mintsの証拠説明書の作り方・提出方法－標目・原本・写し・記録外データ（AI作成）

第１　mintsの証拠説明書で最初に決めること

本記事は，mintsを利用する通常の民事訴訟で，証拠説明書を作成し，証拠とともに提出する方法を扱うものである。
調査の基準日は令和８年９月１６日であり，同日に施行されている民事訴訟法及び民事訴訟規則並びに同日までに公表された裁判所資料を確認した。
医療記録の具体例，所定形式に変換できないデータの媒体提出及び旧法適用事件に関する説明は，令和８年９月１０日に資料を追加確認して補足した。
号証・枝番・ファイル名の付け方は「mintsで証拠を提出する方法－甲001・枝番・ファイル名・提出前チェック」で，提出用PDFの作り方は「mints提出用PDFの作り方」で詳しく説明している。

以下のmintsへの証拠提出方法は，新法適用事件を中心に説明する。
最高裁判所事務総局民事局の民事訴訟フェーズ３に向けた準備の手引４３頁は，民事訴訟法２３１条の２の電磁的記録の証拠調べは，記録媒体による提出に限り，施行前から係属する事件にも適用されると説明している。
旧法適用事件での媒体提出と，新法適用事件でのmintsへの提出を区別して確認する。

１　証拠申出には二つの経路がある

証拠説明書を作る前に，その証拠を①紙の文書を書証として申し出るのか，②電磁的記録に記録された情報の内容について証拠調べを申し出るのかを決める必要がある。
書証の申出は民事訴訟法２１９条，電磁的記録の証拠調べの申出は同法２３１条の２に基づく別の経路であり，標目欄の書き方と提出する対象が異なる。

「記録外」は，Word・Excel・PowerPoint等のオリジナルデータをmintsに置く場所を示すシステム上の区分であって，第３の証拠申出方法ではない。
証拠として取り調べてもらうPDF等の複製と，これに対応する証拠説明書は記録一覧へ提出する必要がある。

２　証拠説明書は書証と電磁的記録を１通で扱う

民事訴訟規則１３７条は書証の証拠説明書を，同規則１４９条の２は電磁的記録の標目，作成者及び立証趣旨を明らかにする電子証拠説明書を定めている。
裁判所の「証拠説明書の記載要領・記載例」は，両者を兼ねた証拠説明書を１通作成し，証拠とともに提出する運用を示している。
したがって，同じ証拠説明書の中に，紙の原本を書証として申し出る号証と，PDF等を電磁的記録として提出する号証とを併記できる。

委任を受けた訴訟代理人は，民事訴訟法１３２条の１１第１項第１号により，原則としてmintsを用いて申立て等をしなければならない。
本人訴訟における紙提出との選択は「mintsと本人訴訟」を参照されたい。

第２　原本・写し・電磁的記録の選び方

１　提出方法は証拠の出発点と原本確認の要否で分ける

裁判所の記載要領及び「民事訴訟フェーズ３に向けた準備の手引」２５頁～２９頁によれば，提出方法は次のように整理できる。
紙で作成された証拠でも，原本確認が不要であれば，そのPDFを民事訴訟法２３１条の２の電磁的記録として提出することが考えられる。

２　原本確認が必要になり得る証拠は紙原本を保管する

紙を電子化したPDFを電磁的記録として提出した後でも，相手方が成立の真正を争うなどして原本確認が必要になれば，裁判官又は裁判長の訴訟指揮により，紙原本を書証として提出するよう求められることがある。
契約書，領収書その他の重要な処分証書について成立の真正が争われる可能性がある場合，本記事では，最初から書証として申し出るか，少なくとも紙原本を保管して期日に持参できるようにしておくことを勧める。

画像情報をmintsへアップロードすることと，紙原本を書証として取り調べることは同じではない。
紙の原本又は写しを書証として申し出る場合，裁判所の記載要領は，原則として期日当日にその紙媒体を持参する必要があるとしている。

３　期日に原本を持参できなかった場合

書証の申出は文書を提出してしなければならず（民事訴訟法２１９条），文書の提出は原本，正本又は認証のある謄本によらなければならない（民事訴訟規則１４３条１項）。
写しに代わる画像情報をmintsへ提出しても（同規則１３７条３項），この規律は変わらない。

準備の手引２５頁は，書証申出をしたのに期日当日に書証を持参し忘れた場合の対応として，①書証から電磁的記録に記録された情報の内容に係る証拠調べへ切り替えて証拠申出をする方法と，②原本の存在及び成立に争いがなく当事者に異議がない限り，原本に代えて画像情報として取り調べる方法を挙げている。
もっとも，原本を取り調べる必要性が高い書証を持参し忘れた場合は，従前と同様に期日を続行した上で原本確認をすることが考えられるとしている。

