第１ 複合機を情報システムとして管理する理由
複合機は，コピー，印刷，スキャン及びFAXの機能を持つだけでなく，HDD又はSSD，アドレス帳，印刷履歴，ネットワーク設定及び管理用ウェブ画面を持つことがある。
IPAの「デジタル複合機のセキュリティに関する調査報告書」（２０１４年６月版）は，上位機種を前提に，複合機を，ファイルサーバーやウェブサーバーと同様にセキュリティを意識して運用すべき情報システムとして扱っている。
法律事務所では，依頼者名，事件名，送付先，訴訟資料，医療資料及び本人確認書類等が複合機を通る。
そのため，紙詰まりやコピー料金だけでなく，①誰が管理者設定を変更できるか，②保存データが残るか，③どのネットワーク及び外部サービスへ接続するか，④保守事業者がどの方法でアクセスするか，⑤返却又は廃棄時にデータをどう処理するかを確認する必要がある。
日弁連の「弁護士情報セキュリティ規程」は，弁護士等に対し，取り扱う情報の種類，性質等に応じた安全管理措置を講じることを求め，情報の作成，取得，保管，利用，提供，運搬，送信及び廃棄の各段階を対象としている。
複合機の管理は，この情報ライフサイクルの一部として位置付けるべきである。
以下では，規格又は会規が定める内容と，本記事が法律事務所の運用上の提案として示す事項を分けて記載する。
複合機の機能，ログ及び消去方法は機種，ファームウェア及び契約によって異なるため，実際の設定又は処分では，当該機種の現行マニュアル及び保守契約を確認する必要がある。
第２ 導入及び契約時に確認する事項
１ 機種，構成及び保存媒体
導入時には，型番，シリアル番号，設置場所，管理責任者，HDD又はSSDの有無，保存されるデータの種類，保存期間，自動消去及び暗号化の機能を機器台帳へ記録する。
コピー，印刷，スキャン，FAX，クラウド連携及びUSB利用について，利用する機能と停止する機能を分ける。
同じシリーズでも，オプション，ファームウェア又は契約内容によって利用できる保護機能が異なることがある。
販売資料の「セキュリティ対応」という表示だけで判断せず，実際に導入する構成で機能が有効になっていることを確認する。
２ BMSec表示とJC-STARへの移行
一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会の「事務機セキュリティプログラム（BMSec）」は，複合機等のセキュリティ要件及び適合性の表示制度である。
現行FAQによれば，これは申請者による自己適合宣言であり，第三者認証ではない。
したがって，BMSec適合表示は選定資料の一つにはなるが，導入後の設定，保守，ネットワーク分離，無線LAN及び廃棄までを一括して保証するものではない。
同FAQは，ガイドラインがWi-Fi通信時のセキュリティ要件を規定しておらず，適合製品でもWi-Fi通信時の安全は保証されないと説明しているため，無線接続は別に確認する必要がある。
もっとも，BMSecは，IPAが運営するセキュリティ要件適合評価及びラベリング制度（JC-STAR）へ統合された。
制度移行期間は令和８年３月末で終了しており，IPAは，移行期間終了後はJC-STARを利用するよう案内している。
BMSec適合モデルをJC-STARの★１と同等とみなす取扱いには期限があるため，調達時には，BMSecマークだけでなく，製品ごとの登録日及び現行のJC-STAR適合ラベルを確認する必要がある。
３ 保守契約及び責任分担
販売店，リース会社，メーカー，保守会社，ネットワーク事業者及び事務所の担当範囲を分ける。
障害対応だけでなく，ファームウェア更新，脆弱性情報の通知，管理者パスワードの変更，遠隔保守の開始・終了，ログ取得，保存媒体の故障交換，返却時の消去及び消去証明の担当を確認する。
「保守契約あり」というだけでは，セキュリティ更新，事故時のログ保全及び廃棄時の消去まで含まれるとは限らない。
対象作業，連絡先，対応時間，追加費用及び作業記録の交付方法を契約書又は確認書に残すとよい。
第３ 管理者認証，ネットワーク及び無線LAN
１ 管理者認証
初期の管理者パスワードは設置時に変更し，通常利用者と管理者の権限を分ける。
