司法行政文書の書き方（９訂）の解説（AI作成）

第１　この記事の対象と結論

１　対象資料

本記事は，司法行政文書の書き方（９訂）（令和６年１２月，最高裁判所事務総局秘書課）の本文を確認し，対象，改訂点及び弁護士実務での読み方を整理するものである。
あわせて，司法行政文書の書き方（９訂）も参照されたい。

２　結論

同書は，裁判所内部の司法行政事務に関する文書の作成を扱う手引である。
訴状，準備書面その他の裁判事務に関する提出書面の様式を直接定めるものではない。
そのため，裁判所へ提出する書面に当然に適用される規範としてではなく，裁判所内部の文書がどのような目的及び準則で作られているかを読む資料として位置付ける必要がある。

第２　９訂の位置付けと主な改訂点

１　令和６年１２月の改訂

「司法行政文書の書き方（９訂）」は，令和４年１２月の８訂から約２年後に改訂されたものである。
はしがきは，主な改訂点として，次の４点を挙げている。
①宛名及び発信者名に関する記載を現行の規範に合わせたこと
②文例の宛名及び発信者名を整理したこと
③付録から廃止通達を削除し，新しい参考通達等を加えたこと
④裁判所外字を使用しない体裁としたこと

２　宛名及び発信者名

令和６年２月２２日付け最高裁秘書第３９５号事務総長依命通達を踏まえ，宛名及び発信者名は，法律等の規定により氏名が必要な場合又は文書の様式・内容その他の事情から氏名を記載することが相当な場合を除き，官職名のみを記載するものとされている。

氏名を記載することが相当な場合の例として，同書は，次の３つを挙げている。
①表彰状，祝辞・挨拶等の儀礼上必要なもの
②外部向けで氏名の記載を要するもの
③特に個人として責任の所在を明らかにすべきもの

「官職名だけ」という原則だけでなく，例外の類型まで読む必要がある。

３　裁判所外字

はしがきは，令和６年７月３日付けデジタル基盤管理官事務連絡が，司法行政事務でも裁判所外字の使用を控えることが望ましいとの考えを示したことを，改訂の背景として挙げている。
９訂自体も，裁判所外字を使用しない体裁とされた。

これに伴い，環境依存文字である括弧付きの数字（「(1)」等）も使用しない体裁とされたが，はしがきは，環境依存文字の使用を控えるよう推奨する趣旨ではないと明記している。
裁判所外字の扱いと，環境依存文字一般の扱いを同一視しないことが重要である。

第３　対象となる文書と対象外の文書

１　司法行政文書

裁判所の事務は，裁判事務と司法行政事務に大別され，同書は後者に関する文書を扱う。
司法行政文書は，裁判所の職員が職務上作成し，又は取得した司法行政事務に関する文書，図画及び電磁的記録であって，裁判所の職員が組織的に用いるものとして裁判所が保有しているものである。

裁判所ウェブサイトの司法行政文書開示手続も，開示の対象となる司法行政文書を，裁判所の職員が司法行政事務に関して組織的に用いるものとして保有する文書等と説明している。
裁判所は情報公開法の対象ではなく，要綱に基づく開示手続を設けている。

２　裁判事務に関する文書との区別

同書の用語，用字，文体及び形式は，裁判所内部の司法行政文書の手引として読むべきものである。
裁判事務に関する文書について参考になる部分はあっても，弁護士の提出書面について，１２ポイント・１行３７字・１頁２６行等を一律に要求する資料ではない。

第４　文書作成の目的と分量の決め方

１　意思決定過程と事務の実績を跡付ける

同書は，裁判所の職員が，裁判所における経緯を含む意思決定過程及び事務の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，軽微な事案を除き，司法行政文書を作成しなければならないと説明している。

他方，文書を作ればよいという意味ではない。
同書は，前例を単純に踏襲せず，口頭による決裁又は説明で足りるか，文書を作る場合も何をどの程度記載するかを，案件ごとに考慮する必要があるとしている。

２　読み手が理解して行動できる文章

司法行政文書は，内容が正確であるだけでなく，受け手が容易に理解できるよう，表現が平易かつ簡潔であることが求められる。
起案の心得としても，決裁事項を明確にし，関係する法規・通達等を調査し，文の飾り，曖昧な言葉及び回りくどい表現をできる限り避け，簡潔かつ論理的に書くことが示されている。