前記2のとおり訴訟指揮によって紙原本の書証申出を求められた場合について，同２４頁は，新たに別の証拠番号を付けて書証申出をすることになるとしている。
同頁は，合理的な理由なく真の原本の書証申出がされないときは，実質的証拠力が慎重に検討されることになるとも述べている。

第３　証拠説明書の作り方

１　裁判所の新法適用事件用書式を使う

裁判所は，民事訴訟手続のデジタル化に関する参考資料のページで，新法適用事件用の証拠説明書（Excel）を公表している。
このExcelファイルには「ひな型」と「記載例」のシートがあるため，記載例を確認した上で，ひな型に必要事項を入力する。
提出用PDFを作る際は，記載例シートを含めず，文字の欠け，改頁位置及びページ番号を確認する。

最高裁判所事務総局民事局の「フェーズ３後の民事訴訟手続における留意点」（令和８年８月３１日）は，新法適用事件なのに新しい証拠説明書を利用していない例があるとして注意を促している。
対象事件が新法適用事件かどうかは，mintsの新法事件と旧法事件の見分け方で確認できる。
裁判所が注意を促しているその他の誤りは，mintsで裁判所が注意を促している誤りで整理している。

２　号証と標目を提出データに合わせる

裁判所の手引は，書証と電磁的記録を区別せず，証拠番号を通し番号で付け，証拠データの右上にも記載する運用を示している。
ファイル名には，半角３桁の証拠番号と証拠説明書の標目を用いることとされている。
枝番のある証拠を除き，原則として１証拠につき１ファイルとする。
mintsのアップロード画面では，証拠番号欄にも号証欄と同じ番号（例「甲001」）を入力する。
入力した番号は裁判所が編集する場合がある（mints操作マニュアル当事者ユーザ編資料上６９頁）ので，提出後に記録一覧の「番号」欄が証拠説明書の号証欄と一致しているかも確認する。

標目欄は，証拠の名称だけでなく，選択した証拠申出の経路も示す。
紙をそのまま書証として申し出る場合は「売買契約書　原本」又は「売買契約書写し」などとし，電磁的記録として提出する場合は「原本」「写し」を付けない。
一般的な標目，作成者及び立証趣旨の書き方は「証拠説明書の書き方－民事訴訟の書証と立証趣旨の実務」を参照されたい。

３　作成年月日・作成者・備考は元の証拠を基準にする

オリジナルのデータをコピーした場合又は紙を電子化した場合，作成年月日欄及び作成者欄には，コピーやスキャンをした者・日ではなく，元の証拠の作成年月日及び作成者を記載する。
紙を電子化した電磁的記録であることは，備考欄の「紙を電子化」によって区別する。
元の証拠の作成日又は作成者が確認できないときは，推測で補わず，「不明」等とした上で，取得日，取得者又は確認できた表示内容を備考欄等に記載する。

裁判所の記載例は，次の３種類を対比している。

医療記録では，元の診療記録の作成日・画像の撮影日と，医療機関による複製日，代理人の受領日・変換日を区別する。
複数日の診療録をまとめた資料は，確認できる対象期間を示し，ＣＤ等に記載された交付日を各記録の作成日と取り違えない。
不明な作成者・作成日は推測で埋めず，確認できる機関名，記録の表示及び取得経緯を説明する。

４　立証趣旨は証拠と要証事実を対応させる

立証趣旨欄には，「契約の成立」などの抽象的な評価だけでなく，その証拠によって証明しようとする具体的事実を記載する。
長い文書の一部だけが関係するときは，民事訴訟規則１３７条の２が定める関連部分の明示に関する努力義務を踏まえ，提出PDFの頁，段落，メールの日時又は見出しなどによって確認箇所を特定する。
この努力義務は，同規則１４９条の４により，電磁的記録の証拠調べにも準用される。

写真，音声又は動画については，同規則１４８条及び１４９条の４により，撮影，録音又は録画の対象並びにその日時及び場所を証拠説明書で明らかにする必要がある。
音声・動画のファイル形式，元データの保存及び反訳書は「音声・動画をmintsで提出する方法」で説明している。

第４　mintsへ提出する方法

１　証拠と証拠説明書を対応するタブから提出する

記録一覧へ提出する場合，証拠のPDF等は「証拠」タブから，証拠説明書は「証拠説明書」タブからアップロードする。
証拠説明書の号証，証拠データ右上の表示，ファイル名及びmintsの証拠番号を一致させる。
具体的な画面操作は「mints操作マニュアル～当事者ユーザ編～の解説」を参照されたい。

電磁的訴訟記録である記録一覧へ提出できる主な形式は，文書のPDF，動画のMP4，音声のMP3並びに画像のJPEG及びPNGである。
DOCX，XLSX及びPPTXのオリジナルデータを確認に供する場合は，記録一覧に提出するPDF等の複製とは別に，記録外一覧へアップロードする。
記録外一覧へのアップロードだけでは，証拠の提出にならない。

