第１ 問題社員対応の出発点
１ 「問題社員」は法律上の類型ではないこと
「問題社員」は，能力不足，勤務成績不良，勤怠不良，業務命令違反，ハラスメントその他の非違行為など，会社が対応を要すると考える事情を便宜上まとめた呼称であり，法令上の定義はない。
そのため，すべての事案に共通する法定の手順も存在せず，問題の性質，雇用契約，就業規則，労働協約及び本人の事情に応じて対応を組み立てる必要がある。
本記事では，無期雇用の従業員について会社が問題を把握してから，事実調査，注意指導，改善状況の確認，記録化及び処分の検討へ進む標準的な順序を説明する。
試用期間中の本採用拒否，有期労働契約の雇止め，私傷病休職，退職勧奨及び個別のハラスメント調査は，それぞれ固有の要件があるため，本記事だけで結論を出すことはできない。
２ 最初に問題の種類と保護される事情を分けること
最初に，問題を「能力・成績」，「勤怠・業務命令」，「非違行為」又は「健康上の就業制限」のどれとして扱うのかを仮に分類する。
同じ結果が生じていても，必要な調査と対応は異なるからである。
①成果が不足している場合は，雇用契約上期待された職務と水準，評価資料，教育訓練及び改善可能性を確認する。
②遅刻，欠勤又は業務命令違反の場合は，勤務記録，指示の内容，指示の必要性，伝達方法及び従わなかった理由を確認する。
③横領，暴力，情報漏えい又はハラスメント等が疑われる場合は，証拠保全と関係者の安全を優先し，事実が確定する前に処分を決めない。
④病気又は障害が業務遂行に影響している可能性がある場合は，能力不足の記録だけを積み上げず，就業上の措置及び合理的配慮の検討へ分岐する。
妊娠，出産，育児休業，労働組合活動，公益通報又はハラスメント相談等に近接して不利益な措置を検討するときは，その事情を理由とする不利益取扱いの禁止に抵触しないかを先に確認する。
例えば，男女雇用機会均等法９条，育児・介護休業法１０条，労働組合法７条，公益通報者保護法３条及び５条並びに労働施策総合推進法３０条の２第２項は，それぞれ保護対象と要件が異なるため，「別の問題行動もあった」というだけでは検討を省略できない。
第２ 事実確認は結論を決める前に行うこと
１ 調査対象を具体的な事実に置き換えること
「能力がない」，「協調性がない」，「態度が悪い」という評価だけでは，何を調査し，何を改善すべきかが明らかにならない。
まず，①いつ，②どこで，③誰が，④どの職務又は指示に関して，⑤何をし，又はしなかったか，⑥どのような結果が生じたかを特定する必要がある。
調査対象ごとに，根拠となる雇用契約，就業規則，業務手順，個別の業務命令又は通常期待される職務水準を対応させる。
会社が後から設定した基準や，他の従業員との相対順位だけで，直ちに問題行動又は能力不足を確定してはならない。
２ 原資料を保全してから関係者を聴取すること
勤怠データ，業務日報，電子メール，チャット，成果物，苦情記録，防犯カメラ映像その他の客観資料は，保存期間の経過，通常運用による上書き又は関係者による削除が生じる前に保全する。
保全に際しては，原本又は元データを残し，取得日時，取得者，取得元及び複製の方法を記録する。
資料へのアクセスは，会社が適法に取得・利用できる業務資料の範囲で行う。
従業員の私物，私用アカウント又は健康情報まで当然に調査できるわけではなく，就業規則，情報管理規程，個人情報保護及び調査目的との関係を確認する必要がある。
事情聴取は，通常，申告者又は問題を把握した者，客観的な立場の関係者，対象者の順に行う。
もっとも，証拠隠滅，口裏合わせ又は安全上の危険が具体的に見込まれる場合には，順序，アクセス制限又は暫定的な配置を別途検討する。
３ 本人の説明と反証の機会を確保すること
対象者には，回答できる程度に日時，場所，行為及び問題とされる規範を示し，認否，経緯，理由，関係資料及び関係者について説明を求める。
誘導的な質問を避け，会社の仮説と異なる説明も記録し，必要な裏付け調査を行う。
