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裁判文書の文書管理に関する規程及び通達

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目次

１　事件の受付段階
２　事件処理中の段階
３　事件終了後の段階
４　書記官事務等の査察段階
５　退職段階
６　最高裁判所規則，最高裁判所規程及び通達の違い
７　管轄に関するメモ書き（参考）
８　その他民事訴訟法関係のメモ書き（参考）
９　関連記事その他

＊　当事者に対する住所，氏名等の秘匿制度が開始した令和５年２月２０日以降の取扱いについては，「秘匿制度に係る改正通達に関する事務処理のポイントとQA」の発出について（令和５年２月３日付の最高裁総務局第三課長の事務連絡）も参照してください。

１　事件の受付段階
①　事件の受付及び分配に関する事務の取扱いについて（平成４年８月２１日付の最高裁判所事務総長通達）（平成２５年４月現在のもの）
・　略称は「受付分配通達」です。
・   別表第１が民事事件，別表第２が行政事件，別表第３が刑事事件，別表第４が没収の裁判の取消請求事件及び同控訴事件，別表第５が家事事件及び訴訟等事件，別表第６が少年事件，別表第７が医療観察事件，別表第８が法廷等の秩序維持に関する法律違反事件，別表第９が裁判官の分限事件です。
②　予納郵便切手の取扱いに関する規程（昭和４６年６月１４日最高裁判所規程第４号）
③　予納郵便切手の取扱いに関する規程の運用について（平成７年３月２４日付の最高裁判所事務総長通達）
④　裁判所の事件に関する保管金等の取扱いに関する規程（昭和３７年９月１０日最高裁判所規程第３号）
⑤　裁判所の事件に関する保管金等の取扱いに関する規程の運用について（平成７年３月２４日付の最高裁判所事務総長通達）
⑥　保管金の預金口座による受入れ等に関する事務の取扱いについて（平成２８年９月３０日付の最高裁判所経理局長通達）
⑦　訴訟物の価額の算定について（昭和３１年１２月１２日付の最高裁判所民事局長通知）
⑧　土地を目的とする訴訟の訴訟物の価額の算定基準について（平成６年３月２８日付の最高裁判所民事局長の通知）
⑨　予納収入印紙及び予納登記印紙の取扱いについて（平成２３年３月２８日付の最高裁判所事務総長通達）
⑩　過納手数料等の還付金の支払及び旅費，鑑定費用等の概算払等の取扱いについて（平成７年３月３０日付の最高裁判所総務局長及び経理局長通達）
⑪　閉庁時間中に裁判所の夜間郵便受け等に投かんされた書類の取扱いについて（平成２７年９月１日付の最高裁判所総務局第一課長，民事局第一課長，刑事局第一課長，行政局第一課長及び家庭局第一課長事務連絡）

２　事件処理中の段階(1)　民事・刑事・家事・少年に共通の文書

①　事件記録等の閲覧等に関する事務の取扱いについて（平成９年８月２０日付の最高裁判所総務局長通達）
・　略称は「閲覧等通達」です。
・　別紙様式第１が民事事件記録等閲覧・謄写票であり，別紙様式第２が刑事事件記録等閲覧・謄写票であり，別紙様式第３が家事事件記録等閲覧・謄写票であり，別紙様式第４が少年事件記録等閲覧・謄写票であり，別紙様式第５が医療観察事件記録等閲覧・謄写票です。
②　事件関係の帳簿諸票の備付け及び保存について（平成４年８月２１日付の最高裁判所事務総長通達）
・　略称は「帳簿諸票通達」です。
・　別表第１が簡易裁判所に備え付ける帳簿諸票であり，別表第２が地方裁判所に備え付ける帳簿諸票であり，別表第３が家庭裁判所に備え付ける帳簿諸票であり，別表第４が高等裁判所に備え付ける帳簿諸票であり，別表第５が簡易裁判所に備え付けることができる帳簿諸票であり，別表第６が地方裁判所に備え付けることができる帳簿諸票であり，別表第７が家庭裁判所に備え付けることができる帳簿諸票であり，別表第８が高等裁判所に備え付けることができる帳簿諸票であり，別表第９が他の通達の定めにより備え付けた帳簿諸票です。
・　帳簿諸票備付経過簿記載の手引（平成５年１２月２７日付の最高裁判所事務総局の文書）を掲載しています。
③　帳簿諸票の備付け及び保存に関する事務の取扱いについて（平成４年８月２１日付の最高裁判所総務局長通達）
④　民事事件，行政事件及び家事事件に関する文書の契印の取扱いについて（平成１１年２月３日付の最高裁判所総務局長，民事局長，行政局長，家庭局長通知）
・　略称は「契印通達」です。
⑤　認証等特殊用紙に関する事務の取扱いについて（平成２２年５月２５日付の最高裁判所総務局長の通達）
⑥　認証等特殊用紙に関する事務の取扱いについて（平成２５年６月２４日付の最高裁判所大法廷首席書記官指示）
⑦　最高裁判所事件管理システム等を利用した事務処理について（平成２５年７月２６日付の最高裁判所大法廷首席書記官指示）
⑧　訴訟等関係人の尋問，供述等の記録媒体への保存等に関する事務の取扱いについて（平成２９年５月３１日付の最高裁判所総務局長，情報政策課長通達）
⑨　記録目録及び丁数の取扱いについて（平成１７年１０月１４日付の最高裁判所総務局長書簡）
⑩　事件記録における記録目録及び丁数の取扱いについて（平成１７年１０月１４日付の最高裁判所総務局第三課長の事務連絡）
⑪　正本等の作成事務について（平成２６年７月２４日付の最高裁判所総務局第三課長の事務連絡）
⑫　判決書の書式等の標準的な設定について（平成２９年７月２４日付の最高裁判所総務局長等の書簡）

