第１ 一般の司法行政文書と本人情報を分ける
司法修習の配属について資料を調べたいときは，制度や過年度の運用に関する文書を求めるのか，自分の申告内容や自分に関する記録を確認したいのかを分ける必要がある。
裁判所には司法行政文書の開示手続と，保有個人情報の開示手続があるためである。
また，文書が作成・取得されていない場合と，文書はあるが個人情報等を理由に開示されない場合とでも，確認すべき点が異なる。
本記事では，配属関係の答申・不開示通知から分かる限界と，申出先，対象文書の特定，期限及び本人確認の確認方法を説明する。
開示の申出と，配属先を変更してほしいという相談は別の手続である。
１ 一般の文書を調べる場合
配属の基本方針，選考に用いた基準，過年度の資料などを調べる場合は，まず司法行政文書開示手続の案内を確認する。
司法行政文書の開示は，裁判所の保有する司法行政文書の開示に関する事務の取扱要綱に基づく手続であり，行政機関の情報公開請求と同じ名称の手続として扱わない。
希望する文書が保有されていても，不開示情報を含む部分があれば，全部をそのまま取得できるとは限らない。
他の修習生の氏名や生年月日等を含む名簿については，個人に関する情報が問題となる。
対象を必要な制度説明や集計，個人を識別しない部分等に分けて特定できるかを検討することが有用である。
ただし，裁判所が保有していない集計表を新たに作成してもらう手続ではない。
２ 自分に関する情報を確認する場合
自分が提出した申告，自分について保有されている情報等を確認したい場合には，保有個人情報開示手続の案内も確認する。
本人情報の開示は，裁判所が司法行政事務に関して保有する個人情報の取扱要綱の第４を中心に定められており，本人又は代理人による申出と本人確認等が必要になる。
裁判所の公式案内は，個人情報保護法が直接適用される開示制度としてではなく，同法の趣旨を踏まえて定めた要綱による手続として説明している。
対象は司法行政事務に関して組織的に用いる文書，図画及び電子データに記録された個人情報であり，事件記録等の裁判事務に関して保有する情報は原則として対象外である。
事件記録に記録された情報の閲覧等は，民事訴訟法等に基づく事件記録の閲覧謄写手続と区別して検討する。
本人からの申出であっても，対象となる保有個人情報が存在することや，全内容が必ず開示されることまで保証されるものではない。
他人の情報等が含まれる場合には，部分開示や不開示，存否を明らかにしない扱いが問題となることもある。
一般の文書開示で個人情報に当たるとされたことだけを理由に，本人による開示も不可能と決めつけないことが重要である。
第２ 配属関係の答申・通知は対象を限定して読む
１ 第７２期の希望順位と調整に関する答申
令和元年度（最情）答申第４０号は，平成３１年３月１１日の諮問を受け，令和元年８月２３日にされた答申である。
諮問の日と答申の日を取り違えないようにしたい。
この答申は，第７２期について，希望順位，健康面，家族関係等を考慮し，流動的・個別的に調整する過程であることや，特定の検討過程を示す文書等を作成していないという説明を検討している。
配属の考慮事情を知る資料にはなるが，全ての期の配属記録が存在しないことや，現在の希望順位の数・優先順位まで確定する資料ではない。
現在の配属の考え方と過年度資料の限界は，実務修習地の決め方の記事及び第８０期の希望地申告の記事を参照されたい。
答申が検討した氏名，生年月日，性別，実務修習地，組，出席番号，班等の情報は，一人の修習生に関する情報として扱われている。
一方，この事案の対象は，第７２期の実務修習地の決定に際して作成した文書及び関与職員の氏名が分かる文書等であり，第７２期司法修習予定者から提出された文書は除かれている。
本人か第三者かによる区別と，どの文書を対象として申し出たかという区別を混同しないようにしたい。
この答申を，自分の申告書や自分の配属情報の開示を一律に否定する根拠として使うことはできず，本人情報の開示手続と実際の保有文書の範囲を別に確認する必要がある。
２ 特定の調査表の不存在から調査手続全体を推測しない
令和８年５月２０日付けの不開示通知書は，「第７８期司法修習生組別志望等調査表」という特定の文書を作成・取得していないことを理由とするものである。
この通知だけで，組に関する希望を別の書式や方法で聴いていなかったこと，第８０期にも同様の扱いであることまで断定することはできない。
通知を検討するときは，対象とされた文書名，対象の期，作成・取得の有無及び理由を確認する。
自分が必要とする情報と通知の対象が異なる場合には，単に同じ文書名を繰り返すのではなく，どの業務のどの記録を求めるのかを窓口へ具体的に説明することが考えられる。
３ 配属換えに関する文書の事例もある
平成２９年度（情）答申第２１号は，第７０期の旭川からの配属換えに関する文書を扱っている。