面談記録には，出席者，開始・終了時刻，質問と回答の要旨，提出資料及び後日確認する事項を記載する。
署名を求める場合も，署名しないことを直ちに事実の自認又は調査非協力と扱わず，記録案を交付して訂正申出の機会を設け，拒否の事実と本人の理由をそのまま残すのが相当である。
調査のための事情聴取と，懲戒処分を予定して行う弁明手続は目的が異なる。
前者を行っただけで，後者について就業規則又は労働協約が定める手続を省略できるとは限らない。
第３ 注意指導は事実・基準・改善方法を示して行うこと
１ 業務上の指導と懲戒処分を区別すること
注意指導は，問題を具体的に伝え，今後の業務を改善させるための業務上の措置であり，それ自体が当然に懲戒処分となるものではない。
ただし，会社が「譴責」，「戒告」その他の制裁として運用すれば，名称にかかわらず懲戒の根拠と相当性が問題となり得るため，文書の性質を曖昧にしない方がよい。
口頭注意だけで改善できる軽微な事項もあるが，繰り返しが問題となる事項，評価が分かれる事項又は将来の処分判断に関係する事項は，面談後に書面又は電子メールで内容を確認する。
その目的は，処分のための記録を作ることではなく，会社と本人が同じ事実と改善目標を認識しているかを確かめることにある。
２ 指導書に含める内容
指導書又は面談記録には，少なくとも，①確認した具体的事実，②根拠となる職務，規程又は業務指示，③求める改善結果，④改善の方法，⑤会社が提供する指導又は支援，⑥確認期間と次回確認日，⑦改善しない場合に検討し得る措置を記載する。
「もっと努力すること」，「協調性を持つこと」など，達成したかを判断できない表現だけでは足りない。
能力や成績を指導するときは，担当職務，採用時に示した役割，経験，勤続期間及び従前の評価を踏まえ，現実に達成可能な基準を設定する。
数値目標を用いる場合も，会社が管理できない市況や他の従業員の成績だけで達成の可否を決めず，具体的な行動，成果物の品質，期限及び確認方法を併記する。
３ 指導の方法がハラスメントにならないようにすること
労働施策総合推進法３０条の２に基づく厚生労働省指針は，客観的に見て業務上必要かつ相当な範囲で行われる適正な業務指示や指導は，職場のパワーハラスメントに該当しないとしている。
他方，問題行動があっても，人格を否定する発言，見せしめのための叱責，必要性のない長時間の追及又は達成不能な要求は，指導という名称だけで正当化されない。
指導は，問題となる業務上の事実に絞り，場所，参加者，時間，頻度及び表現を必要な範囲に限定する。
指導担当者と対象者の関係が既に悪化している場合は，人事担当者等を同席させ，感情的な応酬を避けることが望ましい。
第４ 改善機会の内容と期間は事案ごとに決めること
１ 能力不足・勤務成績不良では改善可能性を検証すること
能力不足又は勤務成績不良を理由とする普通解雇について，法律が一律の改善期間を定めているわけではない。
しかし，労働契約法１６条の客観的合理性及び社会通念上の相当性を判断する上で，会社が期待水準を明確にし，必要な指導を行い，改善可能性を確かめた経過は重要な事情となる。
セガ・エンタープライゼス事件の東京地裁平成１１年１０月１５日決定は，当該就業規則の解雇事由を前提に，従業員が相対評価で下位にあり平均的水準に達していないことだけでは足りず，著しく労働能率が劣り，向上の見込みがないことを要するとした。
同決定は，評価の伝え方が明確でなかったことや，さらに体系的な教育・指導を行う余地があったことなどを考慮して，解雇を無効と判断した。
厚生労働省の「無期転換ルール及び多様な正社員等の労働契約関係の明確化に関する考え方と裁判例」も，能力不足解雇について，改善のための警告に加え，可能な範囲で教育訓練，配置転換又は降格等を行うことが紛争予防に資すると整理している。
もっとも，高度な専門性を伴う職務に限定して採用された者では，教育訓練や配置転換まで求められない場合があるとしており，すべての措置を機械的に尽くす義務があるという趣旨ではない。
