○裁判所の職員は，文書管理者の指示に従い，裁判所における経緯も含めた意思決定に至る過程及び裁判所の事務の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，司法行政文書を作成しなければなりません（「司法行政文書の管理について（通達）」（平成２４年１２月６日付の最高裁判所事務総長通達）第３．１。なお，公文書等の管理に関する法律４条参照）。
○最高裁判所情報公開・個人情報保護審査委員会によれば，以下の文書は下級裁判所が作成又は取得していないそうです。
１ ①広島高等裁判所長官の事務引継書，及び②広島高等裁判所長官が交代した場合，どこに挨拶回りをすることになっているかが分かる文書（平成２８年度（情）答申第８号（平成２８年１０月１１日答申））
→ ①の文書につき，
「高等裁判所長官が行う事務の内容からすれば，その具体的な内容については，当該高等裁判所の職員から説明を受けることがふさわしいものが少なくないと考えられ，また，そのような説明によって事務を処理することで支障が生じるような事情もうかがわれない。そうすると，高等裁判所長官の交代に伴い事務引継書を作成することを予定するような定めはなく，他に，事務引継書が作成されていることをうかがわせる具体的な事情がないことも併せ考慮すれば，上記の説明は，合理的であるということができ，広島高等裁判所において，本件開示申出文書１を保有していないものと認められる。」そうです。
２ ①東京高等裁判所長官の事務引継書，及び②東京高等裁判所長官が交代した場合，どこに挨拶回りをすることになっているかが分かる文書（平成２８年度（情）答申第９号（平成２８年１０月１１日答申））
→ ①の文書につき，
「最高裁判所事務総長は，東京高等裁判所長官の交代時においては，後任者が最高裁判所事務総長であったところ，最高裁判所と東京高等裁判所の各庁舎は近接した場所に位置しているため，事務引継ぎは前任者から後任者へ口頭で行われ，事務引継書を作成していないと説明する。
前任者と最高裁判所事務総長であった後任者とが口頭で事務の引継ぎを行うことができたとする上記説明は，最高裁判所と東京高等裁判所の地理的関係に照らせば不合理とはいえない。また，高等裁判所長官が行う事務の内容からすれば，具体的な事務については，当該高等裁判所の職員から補充の説明を受けることがふさわしいものが少なくないとも考えられ，それにより事務に支障が生じるような事情もうかがわれない。
そうすると，高等裁判所長官の交代に伴い事務引継書を作成することを予定するような定めはなく，他に，事務引継書が作成されていることをうかがわせる具体的な事情がないことも併せ考慮すれば，本件開示申出文書１を作成していないとする上記説明は，合理的であるということができ，東京高等裁判所において，本件開示申出文書１を保有していないものと認められる。」そうです。
３ 東京高等裁判所管内の裁判官の期別名簿（平成２８年度（情）答申第１０号（平成２８年１０月１１日答申））
→ 「最高裁判所事務総長は，本件開示申出文書について，東京高等裁判所管内の裁判官を修習期ごとに並べた名簿と特定すべきと説明するところ，本件開示申出に係る申出書の記載に照らし，上記の特定は合理的である。
そして，同説明によれば，東京高等裁判所において本件開示申出文書は作成し，又は取得しておらず，事務処理上その必要もないとのことであるところ，当該説明が不合理であるとする事情もうかがわれない。」そうです。
４ 交通の分野において，大阪地裁を中心とし，京都，神戸等の裁判所の専門部が平成２７年度に集まり，情報交換を行った際に，神戸地裁が作成し，又は取得した文書（情報交換に際しての配付資料を含む。）（平成２８年度（情）答申第１６号（平成２８年１２月２日答申））
