◯本ブログ記事は，「司法行政文書の書き方（９訂）」（令和６年１２月の最高裁判所事務総局秘書課の文書）についてAIで作成した解説です。
＊ 「司法行政文書の書き方（９訂）」も参照してください。
目次
第１ 司法行政文書の基礎知識
１ 司法行政文書の定義と重要性
(1) 司法行政文書の定義
(2) 文書作成の意義と説明責任
２ 司法行政文書の種類と体系
(1) 法規（規則及び規程）
(2) その他の文書（通達，通知，事務連絡等）
(3) 秘密文書の区分
第２ 文書作成のプロセスと形式的ルール
１ 起案と浄書の心得
(1) 起案の意義と留意事項
(2) 配字と書式の基準
２ 宛名及び発信者名の最新改正
(1) 氏名記載の原則廃止
(2) 氏名を記載する場合の例外
第３ 用字用語及び表記の準則
１ 漢字と仮名遣いの基本原則
(1) 常用漢字表と送り仮名の基準
(2) 品詞別の書き分けルール
２ 法令用語の厳格な峻別
(1) 並列的接続詞（及び・並びに）
(2) 選択的接続詞（又は・若しくは）
(3) 条件表現（場合・とき）
(4) 時の表現（直ちに・速やかに・遅滞なく）
第４ 改正方式と実務上の運用
１ 通達の改正技法
(1) 一部改正の形式
(2) 字句の改正方式
(3) 項目の追加及び廃止
２ 付随的規定の整備
(1) 附記（実施期日等）
(2) 経過措置の考え方
第１ 司法行政文書の基礎知識
１ 司法行政文書の定義と重要性
(1) 司法行政文書の定義
司法行政文書とは，裁判所の職員が職務上作成し，又は取得した司法行政事務に関する文書を指します。これには図画及び電磁的記録も含まれます。職員が組織的に用いるものとして裁判所が保有していることが要件となります。これは管理通達第１の２の(1)に規定されています。
(2) 文書作成の意義と説明責任
文書作成は，単なる事務処理ではありません。意思決定に至る過程や事務の実績を合理的に跡付け，検証可能にすることを目的としています。これは管理通達第３の１に基づく義務です。国民に対する説明責任を果たすべく，知的資源として適切に管理されなければなりません。
２ 司法行政文書の種類と体系
(1) 法規（規則及び規程）
ア 規則
憲法第７７条第１項に基づき，裁判所の内部規律や司法事務処理について最高裁判所が制定するもののうち，公布を要するものをいいます。
イ 規程
規則と同様の事項を定めますが，公布を要しない内部的な規律をいいます。
(2) その他の文書（通達，通知，事務連絡等）
ア 訓令
上級庁が下級庁に対し，その権限行使を指揮するために発する命令です。裁判所法第８０条に根拠を有します。
イ 通達
職務運営上の細目的事項や法令の解釈を指示するものです。依命通達や移達といった形式も含まれます。
ウ 事務連絡
担当者間での軽易な連絡事項を書面化したものです。
(3) 秘密文書の区分
機密保持の必要性に応じ，「極秘文書」と「秘文書」に区分されます。漏えいが国の安全や利益に損害を与えるおそれがあるものは極秘，関係者以外に知らせてはならない情報は秘として厳重に管理されます。
第２ 文書作成のプロセスと形式的ルール
１ 起案と浄書の心得
(1) 起案の意義と留意事項
起案とは決裁を受けるための案文作成です。目的を正確に理解し，論理的かつ簡潔な文章を構築することが求められます。敬語も必要最小限に留め，過不足のない記載を心がける必要があります。
(2) 配字と書式の基準
ア Ａ４用紙の使用
原則としてＡ４判を用い，左横書きとします。
イ 具体的な配字
規範性のある文書では，１２ポイントの文字を用い，１行３７字，１ページ２６行を標準とします。余白は上部３５ミリ程度を確保します。
２ 宛名及び発信者名の最新改正
(1) 氏名記載の原則廃止