能力不足・協調性不足による普通解雇で検討すべき評価基準，改善指導，配置転換及び解雇回避措置については，能力不足・協調性不足による普通解雇―改善指導・配置転換・解雇回避措置と裁判例（AI作成）で詳しく説明している。
２ 改善計画に必要な要素
改善計画では，①対象とする職務，②現状と期待水準の差，③実行すべき行動，④研修，手順書，同行指導又は確認者等の支援，⑤中間確認日，⑥最終確認日，⑦評価資料，⑧本人の意見を定める。
本人が計画に同意しない場合も，合理的な業務指示として実施できる範囲と，労働条件の変更として同意等を要する範囲を分けて検討する。
改善期間は，問題の重大性，職務習得に通常必要な期間，これまでの指導期間，会社が提供する支援，職位及び周囲への影響を基に定める。
「１か月」又は「３か月」といった数字を先に決めるのではなく，何を観察すれば改善の有無を判断できるかから逆算する必要がある。
評価時には，改善しなかった事実だけでなく，改善した点，会社側の支援が予定どおり行われたか，新たな事情及び本人の説明も記録する。
目標が途中で変わった場合は，変更理由，変更日及び新しい確認期間を明示し，後から達成不能な基準を追加しない。
３ 改善機会を経ずに処分を検討する場合
横領，重大な暴力，意図的な情報漏えいその他一回でも企業秩序に重大な影響を及ぼす非違行為では，能力改善のための段階的指導を経ることが事案の性質に合わない場合がある。
この場合も，直ちに処分を決めるのではなく，事実認定，就業規則上の根拠，故意・過失，結果，過去の同種事例，弁明及び処分の均衡を検討する。
妊娠・育児休業等の保護される事情と近接する場合には，改善機会を与えなかった経過が別の意味を持つ。
東京地裁平成２９年７月３日判決は，産前産後休業及び育児休業後の解雇について，会社が従前に専門家から段階的な注意・懲戒を経るよう助言を受けていたのに，復職後の勤務状況を確認せず，注意・指導及び改善の機会を与えないまま解雇したことなどを考慮して，解雇を無効としたものである。
これは育児休業からの復職という事案に即した判断であり，あらゆる能力不足事案に同じ手順を要求した判決として一般化すべきではない。
第５ 記録化では事実と評価を分けること
１ 同時記録に残す事項
問題の発生日に近い時点で，①日時，②場所，③関係者，④具体的な行為，⑤根拠資料，⑥業務への影響，⑦会社の対応，⑧本人の説明を記録する。
「反抗的」，「やる気がない」などの評価を書く場合は，その評価の根拠となる発言又は行動を併記する。
注意指導の記録には，伝えた内容だけでなく，本人がどのように理解し，どの点に異議を述べ，次回までに何を行うことになったかを残す。
改善計画の中間確認では，同じ様式を使い，評価基準が途中で変わっていないことを確認する。
２ 訂正履歴と原資料を残すこと
記録の誤りが判明した場合は，元の記録を消して作り直すのではなく，訂正日，訂正者，訂正理由及び訂正内容が分かる形で追記する。
電子データは，原本，作業用複製及び提出用資料を区別し，ファイル名，保存場所及びアクセス権限を管理する。
本人が面談記録への署名を拒んだ場合は，署名拒否の日時，その場にいた者及び示された理由を記録し，文書又は電子メールで記録案を交付する。
署名がないことと，指導又は面談がなかったことは同じではないが，交付の記録と本人の訂正申出を残すことで，後の認識違いを減らすことができる。
３ 健康情報は労務記録と分けて管理すること
労働安全衛生法６６条の４及び６６条の５は，健康診断で異常所見がある労働者について，医師等の意見を聴き，必要に応じて就業場所の変更，作業の転換，労働時間の短縮等の措置を講ずることを定めている。
同法１０４条は，心身の状態に関する情報を健康確保に必要な範囲で収集し，収集目的の範囲で保管・使用することを原則としている。
障害者雇用促進法３６条の３及び３６条の４は，障害の特性に配慮した職務遂行上必要な措置と，本人の意向の尊重を定めている。
したがって，病名又は障害に関する情報を広く人事評価資料へ転記するのではなく，就業上必要な情報と評価記録を分け，閲覧者を限定する必要がある。