(2)　個別の文書ア　民事事件

①　民事訴訟記録の編成について（平成９年７月１６日付の最高裁判所事務総長通達）
・　略称は「民事編成通達」であり，「民事訴訟記録の編成」でhtml化されています。
・　第１分類が弁論関係書類であり，第２分類が証拠関係書類であり，第３分類がその他の書類です。
②　民事事件の口頭弁論調書等の様式及び記載方法について（平成１６年１月２３日付けの最高裁判所総務局長，民事局長及び家庭局長通達）
・　略称は「民事調書通達」です。
・　第１号様式が口頭弁論調書等であり，第２号様式が弁論準備手続調書合議用及び弁論準備手続調書単独用であり，第３号様式が書証目録であり，第４号様式が証人等目録であり，第５号様式が証人等調書であり，第６号様式が調書合議用及び調書単独用です。
③　事件記録の保管及び送付に関する事務の取扱いについて（平成７年３月２４日付の最高裁判所総務局長通達）
・　略称は「保管送付通達」です。
④　少額訴訟における手続教示，録音テープ等への記録の手続及び口頭弁論調書の作成について（平成９年７月１６日付の最高裁判所総務局長，民事局長通達）
⑤　録音反訳方式に関する事務の運用について（平成１０年３月２０日付の最高裁判所総務局長通達）
→　略称は「録音反訳通達」であり，録音反訳通達の解説が別に存在します。
⑥　予納郵便切手の取扱いに関する規程（昭和４６年６月１４日最高裁判所規程第４号）
⑦　予納郵便切手の取扱いに関する規程の運用について（平成７年３月２４日付の最高裁判所事務総長通達）
・　略称は「郵券通達」です。
⑧　「郵券通達等の改正の概要について」等の送付について（平成１８年２月２４日付の最高裁判所総務局第三課長等の事務連絡）
→　予納郵便切手の交換に関する事務の取扱いについて（平成２８年３月２８日付の最高裁判所総務局長及び経理局長の通達）を掲載しています。
⑨　民事訴訟法第１９８条第２項による申立事件の手数料および立件の可否について（昭和４７年１月１２日付の最高裁判所民事局長等の通知）
→　現在の民訴法２６０条２項の取扱いです。

