関するＱ＆Ａ。
②全国健康保険協会病気やケガで会社を休んだとき（傷病手当金）。支給要件，報酬の調整，申請の証明及び資格喪失後の継続給付。
③厚生労働省雇用保険の手続き一覧表。
④厚生労働省雇用保険の基本手当等に関するＱ＆Ａ。会社の資格喪失手続とハローワークによる離職理由の判断。
⑤厚生労働省年次有給休暇を時間単位や半日単位で取得させる場合の留意点。
本文中の窓口の決め方，回答項目及び完了記録は，これらの法令・裁判例を踏まえた実務上の整理である。
特定の退職代行者に包括的な権限があることや，退職代行窓口への同意の伝達だけで相殺が有効になることを示すものではない。