前記手引２６頁は，ＰＤＦ，ＭＰ３，ＭＰ４，ＪＰＥＧ及びＰＮＧの各形式に変換できないものについて，電磁的記録の複製を記録したCD-R等の記録媒体で提出する取扱いを示している。
医療機関から受領した画像等についても，収録形式を確認し，mintsの記録一覧に提出するデータと媒体で提出するデータを区別する。
医療画像であるというだけで一律に媒体提出とせず，必要な情報を保った提出方法を担当裁判所と確認する。

２　直送の完了を相手方ごとに確認する

民事訴訟規則１３７条２項は，書証の写し及び証拠説明書の直送を，同規則１４９条の２第２項は，電磁的記録の複製及び電子証拠説明書の直送を義務付けている。
mintsへアップロードしたファイルは，その事件に当事者として関連付けられた相手方に直送される。

相手方がmintsを利用していない場合その他mints上で直送できない場合は，民事訴訟規則４７条２項・３項及び４７条の２に従い，紙の写し，電磁的記録の出力書面又は記録媒体を交付するなど，証拠の種類に応じた方法を選ぶ。
相手方が複数いるときは，mintsへの関連付けと直送の完了を相手方ごとに確認する。
直送と受領書の関係は「mintsでの書面提出・直送・受領書の整理」を参照されたい。

３　アップロード前に最終版を確認する

裁判所のFAQによれば，当事者は，アップロードした電子データの内容若しくはファイル名を変更し，又は誤ってアップロードしたファイルを自ら削除することができない。
証拠説明書と証拠データを同時に点検し，号証，標目，頁数，ファイル名，ファイル形式，パスワードの有無及び相手方への直送対象を確認してからアップロードする。
誤アップロード後の連絡と処理は「mintsの誤アップロード・消去・差替え」を参照されたい。

４　証拠の申出と意見書のファイル種別

準備の手引４０頁は，書証，電磁的記録，尋問（尋問事項書を含む。），鑑定，検証，調査嘱託及び文書送付嘱託の各申出について，記録一覧のアップロード画面でファイル種別を「証拠」として提出するものと整理している。
証拠申出に対する意見書も同じ「証拠」であるのに対し，証拠説明書と証拠に対する意見書は「証拠説明書」である。
名称の似た二つの意見書で提出先が分かれるため，証拠そのものに対する意見か，証拠の申出に対する意見かを確かめてから種別を選ぶ。

mints操作マニュアル～当事者ユーザ編～の資料上６３頁は，記録一覧に表示されるファイルのうち当事者ユーザが選択できる種別として「主張」，「証拠」，「証拠説明書」，「関連事件の申立て」及び「その他」の五つを挙げ，「調書」及び「裁判書」は職員ユーザが選択する種別であるとしている。
証拠の申出であっても，主張書面と一体で提出したいという理由で「主張」を選ぶと，記録一覧上の分類が実際の書面と食い違う。

鑑定の申出に添付する鑑定事項書の設計については，民事訴訟の鑑定事項書の作り方を参照されたい。

５　外国語の文書には訳文を添付する

外国語で作成された文書を提出して書証の申出をするときは，取調べを求める部分についてその文書の訳文を添付しなければならない（民事訴訟規則１３８条１項前段）。
前記2の直送をするときは，同時に訳文についても直送しなければならない（同項後段）。
mintsでは書証の画像情報を記録一覧へアップロードするため，訳文も画像情報として提出し，直送の対象に含めることになる。

相手方は，訳文の正確性について意見があるときは，意見を記載した書面を裁判所に提出する（同条２項）。
訳文の正確性が争われることに備え，訳出を求めた範囲及び訳者を証拠説明書の備考欄で説明しておくことが考えられる。

第５　成立の真正と原データの保存

１　成立の真正と内容の信用性を区別する

私文書は，本人又はその代理人の署名又は押印があるときは真正に成立したものと推定されるが，民事訴訟法２３１条の３第１項は，電磁的記録の証拠調べについて同法２２８条４項を準用していない。
電磁的記録では，署名・押印による私文書の成立の真正の推定に頼らず，作成，取得，送受信及び保存の経緯その他の事情から成立の真正を立証する必要がある。

成立の真正は，その文書又はデータが作成名義人の意思に基づいて作成されたかという問題であり，記載内容が真実か，又はどの程度信用できるかという実質的証拠力の問題とは別である。
証拠説明書の作成時にも，形式上の成立だけでなく，記載内容を裏付ける他の証拠，作成時期，作成目的及び改変可能性を区別して検討する必要がある。

２　複製とオリジナルの対応を説明できるようにする

電磁的記録の複製を提出するときは，提出ファイルとオリジナルデータとの対応を後から説明できるようにする。
元データを上書きせず，取得元，取得者，取得日時，変換方法，抜粋範囲及び処理前後のファイルを保存する。