この事案には，配属換えの依頼や身上関係の引継ぎに関する文書が登場する。
また，配属換えの手続終了後に，本件対象文書以外の関係文書を廃棄したとの説明もある。
したがって，作成されなかった場合，取得しなかった場合，作成等の後に廃棄された場合を区別する必要がある。
この事案で配属換えが扱われていることから，現在の希望地変更が自由に認められると推論することもできない。
開示の申出は資料の確認手段であり，配属判断の変更を求める手続そのものではない。
第３ 文書を特定して申出先を確認する
１ 対象の期・情報・記録を具体化する
申出書には，文書又は保有個人情報を特定できる事項を記載する必要がある。
配属関係では，対象の期，求める情報の内容，おおよその作成・提出時期，作成又は提出した主体を整理するとよい。
個別の文書名が分からない場合は，名称を推測して断定するよりも，どの手続の何を記録した資料を求めるのかを説明する方が，対象を確認しやすい。
例えば，本人が自分の申告内容を確認したい場合には，「第○期司法修習生採用申込時に私が提出した，実務修習地の希望順位及び配属上考慮を求める事情を記載した書類又は電子的な申告の内容」という特定が考えられる。
これは記載の考え方の例であり，その名称の文書が実在し，現在も保有されていることを前提とするものではない。
本人の提出資料だけを求めるのか，裁判所側が作成した自分に関する記録も求めるのかを分け，必要に応じて対象時期や範囲を窓口と確認したい。
一般の制度資料を求める場合には，例えば，対象の期と「実務修習地の指定に用いる基準又は基本方針を記載した文書」という内容を示す方法が考えられる。
個別事情の評価理由を知りたい場合にも，理由を書いた文書が当然に存在すると決めつけず，保有されている文書の範囲を確認する必要がある。
２ 最高裁判所の窓口と他の裁判所の窓口
最高裁判所が保有する文書・本人情報の開示の窓口は，最高裁判所（秘書課文書開示第二係）であり，所在地は東京都千代田区隼町４番２号，電話番号は０３―４２３３―５２４０である。
提出先や受付時間等は，申出前に上記の裁判所の公式案内で確認したい。
高等裁判所，地方裁判所及び家庭裁判所が保有する文書・本人情報については，各裁判所の総務課を確認する。
簡易裁判所については，その所在地を管轄する地方裁判所の総務課が提出先となるため，簡易裁判所へそのまま提出するものと考えないようにしたい。
弁護士会が保有する文書を求める場合まで，この裁判所の開示手続で当然に取得できるわけではない。
まず記録の保有先が最高裁判所，配属先の裁判所又は弁護士会のいずれなのかを整理する必要がある。
第４ 本人確認書類・費用と通知後の期限
１ 本人情報の開示では本人確認等を準備する
保有個人情報開示申出書には，対象となる保有個人情報，本人又は代理人の別，氏名・連絡先等を記載する欄がある。
窓口での本人確認書類と，郵送による申出の本人確認書類を区別して確認する必要がある。
公式案内では，郵送による本人からの申出について，運転免許証等の写しに加え，申出日前３０日以内に作成された住民票の写し等を求めている。
代理人は，未成年者・成年被後見人の法定代理人又は本人から委任された代理人である。
代理人による申出では，申出人の本人確認書類に加え，戸籍謄本，委任状等の代理人の資格を証明する書類を提出する必要があり，その資格証明書類も申出日前３０日以内に作成されたものとされている。
郵送時の住民票の写し等は窓口提出の場合には不要であり，住民票の写しを取得するときは個人番号の記載のないものを請求する。
個人番号カードを本人確認に用いるときは，写しをカード表面のみとし，個人番号を提供しないようにすることにも注意したい。
その他法令により交付された書類等の写しを用いるときも，個人番号や保険者番号，被保険者等記号・番号等を黒塗りするなどして，それらの情報を提供しないようにする。
開示された写し等の交付には，交付費用や郵送費用の準備が必要となる場合がある。
裁判所の案内では，交付費用の納付に収入印紙，郵送費用に郵便切手を用いる方法が示されている。
手数料の額や郵送料は，開示の通知に同封された案内と窓口で確認してから準備するのが確実である。
２ 通知の目安と開示実施の申出を混同しない
一般の司法行政文書の開示も，本人情報の開示も，要綱上，原則として開示の申出があった日から３０日以内に開示の可否等を通知する仕組みである。
公式案内には，事務処理上３０日以内の通知が難しい場合には期限を延長する旨を通知することもあるとの説明がある。
この３０日は開示の可否等を通知するまでの目安であり，３０日が経過すれば必ず文書が交付されるという意味ではない。
開示を受ける場合の実施方法等の申出は，原則として，開示通知書を発した日から３０日以内に行う。
正当な理由がある場合の例外はあるが，通知書を受け取った日を一律に起算点として計算しないように注意したい。