イ　刑事事件

①　刑事訴訟記録の編成等について（平成１２年１０月２０日付の最高裁判所事務総長の通達）
・　略称は「刑事編成通達」です。
・　第１分類が手続関係書類であり，第２分類が証拠関係書類であり，第３分類が身柄関係書類であり，第４分類がその他の書類であり，第５分類が裁判員等選任手続関係書類です。
②　刑事事件に関する書類の参考書式について（平成１８年５月２２日付の最高裁判所刑事局長，総務局長，民事局長及び家庭局長送付）
③　刑事事件に関する書類の参考書式について（平成１８年５月２２日付の最高裁判所刑事局長，総務局長及び家庭局長送付）
④　刑事上訴事件記録の送付について（平成２７年１１月１６日付の最高裁判所訟廷首席書記官補佐事務連絡）
⑤　刑事上訴事件記録の送付について（平成２８年６月２２日付の最高裁判所訟廷首席書記官補佐事務連絡）
⑥　証拠等関係カードの様式等について（平成１２年８月２８日付の最高裁判所事務総長通達）
→　略称は「カード様式等通達」です。
⑦　証拠等関係カードの記載要領について（平成１２年８月２８日付の最高裁判所刑事局長及び総務局長の依命通達）
→　略称は「カード記載要領通達」です。
⑧　証拠等関係カード等に関する通達の解説の送付について（平成１２年１２月２２日付の最高裁判所刑事局第二課長及び総務局第三課長の事務連絡）
→　略称は「カード解説」です。
⑨　押収物等取扱規程（昭和３５年５月３１日最高裁判所規程第２号）
⑩　押収物等取扱規程の運用について（平成７年４月２８日付の最高裁判所事務総長通達）
→　略称は「押収物等取扱規程運用通達」です。
⑪　行政手続における各種令状の参考書式について（平成１２年１１月２７日付の最高裁判所刑事局長，行政局長送付）
（道路交通法違反事件）
⑫　道路交通法違反事件及び自動車の保管場所の確保等に関する法律違反事件の共用書式による処理について（昭和６３年４月６日付の最高裁判所事務総長通達）
⑬　交通切符による刑事事件の処理について（昭和６３年４月６日付の最高裁判所刑事局長依命通達）

ウ　家事事件

①　家事事件記録の編成について（平成２４年１２月１１日付の最高裁判所事務総長通達）
・　略称は「家事編成通達」です。
・　３分方式による編成方法が採用された場合，第１分類が手続関係書類であり，第２分類が証拠関係書類であり，第３分類がその他の書類です。
この場合，第１分類は調書群，審判書群及び申立書群からなり，第２分類は事実の調査関係書類群及び証拠調べ関係書類群からなり，第３分類は代理及び資格証明関係書類並びにその他の書類からなります。
・　２分方式による編成方法が採用された場合，第１分類が手続関係書類及び証拠関係書類であり，第２分類がその他の書類です。
②　家事事件の期日調書等の様式及び記載方法について（平成２４年１２月１０日付の最高裁判所家庭局長，総務局長通達）
③　家事事件等調査報告書の方式について（平成２４年１１月２９日付の最高裁判所家庭局長通達）
④　人事訴訟事件の事実の調査において作成する調書その他の文書の様式，編成等について（平成１６年１月２３日付の最高裁判所家庭局長及び総務局長の通達）
⑤　家庭裁判所調査官の調査事務に関する帳簿の備付け等について（平成１６年３月３１日付の最高裁判所家庭局長通達）
エ　少年事件
①　家庭裁判所の少年保護事件記録及び準少年保護事件記録の編成について（平成１８年７月２０日付の最高裁判所総務局長及び家庭局長の書簡）
②　少年事件に関する書類の参考書式等について（平成１８年９月１４日付の最高裁判所家庭局長及び総務局長の送付文書）
③　少年調査記録規程（昭和２９年６月１日最高裁判所規程第５号）
④　少年調査記録規程の運用について（平成４年８月２１日付の最高裁判所家庭局長及び総務局長の通達）
⑤　少年調査記録の様式について（平成１２年６月３０日付の最高裁判所家庭局長の通達）
オ　非訟事件
①　非訟事件の期日調書及び事件経過表の様式及び記載方法について（平成２４年１２月１４日付の最高裁判所民事局長及び総務局長の通達）
カ　子の返還に関する事件
①　子の返還に関する事件の記録の編成等について（平成２６年２月１２日付の最高裁判所事務総長通達）
キ　法廷等の秩序維持に関する法律違反事件
①　法廷等の秩序維持に関する法律違反事件記録の取扱及び保存について（昭和２７年１０月２７日付の最高裁判所事務総長通達）
ク　医療観察事件
①　医療観察事件記録の編成について（平成１７年７月１２日付の最高裁判所事務総長通達）
ケ　刑事損害賠償命令事件
①　刑事損害賠償命令事件の調書の様式，記録の編成等について（平成２０年１０月２２日付の最高裁判所総務局長及び刑事局長の通達）

