休職を命じるときは，適用する条項と期間だけでなく，賃金の取扱い，連絡の方法，復職の手続及び満了時の取扱いを，交付した日付とともに書面で残しておく必要がある。後に効力が争われる場面では，通知書に記載していない事項を主張することが難しくなるからである。
第１ 休職通知で伝える事項
治療と就業の両立支援指針５(5)アは，長期休業の開始前に，制度，賃金，手続，休業可能期間及び職場復帰の手順を説明する対応を示している。
同アは，これらの情報提供とともに休業申請書類を提出させて休業を開始することを示しており，また，治療の見込みが立てやすい傷病の場合には，休業開始の時点で主治医や産業医等の専門的な助言を得ながら休業終了の目安も把握することを示している。休職への移行に本人の申請を要するのか，会社の命令によるのかは規程ごとに異なるため，自社の手続と照合する。
説明の食い違いを防ぐため，次の事項を通知書又は説明書にまとめ，本人に交付した内容と日付を残す。
| 項目 | 通知・説明する内容 |
|---|---|
| ①根拠と開始日 | 適用する規程，休職事由，休職開始日及びその算定の基礎。 |
| ②期間 | 満了予定日，延長の有無と条件，再休職時の通算方法。 |
| ③金銭 | 給与の取扱い，傷病手当金の申請手順，社会保険料の本人負担分の支払方法。 |
| ④連絡 | 担当窓口，連絡方法，予定する連絡時期，病状により連絡が難しい場合の相談方法。 |
| ⑤復職 | 復職を申し出る時期，必要な資料，医師の意見を踏まえた判断の手順，及び申出を受けてから会社が判断するまでに通常要する期間の目安。 |
| ⑥試し出勤 | 制度の有無，目的，対象者，申出方法，実施前に定める条件・提出書類及び正式な復職判定との関係。 |
| ⑦満了時の取扱い | 適用規程の内容と，復職の可否を判断するための確認事項。 |
治療と就業の両立支援指針４(4)ア(イ)④は，試し出勤制度を，長期休業者の円滑な職場復帰を支援するために事業主が自主的に設ける勤務制度と位置付けている。
会社に制度がある場合は，休職開始時に，制度の目的，対象者，申出窓口，申出時期及び提出を求める資料を説明し，具体的な利用可否と実施条件は休職開始時に固定せず，回復状況，職務内容及び医学的意見を踏まえて実施前に決めることを明確にする。
実施する場合は，開始前に本人の意向並びに主治医及び産業医等の意見を確認し，目的，期間，出勤日，時間，場所，行う活動と禁止業務，指揮命令者，給与，交通費及び社会保険上の取扱い，事故時の連絡・受診方法，健康情報の取扱者，中止基準及び評価日を個別の実施計画に記載する。
この計画は休職開始時の一般的な制度説明と区別し，実施条件を変更した場合は変更内容と本人への説明日も記録する。
試し出勤の実施計画は，復職可能と判断した後に必要に応じて作成する職場復帰支援プランとは，目的と作成時点が異なる。
試し出勤の結果は復職判断の資料の一つであり，主治医及び産業医等の意見，本人の意向，復帰予定職場の意見，実際の職務及び配置転換の可能性等と併せて総合的に検討する。
満了時の退職条項を説明することと，将来の退職扱いの有効性を確定することは別である。
実務上は，開始時の通知だけで結論を固定せず，満了時の状態と適用規程，現実的な配置可能性を改めて確認し，解雇による場合は労働契約法１６条等の規制を検討する必要がある。
通知書を受け取ったことの確認と，不利益な労働条件変更や将来の退職への同意は区別する。
給与や復職後の勤務条件を変更する合意を求める場合は，変更前後の内容，不利益の程度及び選択肢を説明し，検討の機会を確保するのが適切である。
最高裁平成２８年２月１９日第二小法廷判決（平成２５年（受）第２５９５号・山梨県民信用組合事件）は，賃金・退職金の不利益変更への同意について，署名等だけでなく，不利益の内容・程度，経緯，情報提供・説明等から，自由意思に基づくものと認める合理的理由が客観的に存在するかを判断すべきものとし，原判決を破棄して差し戻した。
説明書や合意書を修正した場合は，旧案と最終案の相違点，説明日及び交付した版も記録する。
合意の有無だけでなく，労働契約法８条～１２条に基づき，就業規則を下回る条件となっていないか等も別途確認する必要がある。
第２ 関連記事
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第３ 出典・参考資料
1 法令
①e-Gov法令検索「労働契約法」５条，７条～１０条，１２条，１６条
2 裁判例
⑦最高裁平成２８年２月１９日第二小法廷判決・平成２５年（受）第２５９５号・民集７０巻２号１２３頁（山梨県民信用組合事件）。
判決本文７頁～１０頁。
3 法令に基づく指針
①厚生労働省「治療と就業の両立支援指針」（令和８年２月１０日厚生労働省告示第２８号，同年４月１日適用）。
特に２，３(8)，４(4)，５(1)～(5)，５(5)ウ・エ，５(7)～(8)。告示原文は厚生労働省告示第２８号。
4 公的な解説・行政資料
③厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（平成２４年７月改訂）１２頁～１３頁，１９頁～２０頁（PDF１４頁～１５頁，２１頁～２２頁）。
5 実務書
①野口大『全訂版 労務管理における労働法上のグレーゾーンとその対応』（日本法令，令和５年）１０８頁～１３３頁，２０８頁，２１３頁～２２０頁，２６２頁～２６３頁。
休職時の情報確認，規程・合意及び説明の実務を検討するために参照し，刊行後の法令・指針・裁判例と照合した。
著者の実務上の提案を一律の法的義務とせず，本記事が提案する手順は公開の法令・判決・行政資料を踏まえて記載した。