管理画面を利用できる端末又はネットワークを必要な範囲に限定し，インターネットから直接到達できる状態にしない。
利用者認証，セキュアプリント又は印刷後のデータ削除を利用できる機種では，依頼者情報を扱う部署及び共用スペースでの必要性を検討する。
離席中に出力物が放置されないよう，認証後に出力する方式又は出力トレイを確認しやすい配置も組み合わせる。
２ 有線LANと無線LAN
無線LANを使う場合は，暗号化方式，管理用パスフレーズ，接続できる端末，ゲスト用ネットワークとの分離及び設定変更権限を確認する。
単にSSIDを分けただけでは通信が遮断されているとは限らないため，依頼者情報を保存する端末やNASへ実際に到達できないことを設定及び通信の両面から確かめる。
複合機のWi-Fi Direct，アクセスポイント機能，Bluetooth及びクラウド中継を利用しない場合は停止する。
利用する場合は，利用者，接続方法，認証情報の更新及びログの確認方法を定める。
３ FAX回線とネットワークの分離
JBMIAの現行規格は，公衆電話回線FAX機能を備える機種について，FAXモデムを経由した不正なネットワークアクセスを防ぐため，公衆電話回線とネットワークの間で通信を中継させない機能を条件付き必須としている。
もっとも，規格上の機能があることと，導入機で正しく構成されていることは別である。
これは，FAX受信文書をメール又はクラウドへ転送する機能の安全性を一律に保証するものではない。
当該転送機能を使う場合は，転送先，認証及び誤送信時の停止方法を別に確認する。
第４ 保存データ，スキャン及び印刷の管理
複合機には，印刷・コピー・スキャン・FAXの画像，ジョブ履歴，アドレス帳，送信先，認証情報及び設定情報が残ることがある。
どのデータが，どこに，どの期間保存され，通常利用者，管理者及び保守事業者の誰が取得できるかを機種ごとに確認する。
スキャンデータの送信先は，個人のメール，無管理のUSB又は私物クラウドへ広げない。
共有フォルダー又はクラウドへ送る場合は，保存先の権限，誤送信の防止，保存期間及び削除の担当を定める。
アドレス帳の一括登録及び変更は管理者に限定し，古い担当者，退職者又は使用しない送信先を残さない。
保存データの暗号化及び上書き消去は有効な対策であるが，機能名だけで効果を判断しない。
暗号鍵の管理，SSDでの上書き消去の制約，故障して管理画面を操作できない場合及び交換部品の持出しを含め，メーカーの手順と契約を確認する。
第５ ファームウェア及び遠隔保守
JBMIAの現行規格は，現在の版を確認する機能，ネットワーク経由の更新を管理者だけに限定すること及び更新前に完全性を検証する機能等を要求している。
事務所側では，現在の版，更新日，サポート期限及び脆弱性情報の通知先を台帳へ記録する。
自動更新を利用する場合も，更新の失敗，業務停止及び設定変更を確認できる連絡経路を定める。
手動更新の場合は，正規の配布元，担当者，実施日時及び結果を記録する。
本記事では，遠隔保守について，常時接続か必要時接続か，接続元を限定できるか，多要素認証を利用できるか，作業ログが残るか，保守終了後にアカウント又は接続を無効化できるかを確認することを提案する。
事故調査中に保守作業でログ又は設定を変更しないよう，緊急連絡先と作業停止の手順も定める。
第６ 事故が疑われた場合の初動
不審な送信，知らない管理者設定，異常な通信，意図しないクラウド連携又はアドレス帳の変更が見つかった場合は，発見日時，型番，シリアル番号，ファームウェア版，画面，設定，接続先，ジョブ履歴及びネットワーク側の記録を保全する。
被害拡大を止めるためのネットワーク隔離と，電源断，初期化，ファームウェア更新及びログ削除は同じ操作ではない。
後者は証拠を変更又は失わせることがあるため，安全上の支障及び専門家の方針を確認し，先行した措置，時刻，担当者及び理由を記録する。
複合機だけでなく，送信先のメール，ファイルサーバー，クラウド，ルーター及び保守用アカウントへの影響も確認する。