初めて控訴審の事務を担当するあなたへ－控訴審書記官はどのように事件に関わるべきか－（平成１９年４月の大阪高裁Qmac民事小委員会の文書）

に含まれる文書です。

３　事件終了後の段階
①　事件記録等保存規程（昭和３９年１２月１２日最高裁判所規程第８号）
・　略称は「保存規程」です。
・　別表第１が第一審裁判所で保存する記録及び事件書類の保存期間であり，別表第２が上訴裁判所で保存する事件書類の保存期間です。
②　事件記録等保存規程の運用について（平成４年２月７日付の最高裁判所事務総長依命通達）
・　略称は「保存通達」です。
・　事件記録等保存規程及びその運用通達は，「事件記録等保存規程」でhtml形式になっています。
③　刑事事件記録等の事件終結後の送付及び保存に関する事務の取扱いについて（平成４年９月４日付の最高裁判所総務局長の通達）
・　検察庁に刑事記録を送付した後の取扱いについては，「実況見分調書等の刑事記録の保管期間」を参照してください。
④　事件記録等の保存，送付及び廃棄並びに事件関係帳簿諸票の備付け，保存，廃棄等について（平成２５年７月２６日付の最高裁判所首席書記官指示）
⑤　後見等に関する事件に係る記録の廃棄事務等について（平成２８年９月３０日付の最高裁判所総務局第三課長及び家庭局第二課長の事務連絡）
⑥　事件記録等の特別保存に関する規則の運用について（令和６年１月１０日付の最高裁判所事務総長の通達）
⑦　特別保存ガイドブックについて（令和６年１月１０日付の最高裁判所総務局長及び家庭局長の事務連絡）

４　書記官事務等の査察段階

①　書記官事務等の査察について（昭和６１年６月３０日付の最高裁判所事務総長通達）
②　最高裁判所による書記官事務等の査察について（平成１３年９月４日付の最高裁判所事務総長通達）
・　②につき，平成２２年１月２７日付の改正通達を含んでいます。
③　家庭裁判所調査官事務の査閲等について（平成１８年３月２８日付の最高裁判所家庭局長通達）

５　退職段階

①　裁判官が所持する裁判書の写し等の廃棄に関する申合せに関する照会及び回答
→　裁判官が所持する裁判書の写し等の廃棄に関する申合せ（平成２９年１２月１８日高等裁判所長官申合せ）が含まれています。
②　裁判官が所持する裁判書の写し等の廃棄に関する申合せ（平成２９年１２月２０日付の最高裁判所裁判官会議申合せ）
③　裁判官以外の裁判所の職員が所持する裁判事務に関する書類の廃棄について（平成３１年２月２０日付の最高裁判所事務総長通達）

６　最高裁判所規則，最高裁判所規程及び通達の違い    

最高裁判所規則，最高裁判所規程及び通達の違いは以下のとおりです（文書事務における知識付与を行うためのツールの改訂版（平成３１年３月７日付の配布文書）参照）。
①　最高裁判所規則とは，主に訴訟当事者その他一般国民に関係のある事項又は重要な事項について定めるものであって，公布を要するものをいいます。
②　最高裁判所規程とは，主に裁判所の内部規律等について定めるものであって，公布を要しないものをいいます。
③　通達とは，上級庁が下級庁に対し，又は上級の職員が下級の職員に対し，職務運営上の細目的事項，法令の解釈，行政運営の方針等を指示し，その他一定の行為を命ずるものをいいます（裁判所法８０条参照）。

文書事務における知識付与を行うためのツールの改訂版（平成３１年３月７日付の配布文書）からの抜粋です。

７　管轄に関するメモ書き（参考）
(1)　土地管轄
ア　地方裁判所の本庁と支部間，又は支部相互間の事件の回付は，訴訟法上の手続ではありませんから，回付の措置に対しては，当事者は，訴訟法に準拠する不服申立をすることはできません（最高裁昭和４４年３月２５日決定）。
イ　東京高裁平成２３年９月２６日決定（判例秘書掲載）は，民訴法５条５号に基づく特別裁判籍について以下の判示をしています。
    民訴法五条五号は、「事務所又は営業所を有する者に対する訴えでその事務所又は営業所における業務に関するもの」については、同業務に関する限り、その事務所又は営業所を「被告の住所地（主たる事務所の所在地）」同様とみることができるため、訴訟追行の便宜を考慮して、「当該事務所又は営業所の所在地」に管轄を認めている。同号の規定の趣旨及び取引自体が終了している場合、取引自体が業務であるとすることは背理に等しく、記録管理がその主たる業務となるはずであること等に鑑みると、「その事務所又は営業所における業務」の意義については、取引を行っていた店舗が訴え提起の時点で「事務所又は営業所」に該当しない場合、その取引又は取引終了後の記録管理業務を行う事務所又は営業所における業務をいうものと解するのが相当である。
(2)　事物管轄
・　東弁リブラ２０１３年５月号の「東京地裁交通部に聞く－交通部編－」には地裁審理を求める上申書について以下の記載があります（リンク先のPDF３頁）。
    訴額が１４０万円以下である場合には簡易裁判所の管轄です。事物管轄が簡易裁判所にあるにもかかわらず，当部での審理を求めて当庁に訴訟提起をされる場合があります。その場合には，自庁処理（民訴法１６条２項）を申し立てるときには申立書，職権発動を求めるときには上申書の提出をしていただきます。申立書又は上申書には，事前交渉の経過を踏まえた上で，予想される相手方の主張，予想される争点等から，簡易裁判所ではなく地方裁判所での審理を相当とする事情を具体的に記載してください。