この考え方は，生成AIが作った文書にも応用できる。
結論と主要根拠を先に置き，同じ結論の反復及び判断に影響しない一般論を削る一方，反対材料，例外，未確認事項及び次の確認行動は残すという整理である。
詳しくは，生成AIが作る法律文書を短くしても根拠を落とさない方法－結論先行，意思決定密度及び証拠台帳の分離で説明している。

第５　配字，文書番号及び日付

１　文書の種類により配字が異なる

司法行政文書は原則として左横書きであるが，縦書きとする文書又は縦書きにできる文書もある。
左横書きの文書は，通常，文書番号，日付，宛名，発信者名，標題，文書の種類及び本文等から成る。

Ａ４判の用紙を用いる場合，規範性のある通達等については，読みやすさの観点から，１２ポイント，１行３７字，１頁２６行，上部余白おおむね３５ミリ，左右余白２７ミリとすることが相当とされている。

しかし，これは全ての司法行政文書に一律の標準として示されたものではない。
軽易な事務連絡等については，１０．５ポイント，１行４０字，１頁３６行等の例によるなど，常識的な配字としても差し支えないとされている。
文書の性質による区別を落とさないことが重要である。

２　文書番号と日付

発送する司法行政文書には，短期保有文書を除き，文書を特定するための文書番号を記載する。
書簡及び事務連絡には，文書番号を記載しなくてよいとされている。

文書の日付は，原則として最終決裁者の決裁終了日と一致させる。
ただし，日付が指定されている場合等には，その日付とすることも差し支えないとされている。

第６　用字用語の読み方

１　複数の準則を組み合わせている

同書は，常用漢字表，現代仮名遣い，送り仮名の付け方，外来語の表記，公用文における漢字使用等，文化審議会「公用文作成の考え方」，法令における漢字使用等及び法制執務の例等を参照して，司法行政文書の用字用語を説明している。

そのため，個々の表記を確認するときは，同書の要約だけでなく，どの通達，告示又は公用文資料に基づく記載かを確認する方が安全である。
文化庁は，公用文作成の考え方（建議）及びこれに関する内閣官房長官通知を公開している。

２　「直ちに」「速やかに」「遅滞なく」

同書は，いずれも「すぐに」という意味を持つものの，最も即時性が高く遅れが許されない場合に「直ちに」，それより差し迫っていない場合に「速やかに」，正当な理由があれば遅れが許される場合に「遅滞なく」を用いると説明している。

この説明は，司法行政文書における用語の使い方として読むべきものである。
個別法令の期限又は法的効果を判断するときは，当該条文，制度趣旨及び関係する裁判例等を別に確認する必要がある。

第７　弁護士実務での使い方

１　裁判所から届く文書の位置付けを読む

文書番号，発信者名，標題及び文書の種類を確認することで，通達，通知，事務連絡，照会，回答等のどの形式かを把握しやすくなる。
ただし，名称だけで法的拘束力又は裁判手続上の効果を決めず，根拠規定及び具体的内容を確認する必要がある。

２　司法行政文書開示で対象を特定する

開示の申出を検討するときは，司法行政事務に関して組織的に用いられ，裁判所が保有する文書等であるかを確認する。
裁判所ウェブサイトは，根拠となる要綱，申出書の書式，不開示情報及び不開示の判断に対する苦情の手続を掲載している。

３　弁護士の提出書面へ機械的に転用しない

同書の「平易かつ簡潔」「決裁事項を明確にする」「関係資料を調査する」といった考え方は，裁判所提出書面の起案にも参考になる。
他方，司法行政文書の配字，官職名，文書番号及び改正通達の方式を，訴状又は準備書面へそのまま転用するものではない。

第８　一次資料の確認範囲

本記事では，次の資料を確認した。
①最高裁判所事務総局秘書課「司法行政文書の書き方（９訂）」の本文
②裁判所ウェブサイトの司法行政文書開示手続のページ
③文化庁が公開する「公用文作成の考え方」

本記事は，司法行政文書の作成及び読み方を説明するものであり，特定の判例命題を扱っていない。
このため，裁判所ウェブサイトの裁判例検索及び判例秘書による判例検索は実施していない。
これは，関連する裁判例が存在しないことを意味しない。

第９　出典

最高裁判所事務総局秘書課「司法行政文書の書き方（９訂）」（令和６年１２月）
裁判所「司法行政文書開示手続」
文化審議会「公用文作成の考え方」（令和４年１月７日建議）