→ 「最高裁判所事務総長の説明及び本件対象文書の見分の結果を併せると，本件協議会は，京都地方裁判所，神戸地方裁判所及び大阪地方裁判所の民事交通損害賠償事件担当裁判官が出席して，本件懇談会は，大阪高等裁判所管内の地方裁判所の民事交通事件担当裁判官が出席して，いずれも民事交通事件に関する裁判事務の在り方等について協議することを目的とする会合であると認められるから，その配布資料が存在したとしても，その内容は裁判事務に関するものであると推察され，神戸地方裁判所の事務局において司法行政文書として保有する必要のあるものではないと考えられる。この点について，委員会庶務に調査させたところ，これらの会合の配布資料については，主催する大阪地方裁判所の裁判官から，他の裁判所の出席裁判官に宛てて直接送付されたとのことであり，上記のとおりのこれらの会合の性質に照らせば，そのような手続が踏まれたことも合理的といえる。」そうです。
５ 東京高裁が平成２８年６月２１日付で岡口基一裁判官を口頭注意処分した際に作成した文書（平成２９年度（情）答申第１号（平成２９年４月２８日答申））
→ 「本件注意は，憲法及び裁判所法により身分が保障された裁判官に対するものであることや，当該裁判官の特定の行状に関してその改善を求める内容のものであって，当該裁判官個人の私的な事柄に関するものであること等を考慮すると，本件注意の意思決定の過程において文書が作成されなかったとしても，不合理とはいえず，他に本件開示申出文書が存在することをうかがわせる事情はない。」そうです。
６ 東京高裁長官が下級裁判所事務処理規則２１条に基づき注意を与える際の事務手続が分かる文書（平成２９年度（情）答申第７号（平成２９年７月２４日答申））
→ 「下級裁判所事務処理規則２１条に基づく注意は，事務の取扱いや行状についての改善を目的として行うものであって，懲戒処分のような制裁的な効果を伴わない措置であると解されるし，同条によれば，高等裁判所においては，専ら高等裁判所長官の責任において注意の要否やその態様等を決することが予定されており，注意の方法や文書の作成の要否等に関する定めはない。」そうです。
７ 平成２９年度中に実施された，東京家裁専門部・集中部と，東京三弁護士会との間の懇談会における配布資料及び懇談結果を記載した文書（平成３０年度（情）答申第１２号（平成３０年１２月２１日答申））
→ 「最高裁判所事務総長の上記説明及び当委員会庶務を通じて確認した結果によれば，平成２９年４月１日から平成３０年３月３１日までの間，本件申出に係る専門部又は集中部と東京三弁護士会又は東京の各弁護士会との間で懇談会を開催していないとのことであり，このような説明の内容が不合理とはいえない。」そうです。
８ 平成２９年度中に実施された，東京地裁専門部・集中部と，東京三弁護士会との間の懇談会における配布資料及び懇談結果を記載した文書（平成３０年度（情）答申第１３号（平成３０年１２月２１日答申））
→ 「最高裁判所事務総長の上記説明及び当委員会庶務を通じて確認した結果によれば，平成２９年４月１日から平成３０年３月３１日までの間，本件申出に係る専門部又は集中部と東京三弁護士会又は東京の各弁護士会との間で懇談会を開催していないとのことであり，このような説明の内容が不合理とはいえない。」そうです。
９ 東京高等裁判所が平成２８年６月２１日付けで特定の裁判官を口頭注意処分した際に作成した文書（平成３０年度（情）答申第２２号（平成３１年３月１５日答申））
→ 「最高裁判所事務総長は，本件開示申出文書２について，本件開示申出文書１のうち下級裁判所事務処理規則２１条に基づく注意に係る意思決定に関する文書と特定したものであり，したがって，別紙記載の各文書が同じ文書であるとはいえず，東京高等裁判所において本件開示申出文書２を保有していない旨を説明する。本件開示申出文書２は，特定の裁判官に対する注意のとき又は注意に供するために作成した文書と解するのが相当であるから，上記特定は妥当である。そして，同条に基づく注意に係る意思決定を行うに際し，文書の作成が必ず求められるものではないことからすれば，東京高等裁判所において本件開示申出文書２を保有していないという最高裁判所事務総長の上記説明の内容が不合理とはいえない。」そうです。