令和６年２月２２日付け最高裁秘書第３９５号通達により，宛名及び発信者名は原則として官職名のみを記載することとなりました。これは事務の効率化と個人情報保護の観点からです。
(2) 氏名を記載する場合の例外
儀礼的な性質を有する表彰状や祝辞，あるいは個人として責任の所在を明確にすべき特段の事情がある場合に限り，氏名を併記することが認められます。
第３ 用字用語及び表記の準則
１ 漢字と仮名遣いの基本原則
(1) 常用漢字表と送り仮名の基準
漢字は「常用漢字表」に基づき，音訓に従って用います。表にない漢字を用いる場合は，平仮名にするか，振り仮名を付します。
(2) 品詞別の書き分けルール
ア 動詞・副詞
「できる」「ない」「いる」などは平仮名表記が基本です。ただし，「無い」を有無の対照として用いる場合は漢字を使用します。
イ 接続詞
「及び」「並びに」「又は」「若しくは」は漢字を用います。一方で，「さらに」「ところで」「なお」などは平仮名で表記します。
２ 法令用語の厳格な峻別
(1) 並列的接続詞（及び・並びに）
ア 及び
二つの語句を接続する場合，又は三つ以上の語句の最後に用います（例：Ａ，Ｂ及びＣ）。
イ 並びに
接続の段階が二段階以上になる場合，大きい接続に用います（例：Ａ及びＢ並びにＣ）。
(2) 選択的接続詞（又は・若しくは）
ア 又は
基本的な選択接続に用います。
イ 若しくは
接続が重層的になる場合，小さい選択に用います（例：Ａ若しくはＢ又はＣ）。
(3) 条件表現（場合・とき）
ア 場合
大きな条件，または仮定条件として用います。
イ とき
「場合」の中のさらに小さな条件を規定する際に併用されます。単独の条件提示でも用いられます。
(4) 時の表現（直ちに・速やかに・遅滞なく）
ア 直ちに
最も即時性が高く，一切の遅滞が許されない場合です。
イ 速やかに
できるだけ早くという意味ですが，正当な理由による遅滞は許容されます。
ウ 遅滞なく
事情が許す限り早くという意味であり，三者の中で最も緩やかな表現です。
第４ 改正方式と実務上の運用
１ 通達の改正技法
(1) 一部改正の形式
既存の通達の一部を修正する場合，「〇〇の一部改正について」という標題を用い，記の部分で改正箇所を指定します。
(2) 字句の改正方式
「改める」「加える」「削る」の三手法を用います。読点（，）の有無や句点（。）の扱いにも厳格なルールが存在します。
(3) 項目の追加及び廃止
ア 枝番号の不使用
裁判所の通達改正では，法令のような枝番号（第１条の２等）は原則として用いず，既存の項目を繰り下げる方式をとります。
イ 削除方式
項目の形骸を残す必要がある場合は，「（５） 削除」として番号だけを存置します。
２ 付随的規定の整備
(1) 附記（実施期日等）
改正通達の末尾には必ず附記を置き，実施期日を明記します。遡及適用が必要な場合は，その旨を明確に規定します。
(2) 経過措置の考え方
新旧規定の切り替えに伴う混乱を防ぐため，従前の例による期間や，旧様式の使用期限などを定めます。
以上の内容は，裁判所内部における文書作成の極めて厳格な準則を示したものです。弁護士として裁判所へ提出する書面を作成する際，あるいは裁判所からの通知を読み解く際，これらの背景知識を有していることは，実務の正確性を高める上で極めて有益です。
特に，令和６年の改正ポイントである「氏名表記の簡略化」や「裁判所外字の使用抑制」は，デジタル化に向けた裁判所の強い姿勢を反映しています。我々法律家も，これらの変化に即応し，より高度なリーガル・コミュニケーションを追求していく必要があります。
なお，本解説は司法行政文書の書き方（９訂）をベースにしておりますが，個別の事案における文書作成の要否や内容の是非については，関係法令や具体的な通達に基づき，慎重に判断していただくようお願いいたします。