法律事務所の事故対応全体は，法律事務所のサイバー事故初動チェックリスト―発覚後10分・当日中・後日に行うこと（AI作成）を参照されたい。
第７ リース返却，売却及び廃棄
リース返却又は廃棄の前に，保存媒体，アドレス帳，ジョブ履歴，ネットワーク設定，クラウド連携，管理者アカウント，証明書及び認証情報を処理する。
操作画面の「初期化」だけで保存媒体のデータが対象となるか，故障機や交換済み媒体を誰が保管・運搬・処理するかを確認する。
NIST SP 800-88 Rev.2は，媒体のデータ抹消処理をClear，Purge及びDestroyに分け，情報の機密性，媒体の種類，媒体の将来の扱い及び実行可能性に応じて方法を選ぶ考え方を示している。
複合機についても，一律の方法を当てはめず，メーカーが当該機種について示す消去又は暗号消去の手順，媒体の交換・破壊，検証及び記録を組み合わせる。
同指針は，フラッシュメモリ等では単純な上書きが全ての記憶領域へ及ぶとは限らないことも指摘している。
機器に消去機能があることと，法律事務所が必要とする保証水準でデータを処理できたことを分けて確認する必要がある。
返却又は廃棄の記録には，機器の識別情報，保存媒体の種類，実施日，実施者，採用した方法，完了確認，媒体の引渡先及び証明書を残す。
消去証明書がある場合も，対象となる機器・媒体，方法及び実施結果が特定されているかを確認する。
第８ 法律事務所用チェックリスト
①型番，シリアル番号，設置場所，管理責任者及び保守先を台帳化したか。
②HDD又はSSDの有無，保存データ，暗号化，自動消去及び故障交換時の扱いを確認したか。
③初期管理者パスワードを変更し，利用者と管理者の権限を分けたか。
④管理画面をインターネットへ直接公開せず，接続元を限定したか。
⑤有線LAN，無線LAN，Wi-Fi Direct，ゲスト用ネットワーク及び業務用ネットワークの関係を確認したか。
⑥利用しないクラウド連携，USB，Bluetooth及び外部接続機能を停止したか。
⑦スキャン送信先，アドレス帳，セキュアプリント及び出力物の放置対策を定めたか。
⑧ファームウェアの版，更新日，サポート期限及び脆弱性情報の通知先を記録したか。
⑨遠隔保守の認証，接続時間，接続元，作業ログ及び終了方法を確認したか。
⑩事故時に保全する設定・ログと，隔離・電源断・初期化の判断手順を定めたか。
⑪リース返却，売却，交換及び廃棄時の消去方法，検証及び記録を契約で確認したか。
⑫保守会社任せの事項と事務所が確認すべき事項を分け，少なくとも設置時，設定変更時，事故時及び返却時に見直したか。
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第１０ 出典
①一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会「ネットワーク機能付き事務機セキュリティガイドライン Ver.2.00（JBMS-90:2023）」
②一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会「事務機セキュリティプログラム（BMSec）FAQ」
③一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会「BMSecは，JC-STARと制度統合します」
④独立行政法人情報処理推進機構「JC-STARへの移行期間中の他制度認証製品の取扱いについて」
⑤一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会「デジタル複合機のセキュリティ対策」
⑥独立行政法人情報処理推進機構「デジタル複合機のセキュリティに関する調査報告書」
⑦日本弁護士連合会「弁護士情報セキュリティ規程」（３条ないし５条）
⑧個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
⑨National Institute of Standards and Technology, NIST SP 800-88 Rev.2, Guidelines for Media Sanitization