Excelの一部をPDF化した場合は，対象シート，セル範囲，表示値又は数式の別，並べ替え，非表示及び再計算の有無を記録する。
メールをPDF化した場合は，送信者，受信者，送信日時，件名，本文及び添付ファイルの収録範囲を記録する。
ウェブページを画像化した場合は，URL，取得日時，タイムゾーン，取得者及び全体又は一部の別を記録し，掲載内容の作成者と画像の取得者を混同しない。

医療機関から取得した記録を抜粋・変換して提出する場合は，元の資料の種類・対象期間・頁，画像の検査種類・撮影日と，提出した号証・頁・ファイルとの対応を残す。
嘱託に対する回答，送り状及び媒体の表示も対応付けて保存し，提出用の加工によって受領データを上書きしないようにする。
資料の取得と不足確認の手順は，医療記録の文書送付嘱託を参照されたい。

第６　証拠説明書の提出前チェック

提出前には，次の順序で確認するとよい。

①書証として申し出るか，電磁的記録の証拠調べとして申し出るかを決めたか。
②紙の書証では標目に「原本」又は「写し」を付け，電磁的記録ではこれらを付けていないか。
③紙を電子化した電磁的記録では，備考欄に「紙を電子化」と記載したか。
④作成年月日及び作成者を，コピー又は変換をした者・日ではなく，元の証拠を基準に記載したか。
⑤号証，標目，立証趣旨，提出PDFの頁及び証拠データが対応しているか。
⑥記録一覧へ提出する複製と，必要に応じて記録外一覧へ提出するオリジナルデータを区別したか。
⑦相手方ごとの直送方法と完了を確認したか。
⑧紙原本又はオリジナルデータを変更せず保存し，成立の真正や同一性が争われた場合に説明できるか。
⑨アップロード前に，証拠説明書，証拠ファイル及びmints上の表示を最終確認したか。
⑩期日後に，証拠目録，期日調書及びmintsの表示が，証拠申出・採否・取調べの実際と一致するか確認したか。

ファイル形式，容量及び画面操作は更新されることがあるため，提出時点の裁判所のmints関連資料及びmintsの利用者向けページで最新情報を確認する必要がある。
mintsの全体像と関連論点の入口は「mints（ミンツ）とは―料金・対象事件・登録・ログイン・提出・送達の実務Q&A」を参照されたい。
証拠説明書や書証を「記録」と「記録外」のどちらへ提出するかの区別はmintsの「記録」と「記録外」の違い，直送と受領書の要否はmintsで準備書面を提出する方法で，それぞれ詳しく説明している。

音声・動画に付ける反訳書の作り方は，反訳書の作り方で説明している。

民事裁判手続全体のデジタル化の仕組み，新旧事件の区別，ウェブ期日及び今後の対象手続は，民事裁判手続のデジタル化（IT化）の全体像を参照されたい。

第７　提出後の証拠状態を管理する

mintsへのアップロード完了は，証拠の採用又は取調べ完了を意味しない。提出後も，直送，証拠申出，相手方の意見，採否，取調べ及び証拠目録・期日調書への反映を別々に確認し，原本の返還又は保管まで事件台帳等に記録する。段階ごとの確認事項と残す記録は，mints時代の民事訴訟における証拠の状態管理―提出・申出・採否・取調べ・電子調書の証拠状態管理表で整理している。

第８　出典・参考資料

１　法令

①e-Gov法令検索「民事訴訟法」１３２条の１０，１３２条の１１，２１９条，２２８条，２３１条の２，２３１条の３（令和８年９月２日現在施行中の条文を確認）。
②最高裁判所「民事訴訟規則」４７条，４７条の２，１３７条，１３７条の２，１３８条，１４３条，１４８条，１４９条の２，１４９条の４（PDF１４頁～１５頁，３９頁～４１頁）。

２　裁判所の解説・運用資料

①裁判所「証拠説明書の記載要領・記載例」１頁。
②裁判所「【新法適用事件用】証拠説明書」（Excel書式。令和８年３月２７日更新表示）。
③最高裁判所事務総局民事局「民事訴訟フェーズ３に向けた準備の手引」（令和８年６月１９日更新）２４頁～２９頁及び４０頁。
④裁判所「民事裁判書類電子提出システム操作マニュアル～当事者ユーザ編～」第２．３版（令和８年７月１５日改訂。資料上６３頁・PDF６６頁，資料上６９頁・PDF７２頁，資料上７４頁・PDF７７頁及び資料上７７頁・PDF８０頁）。
⑤裁判所「mintsのFAQ回答一覧」（令和８年４月時点）PDF９頁。同資料は同月以後の追加・修正を収録していないため，最新情報はmints上のチャットボットで確認する必要がある。