第６ 再評価から処分・解雇まで
１ 処分より軽い選択肢を先に再評価すること
事実確認と改善期間の終了後は，①指導の継続，②研修又は監督方法の変更，③担当業務の調整，④配置転換，⑤休職その他の健康対応，⑥懲戒処分，⑦普通解雇，⑧合意による雇用終了のどれが問題の性質に合うかを再評価する。
配置転換，降格又は賃金変更は，雇用契約，職務限定の合意，就業規則及び人事権の範囲によって可否が異なるため，「解雇より軽い」という理由だけで自由に行えるものではない。
退職勧奨は本人の自由な意思による合意を目指す手続であり，解雇又は懲戒処分とは区別する。
拒否後も多数回又は長時間にわたり退職を迫る方法は採らず，通常の指揮命令及び評価を退職同意の圧力として利用しない。
２ 懲戒処分の根拠と手続
労働契約法１５条は，懲戒が行為の性質・態様その他の事情に照らして客観的に合理的な理由を欠き，社会通念上相当と認められない場合は無効と定める。
また，最高裁平成１５年１０月１０日判決（フジ興産事件）は，使用者が労働者を懲戒するには，あらかじめ就業規則に懲戒の種別及び事由を定め，その内容を労働者に周知させる手続が必要であるとした。
処分前には，①行為時に有効で周知された懲戒事由に該当するか，②就業規則又は労働協約所定の懲戒委員会，組合協議又は弁明手続を履践したか，③同じ行為を既に処分していないか，④過去の同種事例と均衡するか，⑤行為の重大性に対して処分が重過ぎないかを確認する。
減給の制裁を選ぶ場合は，労働基準法９１条が定める１回及び１賃金支払期の上限も確認する必要がある。
就業規則等に弁明手続が定められていない場合に，弁明の機会を欠くことだけで懲戒が常に無効になるかについては，裁判例の判断が一様ではない。
東京高裁平成１１年７月１９日判決（時事通信社事件）は，問題となる事実が簡明で，会社が出社と話合いを促したのに本人が応じなかった等の事情の下では，専用の弁明機会を設けなかったことを重大な手続上の瑕疵とはしなかった。
他方，東京地裁令和６年２月２１日判決（全日本吹奏楽連盟事件）は，事情聴取で本人が言い分を述べ，さらに書面で釈明を求められて回答していたことから，弁明の機会が十分に与えられたと評価した。
このため，少なくとも事実に争いがある場合又は重い処分を予定する場合には，処分対象事実と根拠規定を知らせ，資料提出を含む現実的な回答期間を設け，その内容を決定者が検討したことを記録するのが安全である。
最高裁平成８年９月２６日判決（山口観光事件）は，懲戒当時に使用者が認識していなかった非違行為は，特段の事情がない限り，後から当該懲戒の有効性を根拠付ける理由にできないとした。
したがって，処分通知には，認定した事実，該当する規定，処分の種類及び効力発生日を特定し，調査未了の別件で理由を補わないようにする必要がある。
３ 普通解雇と懲戒解雇を混同しないこと
普通解雇は，労働契約法１６条により，客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要である。
懲戒解雇は，懲戒として同法１５条の規制を受けるとともに，解雇として同法１６条の規制も受ける。
常時１０人以上の労働者を使用する事業場では，使用者は，労働基準法８９条により，就業規則に退職に関する事項として解雇事由を記載し，制裁を定める場合にはその種類及び程度も記載しなければならない。
解雇を行う場合は，同法２０条の解雇予告又は解雇予告手当を確認し，労働者から請求があれば，同法２２条に基づく解雇理由証明書を遅滞なく交付する。
解雇予告又は予告手当は解雇の手続に関する制度であり，客観的に合理的な理由を欠く解雇を有効にするものではない。
また，有期労働契約の契約期間途中の解雇には，労働契約法１７条１項の「やむを得ない事由」が必要であり，無期雇用の普通解雇と同じ基準で処理することはできない。
第７ 段階別の確認事項
１ 初動時
①評価語を具体的な行為又は結果に置き換えたか。