文書・図画の開示は閲覧又は写しの交付によるが，保存に支障を生じるおそれ等の正当な理由があるときは，原本の閲覧に代えて写しによる扱いとなる。
電磁的記録については閲覧，聴取，視聴その他最高裁判所が定める方法によるとされている。
公式案内では，原則として閲覧又は写しの交付という方法を示した上で，謄写は認められないと説明されている。
写しの郵送を希望するかなども，通知の案内に従って選択する。
３ 本人情報の訂正の申出には別の起算点がある
この本人情報の開示手続で開示された情報について，その内容が事実に合わないと考える本人又は代理人は，訂正の申出を別に検討する。
要綱第５は，申出に理由があると認められるとき，その情報の利用目的の達成に必要な範囲内で訂正する仕組みとしている。
要綱第５では，保有個人情報の開示を受けた日から９０日以内に申し出る取扱いであり，郵送で写しの交付を受けた場合には，裁判所がその写しを発した日を基準とする。
訂正の申出では，氏名・連絡先，開示を受けた日その他の対象情報を特定する事項，訂正を求める趣旨・理由を記載した書面と，本人又は代理人であることを示す資料の提示又は提出が求められる。
訂正するかどうかの通知は，訂正の申出があった日から原則３０日以内とされ，全部又は一部を訂正しない場合は，理由を簡潔に付記した書面で通知する。
この９０日と，開示実施方法等の申出の３０日を取り違えないことが重要である。
また，記録された事実の訂正を求めることと，配属先の判断を変更してほしいという希望を伝えることは同じではない。
配属に関する連絡や相談は，採用・修習に関する当該期の案内で指定された窓口と手続を別に確認する必要がある。
第５ 不開示等に対する苦情の申出
１ 通知を発した日から原則３か月という期限
一般の司法行政文書についての原判断に対する苦情は，取扱要綱第１１により，原則として原判断の通知書を発した日から３か月以内に申し出る仕組みである。
通知が到達しなかったなど正当な理由がある場合の例外はあるが，受領日を当然の起算点としないよう注意したい。
本人情報の開示等に関する苦情は，個人情報の取扱要綱第８により最高裁判所が判断し，手続については，そこに定めるもの等のほか，司法行政文書の開示に関する取扱要綱第１１の定めに準じて行う仕組みとされている。
本人情報の開示手続の公式案内も，最高裁判所が情報公開・個人情報保護審査委員会に諮問し，その答申を尊重して苦情に対する判断をする旨を説明している。
苦情の申出先や，原判断をした裁判所からの通知に記載された事項を確認し，判断の対象となった文書，不開示理由，争いたい点及び求める取扱いを整理する。
保有個人情報の開示に関する苦情の申出書（開示申出人用）では，通知書の写しを添付することで記載の一部を省略できる欄もあるので，現行の様式と記載上の注意を確認したい。
２ 答申と裁判例を区別する
一般の司法行政文書の開示に関する苦情については，原則として苦情の申出がされた日から３０日以内に委員会へ諮問し，最高裁判所が答申を受けた日から原則３０日以内に原判断に対する措置をする仕組みが定められている。
ただし，正当な理由なく苦情の期限を過ぎた場合等や，不開示に対する苦情について対象文書を全部開示することが相当と判断した場合には，諮問を要しないとされている。
後者は，開示に反対する意見を提出した第三者がいる場合を除くため，全部開示へ変更するなら必ず諮問が不要になるというわけではない。
この手続を，行政不服審査法に基づく審査請求と取り違えないことが重要である。
本記事で紹介した文書は，情報公開・個人情報保護の手続における答申や通知であり，配属の適法性について裁判所が判決をしたものではない。
また，不開示や文書不存在が適切かという問題と，希望する修習地へ変更できるかという問題は区別して検討する必要がある。
通知を受けたら，まず対象文書と理由を読み，必要な資料の範囲及び各手続の起算点を整理したい。
第６ 出典
１ 取扱要綱・手続の案内
①最高裁判所「裁判所の保有する司法行政文書の開示に関する事務の取扱要綱」
②最高裁判所「裁判所が司法行政事務に関して保有する個人情報の取扱要綱」
③裁判所「司法行政文書開示手続」
④裁判所「保有個人情報開示手続」
⑤裁判所「保有個人情報開示申出書」
⑥裁判所「保有個人情報の開示に関する苦情の申出書（開示申出人用）」
２ 答申・通知書
①情報公開・個人情報保護審査委員会「令和元年度（最情）答申第４０号」（諮問日平成３１年３月１１日，答申日令和元年８月２３日）
②情報公開・個人情報保護審査委員会「平成２９年度（情）答申第２１号」（諮問日平成２９年１０月２６日，答申日平成３０年３月２３日）
③最高裁判所事務総長「司法行政文書不開示通知書（第７８期司法修習生組別志望等調査表）」（令和８年５月２０日付け，本ブログ掲載の写し）