８　その他民事訴訟法関係のメモ書き（参考）
・　相手方の陳述した事実に基づいて訴の変更をする場合，請求の基礎に変更があるときでも，相手方の同意の有無にかかわらず，訴えの変更は許されます（最高裁昭和３９年７月１０日判決）。

９　関連記事その他
(1)ア　上告審から見た書記官事務の留意事項（令和２年分）１４頁には，「裁判官，書記官，訴訟関係人等は，訴訟書類が編成通達（平成１２年１０月２０日付け最高裁総三第１２８号事務総長通達「刑事訴訟記録の編成等について｣）に定められた位置につづり込まれていることを前提として，事件記録を使用するので，訴訟書類が所定の位置につづり込まれていない場合，検索に多大な時間と労力を要し，書類を見落とす危険性もある。」と書いてあります。
イ　実務の友HPに「裁判文書作成の技術」が載っています。
(2)　会計検査院の平成３年度決算検査報告の「職員の不正行為による損害が生じたもの」には以下の記載があります。
　本件は、東京高等裁判所において、裁判所事務官林野某が、控訴事件の受付等の事務に従事中、昭和６３年１２月から平成２年１２月までの間に、同裁判所民事部に係属する控訴事件の申立手数料として控訴状等にはり付けてあった未消印の収入印紙２２１枚（２２，１００，０００円相当）をはぎ取り、領得したものである。同人は本件領得行為を隠ぺいするため、カラーコピー機等を用いて収入印紙を偽造し、これを上記の控訴状等にはり付けていた。
　なお、本件損害額は、４年１０月末現在で補てんが全くされていない。
(3)　裁判所における民事事件に関する記録及び事件書類については，保存期間が満了した場合には廃棄する旨が定められている（事件記録等保存規程８条１項）ものの，｢１項特別保存｣と｢２項特別保存｣に当たる場合には，保存期間満了後も保存しなければならない旨が定められています(事件記録等保存規程９条)（裁判所HPの「民事事件に関する記録及び事件書類の特別保存の要望について」参照）。
(4)　東弁リブラ２０２２年１月・２月合併号の「元最高裁判所判事　木澤克之」には「最高裁時代の自分の事件関係の手控え記録は，退官と同時に全部廃棄されてしまうので，手元にはありません。その代わり，退官の際に，記念としてこれ（「ご退官記念資料」）が渡されるのです。」と書いてあります。
(5)ア　最高裁判所の以下の資料を掲載しています。
・　判決書の書式等の標準的な設定について（平成２９年７月２４日付の最高裁判所総務局長等の書簡）
・　判決書の書式等の標準的な設定に従った参考書式等の送付について（平成２９年７月２４日付の最高裁判所総務局第一課長，民事局第一課長，刑事局第一課長等の事務連絡）
・　書記官実務研究のテーマ（昭和３０年度から平成３０年度まで）
イ　さいたま地裁の以下の資料を掲載しています。
・　確定記録の保存事務の取扱いについて（平成２９年１２月１５日付のさいたま地裁民事首席書記官の事務連絡）
・　事件記録保存等事務処理要領［三訂版］（平成２９年３月のさいたま地裁民事訟廷記録係の文書）
ウ　以下の記事も参照してください。
・　通達の法的性質に関する最高裁判決等のメモ書き
・　裁判文書及び司法行政文書がA４判・横書きとなった時期
・　民事事件の裁判文書に関する文書管理
・　司法行政文書に関する文書管理
・　訴訟提起に際して原告の住所等を秘匿したい場合の取扱い
・　裁判所書記官の役職
・　家庭裁判所調査官の役職
・　最高裁判所裁判部作成の民事・刑事書記官実務必携
・　書記官事務等の査察
・　秘匿情報の管理に関する裁判所の文書
・　裁判所の情報公開に関する通達等

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