②能力，勤怠，非違行為又は健康上の問題のどれとして調査するかを仮に分類したか。
③妊娠・出産・育児休業，労働組合活動，公益通報又はハラスメント相談等の保護される事情を確認したか。
④消失し得る原資料を保全し，取得経路を記録したか。
⑤調査担当者に利害関係がなく，関係者の安全と秘密保持に配慮したか。
２ 注意指導・改善期間中
①本人が回答できる程度に事実を示し，説明と資料提出の機会を設けたか。
②事実，期待水準，改善方法，会社の支援，確認日及び改善しない場合の措置を伝えたか。
③目標は担当職務との関係で合理的かつ判定可能か。
④指導の日時，内容，本人の応答及び改善状況を同時記録したか。
⑤健康又は障害の影響が疑われる場合に，能力評価だけを継続せず適切な手続へ分岐したか。
３ 処分決定前
①就業規則，労働協約及び雇用契約上の根拠と所定手続を確認したか。
②有利・不利の双方の資料を検討し，未確認の事実を処分理由に含めていないか。
③本人の弁明を決定者が確認し，判断への影響を記録したか。
④過去の同種事例，一事不再理，遡及処分の禁止及び処分の均衡を確認したか。
⑤普通解雇，懲戒解雇，退職勧奨及び有期契約途中の解雇を区別したか。
⑥解雇を選ぶ場合に，労働契約法上の有効性と労働基準法上の予告・証明手続を別々に確認したか。
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第９ 出典・参考資料
１ 法令・指針
①e-Gov法令検索「労働契約法」１５条～１７条
②e-Gov法令検索「労働基準法」２０条，２２条，８９条及び９１条
③e-Gov法令検索「労働安全衛生法」６６条の４，６６条の５及び１０４条
④e-Gov法令検索「障害者の雇用の促進等に関する法律」３５条及び３６条の３～３６条の４
⑤e-Gov法令検索「雇用の分野における男女の均等な機会及び待遇の確保等に関する法律」９条，１１条及び１１条の３
⑥e-Gov法令検索「育児休業，介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律」１０条
⑦e-Gov法令検索「労働組合法」７条
⑧e-Gov法令検索「公益通報者保護法」３条及び５条
⑨e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」３０条の２
⑩厚生労働省「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」（令和２年厚生労働省告示第５号）
２ 裁判例
①最高裁平成１５年１０月１０日第二小法廷判決，平成１３年（受）第１７０９号，集民２１１号１頁（フジ興産事件）
②東京地裁平成１１年１０月１５日決定，平成１１年（ヨ）第２１０５５号（セガ・エンタープライゼス事件）
③東京高裁平成１１年７月１９日判決，平成１０年（ネ）第２４９９号（時事通信社事件）
④東京地裁平成２９年７月３日判決，平成２７年（ワ）第３６８００号
⑤東京地裁令和６年２月２１日判決，令和２年（ワ）第７４０９号，令和２年（ワ）第２９３０７号及び令和３年（ワ）第１１３９５号（全日本吹奏楽連盟事件）
⑥最高裁平成８年９月２６日第一小法廷判決，平成８年（オ）第７５２号（山口観光事件）
３ 公的資料
①厚生労働省労働基準局監督課「モデル就業規則（令和７年１２月版）」８６頁～８９頁
②厚生労働省「無期転換ルール及び多様な正社員等の労働契約関係の明確化に関する考え方と裁判例」１９頁～２０頁
③こども家庭庁「こども性暴力防止法に基づく防止措置と労働法制等を踏まえた留意点」（令和８年４月）１６頁～１８頁
４ 文献
①荒木尚志・安西愈・野川忍編『論点体系 判例労働法〈第２版〉２』（第一法規，２０２４年）６９頁～７１頁
②荒木尚志・安西愈・野川忍編『論点体系 判例労働法〈第２版〉４』（第一法規，２０２４年）７１３頁～７１４頁
③西川暢春『労使トラブル円満解決のための就業規則・関連書式作成ハンドブック』（日本法令，２０２３年）５８９頁～５９２頁，１１２６頁～１１４１頁