平成１６年６月１日施行の，「裁判官に関する人事事務の資料の作成等について」（平成１６年５月３１日付けの最高裁判所事務総局人事局長の通達）の本文は以下のとおりです。
第１ 裁判官第一カード
１ 作成及び提出
裁判官人事の基礎資料とするため，新規に裁判官に任命された者（以下「新任裁判官」という。） について，新任裁判官の本務庁（簡易裁判所である場合には，その所在地を管轄する地方裁判所。以下同じ。）の長は，新任裁判官の任命発令後速やかに，別紙様式第１の書面（以下「裁判官第一カード」という。）を１部作成し，当該新任裁判官の押印を得た上，人事局長に提出する。ただし，裁判官であった者が検事等に転官した後，裁判官に復帰した場合は，裁判官第一カードの作成を要しない。
２ 裁判官第一カードの用紙
裁判官第一カードの用紙は人事局長が送付するものを使用する。
３ 写真の更新
以下の場合は，新任時に貼付された写真の更新のため，撮影から３ヶ月以内の上半身名刺型の写真を速やかに提出する。
(1) 判事補が判事に任命された場合
(2) 判事又は簡易裁判所判事が再任された場合
(3) 裁判官であった者が検事等に転換した後，裁判官に復帰した場合
第２ 裁判官第二カード
１ 作成及び提出
裁判官人事の参考資料とするため，毎年８月１日現在で在職する裁判官（高等裁判所長官を除く。）は，別紙様式第２－１から３のいずれかの書面（以下「裁判官第二カード」という。）を１部作成し，以下のとおり提出する。
(1) 高等裁判所，地方裁判所，家庭裁判所及び簡易裁判所に補職されている裁判官（地方裁判所長，家庭裁判所長及び最高裁判所に勤務する者を除く。）は，所属庁の長に提出する。
なお，簡易裁判所判事と兼任している判事又は判事補については，判事又は判事補として補職されている所属庁の長に提出する。
(2) 複数の裁判所に捕職されている裁判官は，本務庁の長に提出する。ただし，当該裁判官が主として兼務庁において職務を行っている場合には，本務庁の長と兼務庁の長の協議により，兼務庁の長を提出先とすることができる。兼務庁の長を提出先に定めた場合には，兼務庁の長は，その旨を当該裁判官に適宜の方法で通知する。
(3) 補職されている裁判所（以下「補職庁」という。）と異なる裁判所の職務を行う裁判官は，補職庁の長（複数の裁判所に捕職されている裁判官については，(2)で定められた庁の長）に提出する。ただし，当該裁判官が主として補職庁と異なる裁判所の裁判官の職務を行っている場合は，補職庁の庁及び職務代行を命じられている裁判官（以下「職務代行庁」という。）の庁の協議により，職務代行庁の長を提出先とすることができる。（職務代行庁の長を提出先に定めた場合には，職務代行庁の長は，その旨を当該裁判官に適宜の方法で通知する。）。
(4) 地方裁判所長及び家庭裁判所長は，その所属する裁判所の所在地を管轄する高等裁判所の長官（以下「管轄高等裁判所の長官」という。）に提出する。
(5) 最高裁判所事務総局の各局課に勤務する裁判官（局課長を除く。）は，その勤務する局課の局課長に，最高裁判所の裁判所調査官（首席調査官を除く。）は，最高裁判所首席調査官に，最高裁判所の研修所に勤務する裁判官（研修所長を除く。）は，その勤務する研修所の所長に，それぞれ提出する。
２ 任地及び担当事務の希望に対する意見の記入等
(1) 地方裁判所長及び家庭裁判所長は，１の(1)から(3)までにより提出された裁判官第二カードに，当該裁判官の任地及び担当事務の希望に対する意見を記入し，管轄高等裁判所の長官に対し，その定める期日までに提出する。
(2) 高等裁判所の長官は，１の(1)から(4)まで及び２の(1)により提出された裁判官第二カードに，当該裁判官の任地及び担当事務の希望に対する意見を記入した上，人事局長に対し，その定める期日までに提出するとともに，地方裁判所長又は家庭裁判所長に２の(1)により提出sれた裁判官第二カードの写しを送付する。
(3) 最高裁判所事務総局の局課長，最高裁判所首席調査官及び最高裁判所の研修所の所長は，１の(5)により提出された裁判官第二カードに，当該裁判官の任地及び担当事務の希望に対する意見を記入し，人事局長に対し，その定める期日までに提出する。
３ 裁判官第二カードの写しの保管，移管及び廃棄
別に定める。