１ 行政文書の管理に関するガイドライン（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）第４－３－（６）によれば，「定型的・日常的な業務連絡、日程表等」については，保存期間を１年未満とすることができます。
２(1) 平成３１年３月２２日付の東京地検の不開示決定通知書によれば，東京地検が，報道機関に対し，ゴーン及びケリーの逮捕等に関して提供した文書は，同年２月２０日までに廃棄されました。
(2) 平成３１年４月２６日付の東京地検の不開示決定通知書によれば，東京地検が，報道機関に対し，平成３１年４月４日のカルロス・ゴーンの逮捕に関して提供した文書は，翌日までに廃棄されました。
(3) 令和元年５月２３日付の東京地検の不開示決定通知書によれば，東京地検が，報道機関に対し，平成３１年４月下旬のカルロス・ゴーンの保釈の判断に関して，東京地検が報道機関に提供した文書は，同年５月７日までに廃棄されました。
(4) ちなみに，裁判所の情報公開手続では，カルロス・ゴーンの刑事手続の存在自体が個人識別情報として不開示情報とされています（「カルロス・ゴーンの刑事手続に関する文書は個人識別情報として不開示情報であること」参照）。
３ 行政文書の管理に関するガイドライン第４は以下のとおりです。
第４ 整理
１ 職員の整理義務
職員は、下記２及び３に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物（行政文書ファイル）にまとめること。
(3) (2)の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
２ 分類・名称
行政文書ファイル等は、当該行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
３ 保存期間
(1) 文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
(2) 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。
(3) １－(1)の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。
(4) １－(1)の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
(5) １－(1)の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
(6) １－(1)の保存期間の設定においては、 (4)及び(5)の規定に該当するものを除き、保存期間を1 年未満とすることができる(例えば、次に掲げる類型に該当する
文書。)。
① 別途、正本・原本が管理されている行政文書の写し
② 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
③ 出版物や公表物を編集した文書
④ ○○省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
⑤ 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
⑥ 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) １－(1)の保存期間の設定においては、通常は1 年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
(8) １－(1)の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
(9) １－(3)の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。
(10) １－(3)の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合に
あっては、その日とする。
(11) (8)及び(10)の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しない。
4 現行制度上の注意
(1) 本記事の1ないし3は，当時の不開示決定通知書及び当時の行政文書管理ガイドラインに基づく記載です。現行の「行政文書の管理に関するガイドライン」（令和7年2月14日一部改正）でも，定型的・日常的な業務連絡等について1年未満の保存期間を設定できる場合があります。
(2) ただし，保存期間が1年未満であることと，作成直後に任意に廃棄できることは同じではありません。通常は1年未満とされる類型であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含み，合理的な跡付け又は検証に必要となる行政文書には，原則として1年以上の保存期間を設定する必要があります。
(3) また，行政機関情報公開法4条の開示請求があった行政文書ファイル等は，公文書管理法施行令9条1項4号により，開示又は不開示決定の日の翌日から起算して1年間が経過する日まで保存する必要があります。開示請求時に既に廃棄済みであった場合と，開示請求時に存在した文書をその後廃棄した場合は，区別して検討する必要があります。
(4) 業務システム又はTeamsチャットの削除については，「Teamsチャットは行政文書か－情報公開請求後の保存・削除，eDiscovery及び監査ログ（AI作成）」を参照してください。